Excel 公式大全總覽
Excel公式是提升資料分析、報表製作與日常辦公效率的關鍵工具。透過靈活運用各類函數，無論是數據統計、資料查找、文字處理還是自動化流程，都能顯著減少人工操作時間，提升準確性。無論你是專案經理、團隊領導還是一般上班族，熟練掌握Excel公式，都是現代職場必備的數位能力。
Excel常用公式分類與說明
數學與統計類
SUM
- 語法：
=SUM(範圍) - 範例：
=SUM(A2:A10)計算A2到A10的總和。 - 應用情境：每月銷售額加總、專案預算統計。
- 常見錯誤：範圍包含非數字資料會自動忽略。
AVERAGE
- 語法：
=AVERAGE(範圍) - 範例：
=AVERAGE(B2:B10)計算B2到B10的平均值。 - 應用情境：員工績效平均分數、產品評價平均分。
- 常見錯誤：若範圍全為空白或文字，會回傳錯誤。
MAX / MIN
- 語法：
=MAX(範圍)、=MIN(範圍) - 範例：
=MAX(C2:C10)找出最大值，=MIN(C2:C10)找出最小值。 - 應用情境：找出最高銷售額、最低庫存量。
- 常見錯誤：空白或非數字資料會被忽略。
COUNT / COUNTA
- 語法：
=COUNT(範圍)（計算數字）、=COUNTA(範圍)（計算非空白） - 範例：
=COUNT(D2:D10)，=COUNTA(D2:D10) - 應用情境：統計填寫問卷人數、計算有效資料筆數。
- 常見錯誤：COUNT不計算文字，COUNTA會計算所有非空白格。
SUMIF / COUNTIF
- 語法：
=SUMIF(範圍, 條件, 加總範圍)、=COUNTIF(範圍, 條件) - 範例：
=SUMIF(E2:E10, "已完成", F2:F10)加總已完成項目的金額。 - 應用情境：專案進度統計、分類加總。
- 常見錯誤：條件格式需正確（如文字需加引號）。
查找與參照類
VLOOKUP / HLOOKUP
- 語法：
=VLOOKUP(查詢值, 表格範圍, 欄序號, [精確/模糊]) - 範例：
=VLOOKUP(G2, A2:D10, 3, FALSE)查找G2在A2:A10，返回第3欄值。 - 應用情境：人員資料查找、產品價格自動帶入。
- 常見錯誤：查詢值不在第一欄會失敗，欄序號超出範圍會回傳錯誤。
XLOOKUP
- 語法：
=XLOOKUP(查詢值, 查詢範圍, 返回範圍, [未找到時返回]) - 範例：
=XLOOKUP(H2, B2:B10, D2:D10, "未找到") - 應用情境：跨表格資料查找、動態報表。
- 優點：支援向左查找、可自訂未找到時的回傳值，取代VLOOKUP多數用途。
- 常見錯誤：舊版Excel不支援。
INDEX / MATCH
- 語法：
=INDEX(返回範圍, MATCH(查詢值, 查詢範圍, 0)) - 範例：
=INDEX(D2:D10, MATCH(I2, B2:B10, 0)) - 應用情境：多條件查找、動態資料引用。
- 常見錯誤：MATCH未找到時回傳錯誤。
邏輯與條件判斷
IF / IFS
- 語法：
=IF(條件, 結果1, 結果2)；=IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, ...) - 範例：
=IF(J2>=60, "及格", "不及格") - 應用情境：自動評分、狀態標示。
- 延伸：巢狀IF可處理多重條件，IFS更適合多條件判斷。
- 常見錯誤：括號配對錯誤、條件未完整覆蓋。
AND / OR / NOT
- 語法：
=AND(條件1, 條件2)、=OR(條件1, 條件2)、=NOT(條件) - 範例：
=IF(AND(K2>80, L2="完成"), "獎勵", "無") - 應用情境：複合條件篩選、進階自動判斷。
- 常見錯誤：條件邏輯混淆。
文字處理類
CONCATENATE / CONCAT / TEXTJOIN
- 語法：
=CONCATENATE(A2, " ", B2)；=CONCAT(A2, " ", B2)；=TEXTJOIN("分隔符", 忽略空白, 範圍) - 範例：
=TEXTJOIN("-", TRUE, A2:C2)合併A2到C2，並以-分隔。 - 應用情境：姓名合併、地址組成、批次產生標籤。
- 常見錯誤：CONCATENATE為舊函數，建議用CONCAT或TEXTJOIN。
LEFT / RIGHT / MID / LEN / TRIM
- 語法：
=LEFT(文字, 長度)、=RIGHT(文字, 長度)、=MID(文字, 起始, 長度)、=LEN(文字)、=TRIM(文字) - 範例：
=LEFT(M2, 3)取前三字元。 - 應用情境：編號截取、格式清理、資料標準化。
- 常見錯誤：字元數超出實際長度會回傳空白。
日期與時間類
TODAY / NOW / DATE / DATEDIF / YEAR / MONTH / DAY / EDATE
- 語法：
=TODAY()、=NOW()、=DATE(年, 月, 日)、=DATEDIF(開始, 結束, "單位") - 範例：
=DATEDIF(N2, TODAY(), "Y")計算年齡。 - 應用情境：自動產生報表日期、計算專案天數、到期提醒。
- 常見錯誤：DATEDIF僅支援特定單位（”Y”、”M”、”D”等）。
資料處理與自動化
FILTER / UNIQUE / SORT / SUBTOTAL
- 語法：
=FILTER(範圍, 條件)、=UNIQUE(範圍)、=SORT(範圍, [欄], [順序]) - 範例：
=FILTER(O2:P100, P2:P100="進行中")篩選進行中項目。 - 應用情境：動態資料篩選、去除重複、排序自動化。
- 常見錯誤：舊版Excel不支援，需Office 365以上版本。
Excel公式實務應用案例
案例一：自動統計專案進度
利用COUNTIF統計「已完成」任務數，配合SUMIF計算已完成任務的總工時，快速產生專案進度儀表板。
案例二：批次合併多欄姓名
用TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:C2)將姓、名、中間名合併，應用於大量名單整理。
案例三：動態報表資料篩選
透過FILTER函數，依據使用者輸入條件，自動產生符合條件的資料清單，提升報表互動性。
案例四：自動產生每月到期提醒
結合EDATE與TODAY，自動計算下月到期項目，並用IF標示提醒。
常見Excel公式問題與排解
常見錯誤訊息說明
| 錯誤訊息 | 原因說明 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #N/A | 查找值不存在於資料範圍 | 檢查查詢值與資料一致性 |
| #VALUE! | 資料型態不符（如文字加總） | 檢查公式參數型態 |
| #REF! | 參照範圍已刪除 | 修正參照範圍 |
| #DIV/0! | 除數為零 | 檢查分母是否為零 |
相對與絕對參照（$符號用法）
- 相對參照（如A1）：拖曳公式時會自動變動。
- 絕對參照（如$A$1）：拖曳公式時固定不變。
- 混合參照（如A$1、$A1）：部分固定。
陣列公式基礎
- 用途：同時處理多筆資料，如同時計算多條件加總。
- 輸入方式：新版Excel直接輸入，舊版需Ctrl+Shift+Enter。
Excel公式與辦公自動化工具比較
Excel公式適合處理大量結構化資料、複雜計算與自訂報表，但在多用戶協作、自動化流程與跨部門專案管理上，專業工具如Monday.com或ClickUp更具優勢。這些工具支援自動任務分派、進度追蹤、跨平台整合，並可與Excel資料互通，適合需要高效團隊協作與流程自動化的情境。
| 功能面向 | Excel公式 | Monday.com / ClickUp |
|---|---|---|
| 資料計算 | 強大 | 基本 |
| 團隊協作 | 需檔案共用 | 即時協作、權限控管 |
| 自動化流程 | 需VBA或公式 | 內建自動化規則 |
| 報表視覺化 | 靈活但需手動設計 | 多種圖表模板、即時更新 |
| 跨平台整合 | 需外掛或手動 | 支援多平台、API整合 |
Excel公式速查表
| 公式名稱 | 功能說明 | 語法範例 | 常見應用 |
|---|---|---|---|
| SUM | 加總 | =SUM(A2:A10) | 銷售總額 |
| AVERAGE | 平均值 | =AVERAGE(B2:B10) | 成績平均 |
| COUNTIF | 條件計數 | =COUNTIF(C2:C10, “完成”) | 任務統計 |
| VLOOKUP | 垂直查找 | =VLOOKUP(D2, A2:B10, 2, FALSE) | 產品價格查找 |
| XLOOKUP | 靈活查找 | =XLOOKUP(E2, B2:B10, C2:C10) | 員工資料查找 |
| IF | 條件判斷 | =IF(F2>60, “及格”, “不及格”) | 自動評分 |
| CONCAT | 合併文字 | =CONCAT(G2, ” “, H2) | 姓名合併 |
| FILTER | 條件篩選 | =FILTER(I2:J100, J2:J100=”進行中”) | 動態報表 |
常見FAQ
如何合併多欄文字為一欄？
可用TEXTJOIN("分隔符", TRUE, 範圍)，如=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:C2)。
VLOOKUP與XLOOKUP有何差異？
XLOOKUP支援向左查找、可自訂未找到時的回傳值，語法更直覺，建議優先使用。
如何快速複製公式至整欄？
選取公式儲存格右下角拖曳，或雙擊右下角小方塊自動填滿。
公式出現#N/A怎麼辦？
檢查查找值是否正確、資料是否一致，或用IFERROR(公式, "提示")處理錯誤。
如何固定公式參照不變？
在欄列前加$，如$A$1，拖曳時參照不會變動。
結語與進階學習建議
熟練掌握Excel公式，能大幅提升數據處理與報表自動化能力。建議持續探索進階函數、結合資料視覺化與自動化工具，打造高效的工作流程。若你的團隊需要更進階的協作與自動化，建議評估Monday.com等專業平台，搭配Excel運用，讓專案管理與資料分析更上一層樓。
