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Excel 常用功能教學:提升效率的實用技巧

學習Excel常用功能的最佳指南,提供詳細教學,助您快速掌握數據分析、公式應用和圖表製作,提高工作效率。

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Excel 常用功能教學

1. 資料輸入與編輯

資料輸入是使用 Excel 的第一步。首先,點擊你要輸入資料的儲存格,然後開始打字。按下 Enter 鍵確認輸入,若要編輯已輸入的內容,雙擊該儲存格或在選中儲存格時直接開始輸入,即可進行修改。

2. 排版與格式設定

Excel 中,排版和格式設定能讓你的資料看起來更整齊易讀。你可以選擇字體、字體大小、顏色和字型風格(例如粗體、斜體等)。此外,還可以透過單元格樣式群組將預設的格式應用到選定的範圍。例如:

  • 選中目標儲存格或範圍。
  • 在 “開始” 標籤中,使用格式工具來設置字體、大小、顏色等。
  • 使用 “儲存格樣式” 來快速套用預設的格式樣式。

3. 資料排序與篩選

排序

Excel 允許你按升序或降序排列資料。選擇需要排序的資料範圍,然後在 “資料” 標籤中選擇升序或降序按鈕。

篩選

篩選功能則能幫助你快速找到特定資料:在 “資料” 標籤中點擊 “篩選” 按鈕,然後在每列標題中會出現小箭頭,點擊箭頭後就可以選擇要篩選的條件。

4. 基本公式與函數應用

公式和函數是 Excel 強大功能的核心。以下是一些常用的基本公式與函數:

加總 (SUM)

用於對一組數字進行加總,例如 =SUM(A1:A10)。

平均值 (AVERAGE)

用於計算一組數字的平均值,例如 =AVERAGE(A1:A10)。

最大值 (MAX) 和最小值 (MIN)

分別用於找出一組數字中的最大值和最小值,例如 =MAX(A1:A10) 和 =MIN(A1:A10)。

5. 建立圖表

Excel 提供多種圖表類型來視覺化數據。創建圖表的步驟如下:

  • 選中要用於圖表的數據範圍。
  • 點擊 “插入” 標籤。
  • 選擇所需的圖表類型,例如:柱狀圖、折線圖、圓餅圖等。
  • Excel 會自動生成圖表,你可以進一步調整圖表的樣式和數據來源。

6. 資料透視表

透視表是一種強大的數據分析工具,可以用來匯總、分析、探索和展示你的數據。建立透視表的方法如下:

  • 選中要用於透視表的數據範圍。
  • 點擊 “插入” 標籤,然後選擇 “透視表”。
  • 選擇透視表放置的位置(例如新工作表)。
  • 在右側的 “透視表欄位” 窗格中拖動字段到行、列、值和篩選區域來配置透視表。

7. 儲存與分享

完成工作表後,可以通過以下方式保存和分享:

  • 點擊 “文件” 標籤,選擇 “保存” 或 “另存為”,選擇格式和位置後保存文件。
  • 要分享文件,可以將 Excel 文件附加到電子郵件中或將文件上傳雲端(如 OneDrive、Google Drive)等。

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