為什麼要學會 Excel 計數？常見應用場景
在日常工作、專案管理或團隊協作中，經常需要統計人數、計算缺席次數、分析問卷回覆、追蹤任務完成狀態等。Excel 提供多種計數函數，能協助你快速、準確地處理各類數據統計需求。無論是單純計算數字數量，還是根據條件篩選，都能大幅提升效率。
本篇將帶你全面掌握 Excel 計數技巧，從基礎到進階，並解析各種常見情境與實用範例，協助你在工作中精準統計、有效決策。
Excel 計數函數比較表
以下表格快速比較 Excel 常用計數函數的用途與差異：
| 函數 | 功能說明 | 適用情境 | 基本語法 |
|---|---|---|---|
| COUNT | 計算範圍內「數字」儲存格數量 | 統計分數、金額、數量等純數字 | =COUNT(範圍) |
| COUNTA | 計算範圍內「非空白」儲存格數量 | 統計所有填寫資料（含文字） | =COUNTA(範圍) |
| COUNTBLANK | 計算範圍內「空白」儲存格數量 | 檢查缺漏、未填寫項目 | =COUNTBLANK(範圍) |
| COUNTIF | 根據「單一條件」計數 | 統計特定分數、狀態、標籤 | =COUNTIF(範圍, 條件) |
| COUNTIFS | 根據「多個條件」計數 | 進階篩選、複合條件統計 | =COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, …) |
COUNT：計算數字儲存格數量
語法與用法
COUNT 只會計算範圍內「包含數字」的儲存格，忽略文字、空白或錯誤值。
語法：
=COUNT(範圍)
範例
假設 A1:A6 分別為：10、20、文字、30、空白、40
=COUNT(A1:A6) 結果為 4（只計算 10、20、30、40）
適用情境
- 統計分數、金額、數量等純數字資料
- 需要排除文字或空白時
常見錯誤提醒
- 若範圍內有文字或日期，COUNT 不會計算這些儲存格。
- 若需計算所有非空白（含文字），請用 COUNTA。
COUNTA：計算非空白儲存格數量
語法與用法
COUNTA 會計算範圍內所有「非空白」儲存格，包括數字、文字、錯誤值等。
語法：
=COUNTA(範圍)
範例
A1:A6 分別為：10、20、文字、30、空白、40
=COUNTA(A1:A6) 結果為 5（空白不計）
適用情境
- 統計所有有填寫資料的儲存格（不論數字或文字）
- 問卷回覆、出席名單等統計
常見錯誤提醒
- COUNTA 會計算所有非空白，包括錯誤值與公式結果為空字串（””）的儲存格。
COUNTBLANK：計算空白儲存格數量
語法與用法
COUNTBLANK 用於統計範圍內「空白」儲存格的數量。
語法：
=COUNTBLANK(範圍)
範例
A1:A6 分別為：10、20、文字、30、空白、40
=COUNTBLANK(A1:A6) 結果為 1
適用情境
- 檢查資料缺漏、未填寫項目
- 追蹤問卷未回覆、缺席名單
常見錯誤提醒
- 若儲存格內容為公式但顯示空白（如 =””），COUNTBLANK 仍會計算為空白。
COUNTIF：根據單一條件計數
語法與用法
COUNTIF 可根據指定條件，計算範圍內符合條件的儲存格數量。
語法：
=COUNTIF(範圍, 條件)
範例
A1:A6 分別為：10、20、30、40、50、60
=COUNTIF(A1:A6, ">30") 結果為 3（40、50、60）
B1:B6 分別為：完成、未完成、完成、未完成、完成、未完成
=COUNTIF(B1:B6, "完成") 結果為 3
適用情境
- 統計分數大於某值的人數
- 計算特定狀態（如「完成」）的任務數量
常見錯誤提醒
- 條件需用引號括起（如 “>30″、”完成”）
- 若條件為儲存格參照，語法為
=COUNTIF(A1:A6, C1)，C1 內容為條件
COUNTIFS：根據多個條件計數
語法與用法
COUNTIFS 支援多個條件，能同時檢查多個範圍。
語法：
=COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, ...)
範例
A1:A6 分別為：10、20、30、40、50、60
B1:B6 分別為：完成、未完成、完成、未完成、完成、未完成
=COUNTIFS(A1:A6, ">30", B1:B6, "完成") 結果為 2（40、50）
適用情境
- 進階篩選，如統計分數大於 30 且已完成任務的人數
- 複合條件的問卷分析、考勤統計
常見錯誤提醒
- 各範圍需大小一致，否則會出現錯誤
- 條件格式同 COUNTIF
常見錯誤與排解
-
COUNTIF/COUNTIFS 條件格式錯誤
條件需用引號包覆，數字比較如 “>10″、文字如 “完成”。 -
範圍不一致
COUNTIFS 各範圍需行數一致，否則公式無法運算。 -
資料類型混淆
COUNT 只計算數字，COUNTA 計算所有非空白，COUNTBLANK 只計算空白，選擇時需依需求正確使用。 -
公式結果為空字串
若儲存格公式結果為 “”，COUNTA 會計算為非空，COUNTBLANK 會計算為空白。
進階應用案例
案例一：專案考勤統計
假設 A 欄為員工姓名，B 欄為出勤狀態（出席/缺席/請假），可用：
– 統計出席人數：=COUNTIF(B2:B20, "出席")
– 統計缺席人數：=COUNTIF(B2:B20, "缺席")
– 統計未填寫人數：=COUNTBLANK(B2:B20)
案例二：問卷回覆分析
C 欄為問卷回覆，需統計回覆與未回覆人數：
– 已回覆：=COUNTA(C2:C100)
– 未回覆：=COUNTBLANK(C2:C100)
案例三：多條件專案追蹤
D 欄為任務狀態，E 欄為負責人，統計「已完成且負責人為小明」的任務數：
– =COUNTIFS(D2:D50, "已完成", E2:E50, "小明")
Excel 計數無法滿足時的進階工具推薦
當數據規模龐大、需多人協作或自動化報表時，Excel 雖然強大，但在任務追蹤、跨部門協作等場景下，專業的專案管理工具能帶來更高效率。以下推薦幾款經實測、適合團隊協作與數據管理的工具：
- Monday.com：結合任務追蹤、自動化與數據統計，適合專案管理、團隊協作，能取代傳統 Excel 報表，提升透明度與效率。
- ClickUp：支援多維度任務管理與自訂報表，適合需要高度彈性與自動化的團隊。
- Notion：整合資料庫、筆記與任務追蹤，適合知識管理與輕量級專案協作。
根據實際專案經驗，若你需要多人協作、任務自動化或跨部門數據整合，這些工具能有效補足 Excel 的限制。
延伸學習與資源
若想系統性提升 Excel 數據處理與分析能力，建議參考 Coursera上的專業 Excel 課程，涵蓋基礎操作、進階函數、資料視覺化等內容，適合希望進一步精通 Excel 的知識工作者與專案經理。
