教學簡介與應用場景
在專案管理、行政事務或人資等日常工作中，經常需要將Excel中的大量資料自動填入Word文件的固定欄位，例如批量產生合約、報表、證書、邀請函等。這類需求若手動複製貼上，不僅耗時且容易出錯。
Microsoft Word的「郵件合併」功能，正是解決這類問題的標準方法。透過郵件合併，可將Excel資料表的每一列自動對應到Word模板的指定欄位，快速生成多份個人化文件。
本教學將以實際案例說明操作流程，並補充常見錯誤排解、進階應用及自動化工具建議，協助你一次學會。
準備工作與工具需求
- Microsoft Excel與Microsoft Word（建議使用最新版，Office 365/2019/2016皆適用，部分選單名稱略有差異）
- 權限可存取的本機或雲端檔案夾
- 欲批次產生的資料（如員工名單、客戶資訊等）
注意事項：
– Excel檔案需為.xlsx或.xls格式，避免使用CSV以免欄位對應失誤。
– Word與Excel建議同為同一語系版本，避免亂碼。
– 若使用雲端Office（如Office Online），部分功能可能受限。
建立Excel資料表
首先，需將所有欲套用的資料整理於Excel檔案。
範例情境：
假設需批次產生員工證書，Excel欄位包含「姓名」、「部門」、「證書編號」、「發證日期」。
欄位設計建議：
– 第一列為標題，且每個欄位名稱簡潔明確（如Name、Department等）。
– 每一列對應一份Word文件。
– 避免合併儲存格、空白列。
資料驗證小技巧：
– 可利用Excel的「資料驗證」功能，確保欄位格式正確（如日期、電話等）。
– 若有特殊字元（如全形空格），建議先清理。
設計Word模板
Word模板即為最終文件的版型，於固定位置預留欄位以插入Excel資料。
設計步驟：
1. 開啟Word，建立新文件或開啟既有範本。
2. 在欲插入資料的位置，輸入對應的欄位名稱（如【姓名】、【部門】），或直接留空白作為標記。
3. 保持版面整潔，避免欄位重疊。
模板設計建議：
– 欄位名稱應與Excel標題一致，方便對應。
– 可加入公司Logo、頁首頁尾等格式化元素。
– 若需產生多頁，建議使用分頁符號。
詳細操作步驟
啟用郵件合併功能
- 開啟Word模板，點選上方「郵件」分頁。
- 點擊「開始郵件合併」→選擇「信函」或「目標文件類型」。
- 若為證書、合約等，建議選「信函」。
- 若使用不同版本Office，選單名稱可能為「郵件合併精靈」。
連接Excel數據源
- 點擊「選擇收件者」→「使用現有清單」。
- 選擇剛剛建立的Excel檔案。
- 若Excel有多個工作表，系統會提示選擇；請選正確的資料表。
- 勾選「首列包含欄位名稱」以確保對應正確。
常見錯誤：
– 若Excel檔案正被其他程式開啟，可能無法連結，請先關閉。
– 若出現亂碼，檢查Excel與Word語系是否一致。
插入合併欄位
- 將游標移至Word模板欲插入資料的位置。
- 點擊「插入合併欄位」，選擇對應Excel欄位（如「姓名」）。
- 依序插入所有需自動帶入的欄位。
- 可點擊「預覽結果」檢查資料顯示情況。
欄位對應建議：
– 欄位名稱需完全一致（區分大小寫）。
– 若有格式需求（如日期），可於Word中調整顯示格式。
完成郵件合併與匯出
- 點擊「完成與合併」→「編輯個別文件」。
- 選擇「全部」或指定範圍，系統將自動產生每筆資料對應的Word頁面。
- 檢查產生的新文件，確認資料正確帶入。
延伸操作：
– 若需批次列印，直接於新文件執行列印指令。
– 若需批次匯出PDF，於新文件選擇「另存為PDF」即可。
進階應用技巧
批次匯出PDF
- 合併完成後，於Word「檔案」→「另存新檔」→選擇「PDF」格式。
- 若需每份文件單獨一個PDF，可利用VBA巨集或第三方工具（如pdfFiller）協助自動分割。
批次列印
- 合併後的新Word文件，每頁即為一份個別文件。
- 可直接選擇「列印全部」或指定頁碼。
自動化流程建議
- 若需更高自動化（如線上表單自動產生文件、串接雲端流程），可考慮使用Monday.com、ClickUp等專案管理平台，這些工具支援自動化任務分派、文件生成與協作，適合大量重複性文件作業或需多部門協作的情境。
常見問題與排解（FAQ）
Q1：合併時出現亂碼或格式錯誤怎麼辦？
A：請確認Excel與Word皆為同一語系版本，並檢查Excel檔案是否有特殊字元或格式。若為日期或數字欄位，建議在Excel中統一格式。
Q2：Excel有多個工作表，如何選擇正確資料？
A：於連結數據源時，系統會提示選擇工作表，請選擇包含目標資料的那一張。若資料分散多表，建議先整合至單一表單。
Q3：Word模板欄位如何設計才不會對應錯誤？
A：欄位名稱需與Excel標題完全一致（包括大小寫），避免使用特殊符號。可於插入合併欄位時再次確認。
Q4：如何讓每份合併文件自動儲存為單一PDF檔？
A：Word本身僅支援將所有合併結果存為單一PDF。若需分割，建議使用VBA巨集或第三方工具（如pdfFiller）協助。
Q5：合併時出現「找不到資料來源」訊息怎麼辦？
A：請確認Excel檔案未被其他程式佔用，且路徑未變更。若檔案移動，需重新連結數據源。
替代工具與自動化推薦
若你的工作流程需更高彈性或自動化，除了Office郵件合併外，亦可考慮以下工具：
- Monday.com：
適合專案管理、批次文件自動產生、團隊協作。支援自動化流程、表單收集資料後自動生成文件，減少人工操作。 - ClickUp：
提供任務自動化、文件管理與協作，適用於多部門協作、需追蹤文件進度的情境。 - pdfFiller、SignNow：
支援PDF自動填表、電子簽名與批次寄送，適合大量合約、申請書等文件處理。 - Sanebox、Coursera：
若需進行郵件自動分類或提升辦公技能，亦可考慮這類工具。
這些工具能進一步簡化重複性作業，提升團隊效率，特別適合需跨部門協作或高頻率產生文件的企業。
結論與行動建議
運用Word的郵件合併功能，能大幅提升Excel資料批次套用至Word固定欄位的效率，減少人工錯誤，適用於各類證書、合約、報表等大量文件產製。
若有更高自動化或協作需求，建議評估專案管理平台或文件自動化工具，進一步優化團隊流程。
立即動手實作，讓你的文件處理流程更高效、更專業。
