Excel 篩選功能總覽
Excel的篩選功能，是數據分析、專案管理與日常辦公不可或缺的利器。透過篩選，使用者能從大量資料中快速找出特定資訊，無論是查找特定客戶訂單、篩選異常數據，還是分析團隊績效，都能大幅提升效率。
篩選與排序雖常被並列，但兩者本質不同：排序是調整資料顯示順序，篩選則是隱藏不符合條件的資料，只顯示所需內容。
此外，Excel支援「表格」與「資料範圍」兩種資料結構，表格模式下篩選功能更完整，建議將資料轉為表格以發揮最大效益。
適用場景舉例
- 專案管理：快速篩選進度落後的任務
- 銷售分析：找出高銷量或低庫存產品
- 團隊協作：分組檢視不同負責人任務
啟用與設定篩選
啟用篩選的步驟（含Excel不同版本）
- 選取資料範圍或表格：建議包含標題列，避免資料遺漏。
- 啟用篩選：
- 桌面版（Excel 2016/2019/365）：點選「資料」>「篩選」。
- 網頁版：同樣於「資料」分頁啟用。
- 手機版：於「首頁」>「排序與篩選」>「篩選」。
- 確認下拉箭頭：欄位標題旁出現下拉箭頭，表示篩選啟用成功。
表格與資料範圍差異
- 表格（Ctrl+T轉換）：自動帶出篩選、支援動態資料擴充。
- 資料範圍：需手動啟用篩選，新增資料時需重新設定。
常見啟用問題與解決
- 未選取標題列：導致篩選條件錯亂，建議選取完整資料含標題。
- 合併儲存格：篩選功能可能失效，建議拆分合併儲存格。
- 資料格式不一致：數字與文字混用會影響篩選，建議統一格式。
多元篩選操作技巧
單一欄位篩選（文字/數字/日期）
Excel支援多種篩選條件，以下分別說明：
文字篩選
- 包含/不包含：篩選含特定關鍵字的資料，例如「客戶名稱包含‘有限公司’」。
- 等於/不等於：只顯示完全符合或排除特定文字。
數字篩選
- 大於/小於/介於：如篩選「銷售金額大於10000」。
- 自訂條件：可同時設定多個數值範圍。
日期篩選
- 指定日期/區間：如「只顯示本月訂單」。
- 動態條件：如「今天」、「本週」、「上個月」等。
多欄位/複合條件篩選
可於多個欄位同時設定不同條件，Excel會自動以AND邏輯（同時符合）篩選。例如，同時篩選「負責人為A」且「狀態為進行中」的任務。
實務案例
在專案進度表中，篩選「負責人=王小明」且「進度<80%」，快速找出需關注的任務。
自訂篩選與進階篩選
自訂篩選
- 於下拉選單選擇「文字篩選」或「數字篩選」>「自訂篩選」。
- 可組合多條件（如「大於100且小於500」）。
進階篩選（Advanced Filter）
- 適合複雜條件或需將結果複製到其他位置。
- 步驟：設計條件區域 > 資料>進階>設定來源與條件範圍。
產業應用
財務分析時，進階篩選可同時篩選「部門=財務」且「金額介於5000~10000」的資料，並將結果匯出至新工作表。
篩選快捷鍵與效率技巧
- 啟用/關閉篩選：Ctrl+Shift+L
- 快速清除篩選：點選「資料」>「清除」或於下拉箭頭選「全部選取」
- 只複製可見資料：選取篩選後資料，Ctrl+G >「可見儲存格」>複製
篩選與排序的正確應用
排序與篩選的區別與結合
- 排序：調整資料順序（如金額由大到小）。
- 篩選：隱藏不符合條件的資料。
- 結合應用：先篩選，再於結果中排序，或反之。
案例
人資部門先篩選「在職」員工，再依「到職日期」排序，掌握資深員工名單。
多重排序與篩選案例
- 多欄位排序：先依「部門」排序，再依「績效分數」排序。
- 篩選後排序：篩選「年度目標未達成」後，依「改善進度」排序。
篩選後的資料處理
複製、匯出與列印篩選結果
- 複製可見資料：避免隱藏列被一併複製，建議使用「可見儲存格」功能。
- 匯出：將篩選結果貼至新工作表或另存新檔。
- 列印：只列印篩選後可見資料，確保報表精簡。
常見錯誤
- 直接複製篩選資料，隱藏列也被複製，導致資料錯亂。
- 列印時未選擇「只列印可見儲存格」。
常見篩選異常與排解
- 篩選無效：檢查是否有合併儲存格或標題列未選取。
- 空白列未隱藏：資料中有空白儲存格，建議補齊或刪除。
- 格式錯誤：數字與文字混用，需統一格式。
進階應用與自動化
FILTER函數與自動篩選
- FILTER函數（Excel 365/2021以上）：可動態依條件篩選資料，公式如
=FILTER(A2:D100, C2:C100="進行中")。 - 優勢：自動隨資料變動更新結果，適合儀表板、即時報表。
案例
專案管理儀表板自動顯示「逾期」任務，無需手動篩選。
與其他辦公工具結合（如Google Sheets）
- Google Sheets同樣支援篩選、進階篩選與FILTER函數，操作邏輯與Excel類似。
- 若需團隊協作、雲端同步，建議考慮使用Monday.com、ClickUp等專業專案管理工具，結合自動化篩選與多維度資料檢索，提升團隊效率。
常見問題FAQ
Q1：如何只顯示空白或非空白資料？
A：於篩選下拉選單勾選「空白」或「非空白」即可。
Q2：如何反向篩選（排除特定條件）？
A：於篩選條件選擇「不等於」或「不包含」目標內容。
Q3：篩選後如何還原全部資料？
A：點選「資料」>「清除」或於下拉選單選「全部選取」。
Q4：篩選功能突然無法使用，怎麼辦？
A：檢查是否有合併儲存格、標題列遺漏或資料格式錯誤，必要時重新設定篩選。
Q5：篩選後複製資料，為何隱藏列也被複製？
A：需使用「可見儲存格」功能，避免複製到隱藏資料。
結論與效率提升建議
熟練Excel篩選功能，能大幅提升專案管理、團隊協作與日常數據處理效率。建議將篩選技巧結合自動化工具與進階函數，打造高效的資料分析流程。若需更進階的團隊協作與多維度篩選，可考慮導入Monday.com、ClickUp等專業平台，協助團隊在複雜專案中精準掌握關鍵資訊。
