Excel 公式 IF 函數完整解析
Excel 的 IF 函數是進行條件判斷與自動化決策的核心工具。無論是資料分類、成績判斷、異常警示，還是自動標籤，IF 都能大幅提升數據處理效率。
IF 函數的基本語法如下：
=IF(邏輯條件, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)
- 邏輯條件：可比較數字、文字、日期、空值等（如 A1>=60、B2=”完成”、C3<>””）。
- 條件成立時的結果：當條件為 TRUE 時要顯示的內容，可為數值、文字、公式等。
- 條件不成立時的結果：當條件為 FALSE 時要顯示的內容。
適用場景舉例：
– 成績判斷（及格/不及格）
– 銷售目標達成（達標/未達標）
– 資料分類（高/中/低）
– 日期過期提醒
– 自動標記異常數據
支援資料型態：
– 數字
– 文字
– 日期
– 空值（空白）
IF 函數的基本用法與範例
以下以常見資料類型，彙整 IF 函數的基礎應用：
| 應用情境 | 範例公式 | 說明 |
|---|---|---|
| 數字判斷 | =IF(A2>=60, “及格”, “不及格”) | 成績判斷 |
| 文字判斷 | =IF(B2=”完成”, “已完成”, “未完成”) | 任務狀態標記 |
| 日期判斷 | =IF(C2<TODAY(), “已過期”, “有效”) | 有效期限檢查 |
| 空值判斷 | =IF(D2=””, “未填寫”, “已填寫”) | 表單填寫檢查 |
實務案例：
– 成績判斷：若 A2 分數大於等於 60，顯示「及格」，否則顯示「不及格」。
– 任務追蹤：若 B2 為「完成」，顯示「已完成」，否則「未完成」。
– 有效期限：若 C2 日期早於今天，顯示「已過期」，否則「有效」。
– 資料檢查：若 D2 為空，顯示「未填寫」，否則「已填寫」。
IF 函數進階技巧
IF 函數可與其他邏輯函數結合，處理更複雜的多條件判斷，或進行多層嵌套。以下分別說明：
IF 與 AND/OR/NOT 結合應用
-
AND：多條件皆需成立
例：數學與英文皆及格才算「通過」
=IF(AND(B2>=60, C2>=60), "通過", "未通過") -
OR：任一條件成立即可
例：數學或英文其中一科及格即算「補考」
=IF(OR(B2>=60, C2>=60), "補考", "不及格") -
NOT：條件不成立時觸發
例：若未完成任務則標記
=IF(NOT(B2="完成"), "需跟進", "OK")
適用情境：
– 多指標評分
– 任務多重條件追蹤
– 異常資料標記
多層嵌套IF與IFS函數
-
多層嵌套 IF：依序判斷多個條件
例：分數分級（90 以上優、60-89 普通、60 以下不及格）
=IF(A2>=90, "優", IF(A2>=60, "普通", "不及格")) -
IFS 函數（新版 Excel 支援）：多條件依序判斷，語法更簡潔
例：
=IFS(A2>=90, "優", A2>=60, "普通", A2<60, "不及格")
何時用 IFS？
當條件超過 3 層時，IFS 公式較易閱讀與維護。
注意：過多層嵌套會影響公式效能與可讀性，建議條件複雜時考慮 IFS 或輔助欄位。
IF 函數常見錯誤與排解
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 資料型態不符、參數錯誤 | 檢查條件與參數格式 |
| #NAME? | 拼字錯誤、未加引號 | 檢查函數拼寫、文字需加雙引號 |
| #REF! | 參照儲存格不存在 | 檢查儲存格範圍 |
| 結果為空白 | 條件未涵蓋所有可能 | 補全所有條件 |
| 括號錯誤 | 括號數量不符 | 檢查每個 IF/AND/OR 是否正確閉合 |
常見排解建議：
– 文字判斷需加雙引號（如 “完成”）
– 日期判斷建議用 DATE 或 TODAY 函數輔助
– 多層嵌套時，每層括號需對應
– 避免過度複雜的嵌套，考慮拆分輔助欄位
IF 函數實務應用案例
案例一：薪資獎金自動判斷
條件：若業績達標給予獎金，否則無
公式：=IF(B2>=目標值, "有獎金", "無獎金")
案例二：自動分類標籤
條件：根據分數自動標記「高分」、「中分」、「低分」
公式：=IF(A2>=90, "高分", IF(A2>=70, "中分", "低分"))
案例三：異常數據警示
條件：若數值超過合理範圍自動警示
公式：=IF(OR(B2<下限, B2>上限), "異常", "正常")
案例四：資料清理自動標註
條件：若資料為空自動標示「缺漏」
公式：=IF(C2="", "缺漏", "完整")
案例五：到期日提醒
條件：若到期日已過自動標示「需處理」
公式：=IF(D2<TODAY(), "需處理", "正常")
IF 函數常見問題FAQ
Q1：IF 函數可以判斷多個條件嗎？
A：可以，請結合 AND、OR、NOT 函數，或使用多層嵌套 IF、IFS 函數。
Q2：IF 函數與 IFS 函數有什麼不同？
A：IFS 支援多條件依序判斷，語法更簡潔，適合條件較多的情境；IF 適合單一或少量條件。
Q3：為什麼我的 IF 公式顯示錯誤？
A：常見原因包括括號不符、資料型態錯誤、拼字錯誤、未加引號等，請逐一檢查公式。
Q4：IF 函數能處理日期或空值嗎？
A：可以，請搭配 TODAY、ISBLANK 等函數判斷日期或空值。
Q5：如何避免多層嵌套 IF 造成混亂？
A：建議使用 IFS 函數或輔助欄位，讓公式更易維護。
提升效率的進階建議與工具推薦
在專案管理、團隊協作或大量數據決策時，僅靠 Excel 公式有時難以應對跨部門協作與複雜流程。建議可搭配 Monday.com、ClickUp 等專業管理工具，將 Excel 數據自動化串接至任務看板、進度追蹤與決策流程，讓團隊能即時掌握關鍵資訊，有效提升整體效率。這類工具支援多種數據來源整合、條件自動提醒與協作溝通，特別適合需要彈性數據判斷與自動化流程的知識型團隊。
結論與重點整理
- IF 函數是 Excel 條件判斷的核心工具，能靈活處理數字、文字、日期、空值等多元情境。
- 進階應用可結合 AND/OR/NOT、嵌套 IF 或 IFS 處理複雜條件。
- 常見錯誤多與資料型態、括號、引號有關，需細心檢查。
- 實務應用廣泛，從成績判斷、分類標籤、異常警示到自動提醒皆可活用。
- 若需跨部門協作與自動化，建議結合專業管理工具，提升決策與執行效率。
- 建議多練習不同案例，熟悉語法與常見陷阱，讓數據處理更精準高效。
