Excel計算出現次數的常見需求與應用場景
在日常辦公與專案管理中，統計某項目或資料出現的次數是常見需求。例如：
- 銷售團隊需統計每種產品的銷售次數
- 人資部門計算員工出勤異常次數
- 教育單位分析學生各等級成績的分布
- 客服團隊追蹤特定問題類型出現頻率
這些情境下，精確且快速地計算出現次數，有助於後續決策與流程優化。
Excel計數相關函數總覽
Excel提供多種計數函數，根據不同需求選用最合適的工具，能大幅提升效率。以下為常用計數函數比較：
| 函數 | 功能說明 | 適用情境 |
|---|---|---|
| COUNT | 計算範圍內數值型儲存格數量 | 統計數字資料 |
| COUNTA | 計算範圍內非空儲存格數量 | 統計所有有資料的儲存格 |
| COUNTIF | 計算符合單一條件的儲存格數量 | 統計特定值或條件的出現次數 |
| COUNTIFS | 計算符合多條件的儲存格數量 | 多條件交集計數 |
| UNIQUE | 取得唯一值清單（365/2021） | 去重後統計 |
| GROUPBY | 分組統計（365/2021） | 分類彙總 |
COUNTIF函數詳細教學
COUNTIF是Excel中最常用的出現次數統計函數，適合單一條件計數。以下將以實際案例詳細說明。
COUNTIF基本語法與範例
語法：
=COUNTIF(範圍, 條件)
- 範圍：要計算的儲存格區域
- 條件：欲統計的數值、文字或運算式
範例情境：
假設有一份產品銷售紀錄，A欄為產品名稱，B欄為銷售日期。若要統計「蘋果」這個產品出現的次數：
| A | B |
|---|---|
| 蘋果 | 2023/6/1 |
| 香蕉 | 2023/6/2 |
| 蘋果 | 2023/6/3 |
| 葡萄 | 2023/6/4 |
| 蘋果 | 2023/6/5 |
公式為：
=COUNTIF(A2:A6, "蘋果")
結果為3。
常見應用：單一條件計數
- 統計某成績等級出現次數：
=COUNTIF(B2:B100, "A") - 計算某日期出現次數：
=COUNTIF(C2:C50, "2023/6/1") - 統計大於某數值的次數：
=COUNTIF(D2:D20, ">80")
實務案例：
在專案管理中，若需統計「已完成」任務數量，可用：
=COUNTIF(E2:E100, "已完成")
進階計數：多條件與唯一值統計
當計數需求更複雜時，可利用COUNTIFS、UNIQUE等進階函數。
多條件計數（COUNTIFS）
語法：
=COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, ...)
案例：
統計「蘋果」且「銷售日期為2023/6/1」的次數：
=COUNTIFS(A2:A6, "蘋果", B2:B6, "2023/6/1")
常見錯誤：
– 範圍長度需一致，否則會出現錯誤。
– 條件格式需正確，日期建議用日期值或正確格式。
統計唯一值出現次數（UNIQUE+COUNTIF）
Excel 365/2021用戶可利用UNIQUE搭配COUNTIF，快速取得每個唯一項目的出現次數。
步驟：
1. 取得唯一值清單：=UNIQUE(A2:A100)
2. 計算每個唯一值的出現次數：
假設唯一值清單在D2:D10，原始資料在A2:A100
=COUNTIF(A2:A100, D2)
舊版Excel替代方案：
可用「移除重複」功能取得唯一值，再用COUNTIF計算。
分組統計所有項目出現次數
若需列出所有項目及其出現次數（如每種產品銷售次數），可依上述UNIQUE+COUNTIF方法操作，或利用樞紐分析表（見後文）。
產業應用：
– 銷售分析：各產品銷售量
– 客訴統計：各問題類型出現次數
– 員工考勤：各異常類型統計
常見問題與解決方案
Q1. COUNTIF為何無法正確計數？
A：常見原因包括資料格式不一致（如數字與文字混用）、多餘空格、隱藏列未納入、條件拼寫錯誤。建議檢查資料並善用TRIM、VALUE等輔助函數。
Q2. 如何計算部分符合條件的次數（模糊查詢）？
A：可用萬用字元。
– 包含某字串：=COUNTIF(A2:A100, "*蘋果*")
– 以某字開頭：=COUNTIF(A2:A100, "蘋果*")
Q3. COUNTIF會區分大小寫嗎？
A：不會，COUNTIF對大小寫不敏感。
Q4. 如何排除空白或錯誤值？
A：可結合COUNTIFS設定條件排除空白：
=COUNTIFS(A2:A100, "蘋果", B2:B100, "<>")
Excel不同版本支援情況
- COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS：所有主流版本皆支援
- UNIQUE、GROUPBY：僅支援Excel 365與Excel 2021
- 舊版Excel（2016/2019等）無法直接使用UNIQUE，可用「移除重複」功能或輔助公式替代
建議：
如需大量分組統計，考慮升級至Excel 365，或搭配協作工具提升效率。
進階應用：樞紐分析表統計出現次數
樞紐分析表是快速統計各項目出現次數的強大工具，特別適合大量資料。
操作步驟：
1. 選取資料範圍，點選「插入」→「樞紐分析表」
2. 將欲統計的欄位拖曳至「列」區
3. 將同一欄位拖曳至「值」區，預設即為「計數」
4. 即可自動產生各項目出現次數統計表
應用舉例：
– 專案任務狀態分布
– 客戶回饋類型統計
– 銷售地區分布
實用工具推薦：提升團隊資料統計效率
當資料量龐大或需多人協作時，建議結合專業工具提升效率。例如，Monday.com 提供可視化資料管理、分組統計與自動化報表功能，適合專案管理、團隊協作與多維度資料分析。
ClickUp 及 Notion 也支援自訂欄位統計與資料視覺化，能有效補足Excel在協作與自動化上的不足。
若需處理PDF或表單資料，pdfFiller 與 SignNow 可協助數位化流程，提升資料整合效率。
結論與常用公式摘要
Excel計算出現次數的方法多元，從COUNTIF的單一條件，到COUNTIFS多條件、UNIQUE唯一值統計，再到樞紐分析表的分組計數，皆能靈活應對各種需求。選擇合適的函數與工具，能大幅提升資料處理效率。
常用公式總結：
| 需求 | 公式範例 |
|---|---|
| 單一條件計數 | =COUNTIF(A2:A100, "蘋果") |
| 多條件計數 | =COUNTIFS(A2:A100, "蘋果", B2:B100, "完成") |
| 唯一值清單 | =UNIQUE(A2:A100)（365/2021專屬） |
| 唯一值出現次數 | =COUNTIF(A2:A100, D2) |
| 模糊查詢 | =COUNTIF(A2:A100, "*蘋果*") |
如需進一步提升團隊資料統計與協作效率，不妨試用Monday.com等專業平台，讓資料管理更輕鬆！
