Excel 報價單製作前的準備
報價單用途與基本結構
報價單是企業與客戶間溝通價格、條件與服務內容的重要文件，常見於銷售、採購、專案合作等場景。專業的報價單不僅展現企業形象，也能減少誤會與糾紛。
一份完整的報價單通常包含以下欄位：
- 報價單標題
- 公司資訊（名稱、地址、聯絡方式）
- 客戶資訊（名稱、地址、聯絡方式）
- 報價單編號
- 報價日期
- 報價有效期限
- 付款方式
- 報價明細（品項、規格、數量、單價、總價、備註）
- 稅率與稅額
- 折扣
- 總金額
- 備註或特殊條件
產業應用情境
- 製造業：需詳細列出原物料、加工費、運費及稅費。
- 服務業：強調服務內容、時數、單價與專案時程。
- 貿易/進出口：常需多幣別、國際運費、關稅等欄位。
規劃報價單內容
設計報價單前，建議先與團隊討論以下重點：
- 需要哪些欄位？（依產業、客戶需求調整）
- 是否需自動計算稅金、折扣、總價？
- 報價單是否需多語系、多幣別？
- 是否需與其他系統（如CRM、ERP）串接？
常見錯誤提醒：
僅依個人習慣設計，忽略團隊或客戶需求，導致資訊遺漏或格式不統一。
Excel 報價單製作步驟
建立與命名工作表
- 開啟Excel，新建空白工作表。
- 右鍵點選工作表標籤，選擇「重新命名」，輸入「報價單」。
- 設定頁面方向為橫向（適合多欄位排版），調整適合A4列印。
公司資訊與報價單標題設計
- 在A1至E1合併儲存格，輸入「報價單」並設為粗體、加大字型。
- 下方依序填寫公司名稱、地址、電話、電子郵件。
- 可於右上角設計公司LOGO區（插入圖片）。
範例：
| 報價單（合併儲存格） |
|---|
| 公司名稱 |
| 地址 |
| 電話 |
| 電子郵件 |
實用技巧：
利用「儲存格格式」調整對齊方式，讓標題與公司資訊分區明確。
填寫客戶資訊與報價單基本資料
- 在公司資訊下方，設計客戶資訊區，包含：
- 客戶名稱
- 客戶地址
- 聯絡人
- 聯絡電話
- 右側或下方設計報價單編號、日期、有效期限、付款方式等欄位。
範例：
| 客戶名稱 | 客戶地址 | 聯絡人 | 聯絡電話 | 報價單編號 | 日期 | 有效期限 | 付款方式 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
常見錯誤提醒：
遺漏報價單編號或有效期限，容易造成後續對帳或合約糾紛。
設計報價明細表格
表頭設計
建議包含下列欄位：
| 項次 | 品名/服務 | 規格/描述 | 數量 | 單位 | 單價 | 折扣 | 稅率 | 小計 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
產品/服務資訊填寫
- 每一行對應一個品項，填寫詳細描述與規格。
- 數量、單價、折扣、稅率皆可自訂。
折扣、稅率、多幣別處理
- 折扣可設計為百分比或金額，於小計公式中自動扣除。
- 稅率可設計為下拉選單（如5%、10%），便於不同產品適用不同稅率。
- 多幣別可於表頭加註幣別欄位，或於總金額區標明。
產業案例：
設計公司常需針對不同專案項目分別報價，建議於「備註」欄標註專案階段或交付物。
自動計算與公式應用
小計、稅費、折扣、總金額公式
- 小計公式：
=數量*單價*(1-折扣) - 稅額公式：
=小計*稅率 - 總金額公式：
=SUM(所有小計)+SUM(所有稅額)
多稅率/折扣範例：
若不同品項適用不同稅率，可於每行設計稅率欄位，並用公式自動計算。
資料驗證、下拉選單、條件格式
- 利用「資料驗證」功能，為稅率、付款方式等設下拉選單，減少輸入錯誤。
- 用「條件格式」標示異常數值（如負數、超過庫存等）。
- 可用「公式」自動帶入日期、編號（如：
=TODAY()、=TEXT(ROW(A2),"0001")）。
常見錯誤提醒：
公式未鎖定正確儲存格，導致複製時出現錯誤結果。建議使用絕對參照（$符號）固定公式範圍。
美化與格式化報價單
合併儲存格、字型、顏色、框線技巧
- 標題區合併儲存格並加粗、加大字型。
- 表頭使用底色區隔，提升辨識度。
- 重要數值（如總金額）用醒目顏色標示。
- 適度加框線，讓表格更整齊。
列印、轉PDF建議
- 設定列印範圍，預覽排版是否完整。
- 使用「另存為PDF」功能，確保格式不變形。
- 列印時建議加入頁碼與公司抬頭，提升專業感。
產業應用情境：
對外報價時，PDF格式較不易被竄改，建議將Excel報價單轉為PDF後寄送。
進階應用與常見問題
報價單常見錯誤與避免方式
- 公式錯誤：複製公式時未鎖定正確儲存格，導致計算錯誤。
避免方式：使用絕對參照（如$A$1）。 - 欄位遺漏：未填寫報價單編號或有效期限，造成後續追蹤困難。
避免方式：設計必填欄位，並用條件格式提醒。 - 格式混亂：未統一字型、對齊方式，影響專業形象。
避免方式：統一格式模板，定期檢查。
Excel報價單與其他工具整合
- Google Sheets：適合多人協作、雲端存取，公式與Excel高度相容。
- Monday.com：適合團隊管理多份報價單，並可串接專案進度、任務分派。
- ClickUp：適合需要報價單與任務、文件整合的團隊。
- Notion：適合將報價單與知識庫、專案資料整合。
- pdfFiller、SignNow：可將Excel報價單轉為PDF後，進行線上簽署與傳送。
適用情境舉例：
若需多人同時填寫或審核報價單，建議使用Google Sheets或Monday.com，提升協作效率。
FAQ：報價單常見疑問解答
Q1：如何快速複製舊報價單內容？
A：可直接複製整份工作表，或另存新檔後修改品項與客戶資訊。
Q2：如何避免報價單內容被誤改？
A：可將公式儲存格鎖定，並設密碼保護工作表；對外傳送時建議轉為PDF格式。
Q3：如何管理多份報價單？
A：可依客戶或月份建立多個工作表，或利用專案管理工具如Monday.com集中管理。
Q4：Excel報價單如何自動產生編號？
A：可用公式=TEXT(ROW(A2),"0001")自動遞增編號，或搭配VBA自動生成。
結論與推薦
Excel製作報價單具備高度彈性、易於自訂、公式自動化等優勢，適合中小企業、自由工作者及需要快速應變的團隊。若需多人協作、報價單與專案進度整合，建議考慮如Monday.com、ClickUp等專案管理平台，能進一步提升團隊效率與數據管理能力。根據實際需求選擇最合適的工具，將大幅提升報價單製作的專業度與工作效率。
