Excel計算包含文字的儲存格數量教學
在日常專案管理、問卷統計、資料清理等工作中，經常需要統計Excel中「包含文字」的儲存格數量。舉例來說，當你需要分析問卷填答狀態、篩選出有備註的資料列、或統計某類型回覆時，精準計算這類儲存格就變得非常重要。
本篇將系統性介紹各種常見方法，並以實際案例、圖示、常見錯誤解析，協助你快速掌握最適合的解決方案。
各方法比較摘要
| 方法 | 適用情境 | 是否僅計算文字 | 支援多條件 | 難易度 |
|---|---|---|---|---|
| COUNTA | 計算所有非空白儲存格 | 否 | 否 | ★ |
| COUNTIF | 計算包含/完全符合文字 | 否 | 否 | ★★ |
| COUNTIFS | 多條件（多關鍵字）計算 | 否 | 是 | ★★★ |
| SUMPRODUCT+ISTEXT | 僅計算純文字 | 是 | 否 | ★★★ |
| SUMPRODUCT+SEARCH | 進階模糊/多條件計算 | 否 | 是 | ★★★★ |
COUNTA函數：計算非空白儲存格
COUNTA是最基礎的計數函數，可用來計算指定範圍內所有「非空白」儲存格的數量。它會將包含文字、數字、日期、錯誤值、公式結果等所有非空格都計算在內。
語法：
=COUNTA(範圍)
範例：
假設A1:A10中有5格為文字、3格為數字、1格為日期、1格為空白，公式=COUNTA(A1:A10)會返回9。
注意事項：
– COUNTA無法區分「文字」與「數字」等類型，只要不是完全空白都會被計算。
– 若只需統計「純文字」儲存格，請參考後續章節。
實務應用情境：
適合快速統計問卷填答數、資料填寫完整度等，但若需排除數字或僅計算文字，則不建議使用。
COUNTIF/COUNTIFS函數：計算包含特定文字的儲存格
COUNTIF與COUNTIFS可根據條件篩選儲存格，常用於計算「包含」或「完全符合」特定文字的數量。
計算包含特定文字的儲存格
語法：
=COUNTIF(範圍, "*關鍵字*")
星號（*）為萬用字元，代表任意字元數。
範例：
A1:A10中，若要計算包含「完成」二字的儲存格數量：
=COUNTIF(A1:A10, "*完成*")
此公式會計算如「已完成」、「完成中」等所有含「完成」的儲存格。
常見錯誤：
– 忘記加*號，會導致只計算完全符合「完成」的儲存格。
– COUNTIF只支援單一條件，無法同時搜尋多個關鍵字。
只計算完全符合條件的儲存格
語法：
=COUNTIF(範圍, "關鍵字")
範例：
=COUNTIF(A1:A10, "完成")
僅計算內容完全為「完成」的儲存格。
多條件計算（COUNTIFS）
若需同時計算多個條件（如同時包含「完成」與「審核」），可用COUNTIFS或進階公式。
語法：
=COUNTIFS(範圍, "*完成*", 範圍, "*審核*")
此公式僅計算同時包含「完成」與「審核」的儲存格。
應用情境：
適合篩選多重狀態、複合條件的資料列，例如：同時標記為「已完成」且「已審核」的任務。
只計算「純文字」儲存格的方法
在某些情境下，你可能只想計算內容為「文字」的儲存格，排除數字、日期、錯誤等。這時可結合ISTEXT與SUMPRODUCT函數。
語法：
=SUMPRODUCT(--ISTEXT(範圍))
範例：
=SUMPRODUCT(--ISTEXT(A1:A10))
此公式只會計算A1:A10中內容型態為「文字」的儲存格。
常見應用：
– 統計備註欄是否有填寫（僅限文字）
– 過濾掉自動產生的數字編號或日期
注意事項：
– 若儲存格為公式但結果為文字，也會被計算在內。
– 空白格、數字、日期都不會被計算。
進階技巧：ISNUMBER與SEARCH函數組合
當需要更靈活的模糊搜尋（如部分關鍵字、區分大小寫、進階條件），可結合ISNUMBER、SEARCH與SUMPRODUCT。
公式原理說明：
– SEARCH(關鍵字, 儲存格)會回傳關鍵字在儲存格中的位置（數字），找不到則錯誤。
– ISNUMBER判斷SEARCH結果是否為數字（即有找到）。
– SUMPRODUCT將布林值轉換為數字並加總。
語法：
=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH("關鍵字", 範圍)))
範例：
=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH("apple", A1:A10)))
此公式會計算A1:A10中所有包含「apple」的儲存格（不區分大小寫）。
進階應用：
– 多關鍵字計算：
=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("apple", A1:A10))+ISNUMBER(SEARCH("banana", A1:A10))>0))
計算同時包含「apple」或「banana」的儲存格。
- 區分大小寫：可改用FIND函數。
常見錯誤排查：
– 若範圍為整列（如A:A），公式運算量大易當機，建議限定範圍。
– SEARCH找不到時會回傳錯誤，需用ISNUMBER包裹。
常見問題與錯誤排查
COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS、SEARCH差異與選擇建議
| 函數 | 適用情境 | 主要限制 |
|---|---|---|
| COUNTA | 計算所有非空白 | 無法只計算文字 |
| COUNTIF | 單一條件（含萬用字元） | 只支援一條件 |
| COUNTIFS | 多條件 | 條件需同時成立 |
| SEARCH | 進階模糊搜尋 | 須搭配ISNUMBER |
常見錯誤與排查
- 空白格：COUNTA不計算完全空白格，但若儲存格有公式（即使顯示空白），仍會被計算。
- 隱藏格：上述公式皆會計算隱藏儲存格，如需排除，需進階處理。
- 公式結果為空：COUNTA會計算公式儲存格，即使結果為空字串（””），仍視為非空。
FAQ
Q1：如何只計算包含特定文字的儲存格？
A：可用COUNTIF搭配萬用字元，如=COUNTIF(A1:A10, "*關鍵字*")。
Q2：COUNTA與COUNTIF有何不同？
A：COUNTA計算所有非空白儲存格，COUNTIF可根據條件（如包含特定文字）篩選。
Q3：如何排除數字、只計算文字？
A：可用=SUMPRODUCT(--ISTEXT(範圍))。
Q4：COUNTIFS能否同時搜尋多個關鍵字？
A：COUNTIFS條件為「且」關係，若需「或」關係，建議用SUMPRODUCT+SEARCH。
實務應用案例
案例一：問卷填答狀態統計
某專案管理團隊需統計問卷A欄「回覆內容」中，哪些儲存格已填寫（不限文字或數字），可用：
=COUNTA(A2:A101)
若只想統計有文字回覆（排除數字），可用：
=SUMPRODUCT(--ISTEXT(A2:A101))
案例二：任務狀態追蹤
在任務清單中，B欄記錄狀態（如「已完成」、「進行中」、「待審核」），需統計包含「完成」的所有任務：
=COUNTIF(B2:B100, "*完成*")
若需同時包含「完成」與「審核」：
=COUNTIFS(B2:B100, "*完成*", B2:B100, "*審核*")
案例三：資料清理自動化
資料表中有大量備註欄，需找出所有填寫純文字備註的資料列，便於後續分析：
=SUMPRODUCT(--ISTEXT(C2:C500))
結論與工具推薦
透過COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS、SUMPRODUCT+ISTEXT、ISNUMBER+SEARCH等多種方法，你可以根據不同需求精準計算Excel中包含文字的儲存格數量。
– 若需快速統計非空白格，COUNTA最方便。
– 需依關鍵字篩選，COUNTIF/COUNTIFS適用。
– 僅計算純文字，建議用SUMPRODUCT+ISTEXT。
– 進階多條件、模糊搜尋，則可用SUMPRODUCT搭配SEARCH。
在專案管理與團隊協作中，若需進一步自動化資料整理、任務追蹤，建議可結合Monday.com等現代化專案管理工具，提升流程效率與數據整合能力，讓Excel與雲端協作無縫接軌。
