Excel篩選公式教學總覽
在日常專案管理、團隊協作與數據分析中，如何快速從大量資料中精準篩選出關鍵資訊，是提升效率的核心能力。Excel的篩選公式（如FILTER、SORT、UNIQUE）不僅能突破傳統自動篩選的限制，還能實現動態、多條件、跨欄位的彈性篩選。無論是專案任務清單、團隊成員名單，還是銷售績效報表，善用這些公式都能大幅簡化流程、減少手動操作，並支援自動化報表與圖表更新。以下將從基礎到進階，帶你全面掌握Excel篩選公式的應用精髓。
Excel篩選公式基礎介紹
FILTER函數語法與範例
語法：
=FILTER(array, include, [if_empty])
- array：欲篩選的資料範圍。
- include：邏輯條件陣列，決定哪些資料需被保留。
- [if_empty]：若無符合條件資料時顯示的內容（可省略）。
版本支援說明：
FILTER函數僅支援Office 365、Excel 2021及更新版本。若使用舊版Excel，請參考後文替代方案。
範例資料表（統一於此）：
| 名稱 | 年齡 | 城市 |
|---|---|---|
| 小明 | 25 | 台北 |
| 小英 | 30 | 台中 |
| 小華 | 22 | 高雄 |
| 小英 | 30 | 台中 |
範例1：篩選年齡大於25者
=FILTER(A2:C5, B2:B5>25, "無符合條件的資料")
結果：僅顯示小英（30歲）的資料。
常見錯誤與排查：
– #CALC!：通常因無資料符合條件，請檢查條件設定或加上[if_empty]參數。
– #VALUE!：條件陣列與資料範圍長度不一致，請確認範圍對齊。
– #SPILL!：公式結果無法展開，通常因下方儲存格有內容，請清空目標區域。
SORT函數語法與範例
語法：
=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])
- array：欲排序的資料範圍。
- [sort_index]：排序依據的欄位（預設第一欄）。
- [sort_order]：1為升序，-1為降序（預設升序）。
- [by_col]：TRUE為按欄，FALSE為按列（預設按列）。
範例2：按年齡升序排序
=SORT(A2:C5, 2, 1)
結果：資料依年齡由小到大排列。
應用說明：
SORT常與FILTER結合，實現篩選後自動排序，提升資料查閱效率。
UNIQUE函數語法與範例
語法：
=UNIQUE(array, [by_col], [exactly_once])
- array：欲去重的資料範圍。
- [by_col]：TRUE為按欄，FALSE為按列（預設按列）。
- [exactly_once]：TRUE僅返回只出現一次的值，FALSE返回所有唯一值（預設FALSE）。
範例3：提取唯一名稱
=UNIQUE(A2:A5)
結果：小明、小英、小華。
範例4：僅顯示只出現一次的名稱
=UNIQUE(A2:A5, , TRUE)
結果：小明、小華（小英出現兩次不顯示）。
注意事項：
UNIQUE同樣僅支援Office 365、Excel 2021及更新版本。
進階篩選技巧與應用
多條件篩選（AND/OR邏輯）
AND條件（同時符合多條件）：
篩選年齡大於22且城市為台中：
=FILTER(A2:C5, (B2:B5>22)*(C2:C5="台中"))
OR條件（符合任一條件）：
篩選年齡小於23或城市為台北：
=FILTER(A2:C5, (B2:B5<23)+(C2:C5="台北"))
說明：
– *代表AND（且），+代表OR（或）。
– 可依需求組合多個條件，靈活應用於專案任務篩選、成員篩選等場景。
多欄位/動態條件篩選
動態條件設置（參照儲存格）：
假設E1輸入欲篩選的城市，公式如下：
=FILTER(A2:C5, C2:C5=E1)
下拉選單搭配篩選：
– 於E1設置資料驗證（下拉選單），讓使用者選擇城市。
– 篩選公式自動根據E1內容更新結果，適用於動態報表、專案狀態查詢等。
篩選後自動排序、去重
篩選並按年齡降序排序：
=SORT(FILTER(A2:C5, B2:B5>22), 2, -1)
篩選並提取唯一名稱：
=UNIQUE(FILTER(A2:A5, B2:B5>22))
應用場景：
– 專案進度表，僅顯示特定狀態且依截止日排序。
– 客戶名單去重，僅保留符合條件的唯一客戶。
篩選後自動更新圖表/報表
- 將篩選結果設為圖表資料來源，當篩選條件變動時，圖表自動更新。
- 適用於專案進度追蹤、團隊績效儀表板等動態視覺化需求。
篩選公式常見問題與錯誤排查
FILTER常見錯誤訊息與解法
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #CALC! | 無符合條件資料 | 檢查條件，或設定[if_empty]顯示自訂訊息 |
| #VALUE! | 條件陣列與資料範圍長度不符 | 確認範圍一致 |
| #SPILL! | 結果區域被占用 | 清空目標儲存格 |
| #NAME? | 公式拼寫錯誤或版本不支援 | 檢查拼寫或確認Excel版本 |
Excel版本支援與替代方案
- 支援FILTER/SORT/UNIQUE：
僅限Office 365、Excel 2021及以上。 - 舊版Excel替代方案：
可用「萬金油公式」（如INDEX+SMALL+IF+ROW組合）實現類似篩選效果，但操作較繁瑣，維護性較差。建議升級至新版Excel或考慮雲端工具（如Monday.com、ClickUp等）以獲得更佳體驗。
實務案例：專案管理與工作效率應用
專案任務清單篩選
情境：
專案經理需篩選出「進行中」且負責人為A的任務。
範例公式：
=FILTER(A2:D100, (B2:B100="進行中")*(C2:C100="A"))
（A欄為任務名稱，B欄為狀態，C欄為負責人）
團隊成員/客戶名單篩選
情境：
HR需動態查詢不同部門的員工名單。
範例公式：
=FILTER(A2:E200, D2:D200=G1)
（G1為部門名稱，D欄為部門）
銷售/績效報表篩選
情境：
銷售主管需查詢本月業績超過目標的業務員。
範例公式：
=FILTER(A2:F500, E2:E500>F2:F500)
（E欄為實際業績，F欄為目標）
Excel篩選公式與其他篩選方式比較
自動篩選、進階篩選功能比較
| 功能/方式 | 篩選公式（FILTER等） | 自動篩選 | 進階篩選 |
|---|---|---|---|
| 動態更新 | 是 | 否 | 否 |
| 多條件彈性 | 高 | 低 | 中 |
| 跨表/跨欄位 | 支援 | 受限 | 支援 |
| 結果自動展開 | 是 | 否 | 否 |
| 易用性 | 需熟悉公式 | 直覺 | 較複雜 |
| 版本支援 | 新版Excel | 全版本 | 全版本 |
何時選用篩選公式？（優缺點分析）
- 適用情境：
- 需動態、即時更新篩選結果。
- 需多條件、跨欄位、複雜邏輯篩選。
- 需自動化報表、圖表連動。
- 不適用情境：
- 僅偶爾手動篩選，且Excel版本較舊。
- 使用者不熟悉公式，僅需簡單篩選。
常見FAQ
Q1：FILTER公式無法使用怎麼辦？
A：請確認Excel版本是否為Office 365或Excel 2021以上，舊版Excel不支援此函數。
Q2：如何動態變更篩選條件？
A：將條件設為參照儲存格，並搭配資料驗證（下拉選單）即可實現動態切換。
Q3：篩選結果出現#SPILL!錯誤？
A：請檢查公式輸出區域是否有其他資料，需清空該區域。
Q4：如何在舊版Excel實現類似篩選？
A：可用INDEX+SMALL+IF+ROW等組合公式，但操作較繁瑣，建議升級Excel或考慮雲端協作工具。
Q5：篩選後如何讓圖表自動更新？
A：將圖表資料來源設為篩選公式輸出範圍，圖表會隨資料自動變動。
總結與效率提升建議
Excel篩選公式能大幅提升資料處理效率，尤其在專案管理、團隊協作、銷售分析等場景下，能實現動態、多條件、跨欄位的彈性篩選。建議搭配命名範圍、資料驗證、表格等功能，進一步簡化操作與維護。若需更高階的自動化協作與多維度數據分析，也可考慮結合Monday.com、ClickUp等現代雲端工具，打造更高效的數據管理流程。
