Excel 公式教學總覽
Excel公式是數據分析與自動化處理的核心工具，無論是專案管理、業務統計、財務分析還是日常辦公，都離不開公式的靈活運用。透過學習公式，你可以快速彙總資料、進行條件判斷、查找比對、清理數據，甚至串接外部工具，極大提升工作效率。本文將從基礎語法、常用與進階函數、錯誤排查、實務案例到效率技巧，全面解析Excel公式的應用精髓，適合專案經理、團隊領導、知識工作者及所有希望提升數據處理力的上班族。
Excel 公式基礎入門
公式語法與運算子
Excel公式一律以等號（=）開頭，後接運算子與函數。例如：
– 基本加減乘除：=A1+B1、=A2-B2、=A3*B3、=A4/B4
– 文字串接：=A1 & "部門"
運算子說明：
– 加法：+
– 減法：-
– 乘法：*
– 除法：/
– 串接文字：&
參照方式
– 相對參照（如A1）：複製公式時會自動變動。
– 絕對參照（如$A$1）：複製公式時固定不變。
– 混合參照（如A$1或$A1）：部分固定。
常見應用情境
– 批量計算銷售金額：=單價*數量
– 動態統計：拖曳公式自動套用至多行
常見錯誤訊息與除錯技巧
#VALUE!：資料型態不符（如數字與文字混用）#REF!：參照的儲存格已刪除#DIV/0!：除數為零#NAME?：函數拼寫錯誤或未加等號#N/A：查無資料（常見於查找函數）
排查方法
– 檢查公式拼寫與參照範圍
– 使用「公式稽核」功能追蹤錯誤來源
– 利用IFERROR包覆公式，避免錯誤訊息影響報表美觀
必學Excel常用公式與函數
加總與平均（SUM、AVERAGE、SUMIF）
=SUM(A1:A10)：計算A1至A10的總和=AVERAGE(B1:B10)：計算B1至B10的平均值=SUMIF(C1:C10, ">100", D1:D10)：加總D1至D10，僅限C欄大於100的列
實務案例
– 銷售總額統計、部門平均績效計算
– 依條件（如地區、產品類別）加總業績
常見錯誤
– 範圍不一致導致結果不正確
– SUMIF條件未加引號或格式錯誤
統計與計數（COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS）
=COUNT(E1:E20)：計算E欄中有幾個數字=COUNTA(F1:F20)：計算F欄中非空白儲存格數=COUNTIF(G1:G20, "已完成")：計算G欄中「已完成」的次數=COUNTIFS(H1:H20, ">80", I1:I20, "<100")：多條件計數
產業應用
– 統計完成任務數、計算缺席人數
– 多條件篩選（如同時符合部門與分數區間）
常見問題
– COUNT只能計數數字，文字需用COUNTA
– COUNTIF條件格式錯誤
條件判斷（IF、IFS、IFERROR）
=IF(J1>60, "及格", "不及格")：判斷分數是否及格=IFS(K1>90, "優", K1>80, "良", K1>60, "及格", TRUE, "不及格")：多條件判斷=IFERROR(公式, "無資料")：遇錯誤時顯示自訂訊息
案例解析
– 成績等級分類、費用超標警示
– 報表自動顯示「無資料」而非錯誤碼
常見錯誤
– IF巢狀過多導致難以維護
– 忽略IFERROR導致報表出現錯誤訊息
查找與引用（VLOOKUP、XLOOKUP、INDEX/MATCH）
=VLOOKUP(L1, 資料表範圍, 欄位序號, FALSE)：依關鍵字查找對應資料=XLOOKUP(M1, 查找範圍, 回傳範圍, "未找到")：新版Excel更彈性的查找=INDEX(範圍, MATCH(條件, 查找範圍, 0))：靈活的資料查找組合
應用情境
– 員工名單比對、產品庫存查詢、跨表格資料對應
常見問題
– VLOOKUP僅能向右查找，XLOOKUP無此限制
– 查找值格式不一致導致查無資料
文字處理（CONCAT、TEXTJOIN、LEFT、RIGHT、MID、TEXT）
=CONCAT(N1, " ", O1)：合併兩欄文字=TEXTJOIN("-", TRUE, P1:P3)：以「-」連接多個儲存格內容=LEFT(Q1, 3)：取左側3個字元=RIGHT(Q1, 4)：取右側4個字元=MID(Q1, 2, 5)：從第2個字元起取5個字=TEXT(R1, "yyyy/mm/dd")：數字轉日期格式
實用案例
– 合併姓名與部門、格式化電話號碼、提取編號
常見錯誤
– 文字長度超出範圍
– TEXT格式碼拼寫錯誤
日期與時間函數（TODAY、NOW、DATEDIF、EDATE等）
=TODAY()：取得今天日期=NOW()：取得目前日期與時間=DATEDIF(S1, S2, "Y")：計算兩日期間隔年數=EDATE(T1, 3)：T1日期往後3個月
產業應用
– 計算員工年資、專案時程追蹤、到期日提醒
常見問題
– DATEDIF僅支援特定語法
– 日期格式不一致導致錯誤
進階Excel公式應用
公式組合與巢狀公式
將多個函數組合可解決複雜需求：
– =IF(SUM(U1:U5)>1000, "達標", "未達標")
– =TEXTJOIN(";", TRUE, IF(V1:V10>80, W1:W10, ""))（需Ctrl+Shift+Enter）
實際案例
– 自動產生合格名單、依多條件彙整資訊
常見錯誤
– 巢狀層數過多難維護
– 陣列公式需正確輸入
陣列公式與新函數（UNIQUE、FILTER、SORT等）
=UNIQUE(X1:X20)：列出不重複值=FILTER(Y1:Y20, Z1:Z20="北區")：篩選指定條件資料=SORT(AA1:AB20, 2, -1)：依第2欄遞減排序
應用情境
– 快速取得獨立名單、動態篩選報表、資料自動排序
常見問題
– 舊版Excel不支援新函數
– 陣列公式需確認版本相容性
條件格式與自動化應用
- 利用公式設定條件格式，如：
=B2>100自動標示超過100的數值 - 自動著色、警示、圖示集提升資料可視化
產業應用
– 銷售目標達成標示、異常數據警示
常見錯誤
– 條件格式公式參照錯誤導致標示異常
實用案例與常見問題（FAQ）
實際案例解析
- 成績計算：用IF與AVERAGE自動判斷及格與否
- 銷售統計：SUMIF依產品類別加總業績
- 資料比對：VLOOKUP查找員工工號對應姓名
常見問題解答
- 公式無法運作怎麼辦？
檢查等號、函數拼寫、參照範圍與資料格式。 - 如何快速複製公式？
拖曳填滿控點，或雙擊儲存格右下角自動填滿。 - 如何防止公式錯誤？
使用IFERROR、正確設定絕對/相對參照，並善用「公式稽核」工具。
Excel公式效率提升技巧
自動填充與拖曳技巧
- 利用填滿控點快速複製公式至多行多列
- 雙擊右下角自動填滿至相鄰資料結束
絕對與相對參照的應用
- 設定$符號固定參照，避免複製公式時參照錯位
- 常見於計算稅率、匯率等固定值
Excel與其他工具整合應用
與Google Sheets公式差異簡述
- 公式語法大致相同，但部分函數名稱與功能略有差異（如ARRAYFORMULA、QUERY為Google Sheets專有）
- Google Sheets支援即時多人協作，適合雲端團隊作業
專案管理工具與Excel整合應用
在專案管理、團隊協作或自動化流程中，Excel常與專業工具結合使用。例如，Monday.com可將Excel資料匯入專案看板，實現進度追蹤與自動提醒；ClickUp則支援將Excel報表整合至任務管理流程，提升團隊協作效率。這類工具適合需要跨部門協作、資料自動同步、或希望將數據分析結果直接轉化為行動項目的團隊。
結語
掌握Excel公式不僅能提升數據分析力，更能強化自動化與跨工具整合能力。建議持續學習進階函數與效率技巧，並善用如Monday.com、ClickUp等專業工具，將Excel數據與專案管理無縫結合，讓工作流程更高效、更具彈性。立即開始你的Excel公式升級之旅，發揮數據的最大價值！
