Excel庫存管理概述
什麼是庫存管理？常見挑戰與管理目標
庫存管理指的是對企業內所有商品、原物料、半成品等資產的數量、流向與價值進行即時監控與調度。其核心目標是確保供應不中斷、降低積壓與損耗、提升資金運用效率。
在實務上，零售業需即時掌握熱銷商品庫存，避免缺貨損失；製造業則需追蹤原料與成品流動，防止生產延誤。常見挑戰包括：
– 進出貨紀錄不即時，導致數據落差
– 多品項、多倉庫難以統一管理
– 缺乏低庫存警示，易發生缺貨
– 資料輸入錯誤，影響決策判斷
Excel在庫存管理的優缺點
優點：
– 操作門檻低，適合中小企業或初創團隊
– 高度自定義，能依需求設計欄位與公式
– 具備基本的數據分析、篩選與視覺化功能
– 成本低廉，無需額外購買軟體
侷限性：
– 資料量大時，效能下降且易出錯
– 多人同時編輯時，版本控管困難
– 欄位設計需自行規劃，缺乏專業防呆
– 無法自動串接進銷存系統或條碼掃描
適用規模：
– 適合單一倉庫、品項數量有限的中小企業
– 若需多人協作或多倉庫、複雜流程，建議考慮專業工具如 Monday.com、ClickUp
Excel庫存管理表設計步驟
規劃資料結構與欄位
設計庫存管理表前，建議先明確需求。以零售業為例，建議包含以下欄位：
– 產品編號、產品名稱、類別
– 單位、採購價格、銷售價格
– 期初庫存、進貨數量、出貨數量、期末庫存
– 供應商、倉庫地點、備註
進出貨動態設計：
– 進貨與出貨應分開記錄，便於追蹤每筆異動
– 可設計「進出貨紀錄表」，每筆紀錄包含日期、品項、數量、類型（進/出）
建立基本工作表
- 開啟Excel，建立「庫存主檔」與「進出貨紀錄」兩個工作表。
- 在「庫存主檔」輸入各品項基本資料與期初庫存。
- 在「進出貨紀錄」表中，記錄每筆進貨、出貨、調撥等異動。
產業應用舉例：
– 電商公司每日有大量出貨，建議每日將訂單自動匯入「進出貨紀錄」表，確保庫存即時更新。
常用公式與自動計算
-
動態庫存計算：
在「庫存主檔」的「期末庫存」欄，利用SUMIF公式自動計算：
=期初庫存 + SUMIF(進出貨紀錄!B:B, 產品編號, 進出貨紀錄!C:C) - SUMIF(進出貨紀錄!B:B, 產品編號, 進出貨紀錄!D:D)
其中C欄為進貨數量，D欄為出貨數量。 -
VLOOKUP查詢：
用於自動帶出產品名稱、類別等資訊，減少重複輸入。 -
SUMIF分類統計：
可依類別、倉庫統計庫存總量。
常見錯誤：
– 公式範圍設錯，導致計算不正確
– 忘記更新進出貨紀錄，庫存數據失真
資料驗證與防呆設計
- 資料驗證：
設定下拉選單，限制「類別」、「倉庫」等欄位只能選擇既定選項。 - 避免重複輸入：
利用「資料驗證」與「條件格式化」標示重複的產品編號。 - 輸入錯誤警示：
設定數值必須大於等於零，避免負庫存。
實務案例：
– 製造業常因人員誤輸入數量，導致負庫存。透過資料驗證與條件格式，能及時發現異常。
進階應用與視覺化
條件格式化與警示
- 設定「期末庫存」低於安全存量時自動變色（如紅色），提醒補貨。
- 可針對高庫存積壓品項標示，協助去化。
應用情境：
– 零售業可依據季節性熱銷品，設置不同警示門檻。
樞紐分析表與圖表
- 利用樞紐分析表快速彙總各類別、倉庫、供應商的庫存狀態。
- 製作庫存趨勢折線圖，觀察庫存變化。
- 製作品項分布圓餅圖，掌握主力商品結構。
產業案例：
– 電商公司每月用樞紐分析表產出熱銷品排行，優化採購決策。
多倉庫/多品項管理
- 在「庫存主檔」新增「倉庫」欄位，並於進出貨紀錄表記錄每筆異動的倉庫地點。
- 利用SUMIFS公式，分倉庫統計各品項庫存。
- 若品項數量龐大，建議以「動態篩選」或「分表」管理。
常見問題：
– 多倉庫資料混淆，建議每筆異動都標明倉庫，並定期盤點核對。
數據保存、協作與安全
自動儲存與版本控制
- 建議將Excel檔案儲存於雲端（如OneDrive、Google Drive），啟用自動儲存。
- 定期另存新檔，保留歷史版本，避免資料遺失。
- 若需追蹤異動，可利用「版本記錄」功能還原過往狀態。
多人協作與雲端應用
- 多人同時編輯時，建議使用Google Sheets，具備即時協作、權限管理功能。
- Excel Online亦支援多人協作，但需注意權限設定，避免誤刪資料。
- 建議定期備份，並限制重要欄位的編輯權限。
實務建議：
– 團隊協作時，明確分工負責人與作業流程，降低資料衝突風險。
Excel與專業庫存管理工具比較
Excel適用情境
- 適合品項數量有限、流程簡單的中小企業或個人工作室。
- 適合短期專案、臨時活動、教育訓練等場景。
- 若需高度自定義、低成本、無需串接其他系統時，Excel為首選。
專業工具（如Monday.com、ClickUp）優勢與推薦
- Monday.com：支援多倉庫、多品項、條碼掃描、自動化工作流程、即時警示與報表，適合成長型企業或多部門協作。
- ClickUp：具備任務追蹤、進度視覺化、API串接，適合需整合專案管理與庫存管理的團隊。
- 這類工具支援權限控管、多人協作、行動裝置即時更新，能有效降低人為錯誤與資訊落差。
選擇建議：
– 當庫存品項超過百項、需多人協作、或需串接POS/ERP系統時，建議考慮升級專業管理工具。
常見問題FAQ
如何避免公式錯誤？
- 公式設計時，務必檢查範圍是否正確，避免跨表引用錯誤。
- 可利用「名稱管理員」定義範圍，減少手動輸入失誤。
- 建議公式旁加註說明，方便他人維護。
如何擴展表格結構？
- 新增品項或倉庫時，先於「主檔」補充資料，再同步更新「進出貨紀錄」表。
- 若資料量暴增，建議拆分多個工作表，並用樞紐分析表彙總。
如何設定自動警示？
- 利用條件格式化，設定低於安全庫存自動變色。
- 若用Google Sheets，可搭配App Script或郵件通知插件，自動發送警示信。
總結與行動建議
何時該升級到專業庫存管理工具？
當出現以下情境時，建議考慮導入專業工具：
– 品項數量龐大，Excel難以維護
– 需多人同時協作、權限分級
– 需串接POS、ERP或行動裝置
– 頻繁進出貨，需即時警示與自動化
如有上述需求，可考慮試用 Monday.com、ClickUp 等專業平台，提升管理效率與數據安全。
