為什麼需要刪除重複資料？
在專案管理、團隊協作或日常辦公中，重複資料經常出現在名單整併、銷售報表、問卷彙整等情境。這些重複值若未及時清理，容易導致統計錯誤、重複聯絡、資源浪費，甚至影響決策品質。例如，行銷團隊合併多份客戶名單時，若未去重，可能會重複發送郵件；財務人員彙整訂單時，重複紀錄會造成營收統計失真。因此，學會有效刪除重複資料，是提升數據品質與工作效率的關鍵步驟。
Excel內建「移除重複值」功能教學
Excel提供「移除重複值」的內建工具，能快速清理資料表中的重複項。此功能適用於大多數資料整理需求，操作簡單，適合初學者與進階用戶。
操作步驟詳解
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選取資料範圍
先開啟欲處理的Excel檔案，選取需要去重的資料範圍。建議僅選取有資料的區塊，避免誤刪其他內容。 -
點擊「資料」標籤
在上方功能區選擇「資料」標籤。 -
選擇「移除重複值」
點擊「資料工具」群組中的「移除重複值」按鈕。 -
選擇欄位條件
在跳出的視窗中，勾選要比對的欄位。例如，若只需根據「電子郵件」去重，僅勾選該欄；若需多欄位同時一致才算重複，則全選。 -
確認與執行
點擊「確定」後，Excel會自動刪除重複資料，並顯示刪除結果。 -
備份建議
執行前建議先複製原始資料到新工作表，避免誤刪無法復原。
多版本Excel的差異
- Windows與Mac版操作路徑相似，但部分舊版Excel（如2010以前）介面略有不同，功能名稱可能為「移除重複專案」。
- 若使用Google Sheets，則可利用「資料」>「資料清理」>「移除重複項目」。
常見問題與注意事項
- 去重後資料無法復原？
若未先備份，刪除後僅能透過「復原」功能（Ctrl+Z）立即還原，關閉檔案後將無法復原。 - 空白列會被視為重複嗎？
若全部欄位皆為空白，Excel會將其視為重複並僅保留一列。 - 格式不同但內容相同會被刪除嗎？
Excel僅比對內容，不考慮字型、顏色等格式。 - 部分欄位有空值時怎麼處理？
只要比對欄位內容完全相同即視為重複，空值也會納入判斷。
其他去重方法與進階技巧
除了內建功能，Excel還有多種進階方法協助標示或找出重複值，適合需要保留重複資料或進行進一步分析的情境。
使用條件格式標示重複值
若只想標示重複資料而不直接刪除，可利用條件格式：
- 選取欲檢查的資料範圍。
- 點擊「常用」>「條件格式」>「醒目提示儲存格規則」>「重複值」。
- 選擇標示顏色，按「確定」即可。
應用情境：
如人資部門需檢查員工名單是否有重複登錄，或行銷團隊需標示重複聯絡人，但暫不刪除。
使用函數找出/去除重複值
COUNTIF函數標示重複
- 在新欄位輸入：
=COUNTIF(A:A, A2)>1
若結果為TRUE，代表該值重複。
UNIQUE函數自動去重（僅限新版Excel）
- 在新欄位輸入：
=UNIQUE(A:A)
會自動產生唯一值清單。
應用情境：
適合自動化名單整理、動態產生唯一清單，或需進行進一步統計分析時使用。
實際應用案例
案例一：客戶名單合併去重
專案經理需合併多個業務同仁的客戶名單，避免重複聯繫。利用「移除重複值」功能，根據「電子郵件」欄位去重，確保每位客戶僅出現一次。
案例二：銷售訂單資料整併
財務人員彙整多個月份的訂單資料，需保留每筆唯一訂單。先用條件格式標示重複訂單編號，再人工檢查異常後，批次刪除重複資料。
案例三：團隊協作資料同步
團隊在協作平台（如Monday.com）同步Excel資料時，先用UNIQUE函數產生唯一清單，再匯入協作工具，避免資料重複造成溝通混亂。
常見問答FAQ
Q1：去重後發現資料有誤，怎麼辦？
A：可立即使用「復原」（Ctrl+Z）還原，建議操作前先備份原始資料。
Q2：只想標示重複資料，不想刪除？
A：可用條件格式標示重複值，或用COUNTIF函數輔助檢查。
Q3：多欄位同時去重會發生什麼事？
A：僅當所有選取欄位內容完全一致時，才會被視為重複並刪除。
Q4：空白列或格式不同的資料會被刪除嗎？
A：完全空白的列會被視為重複；格式不同但內容相同仍會被刪除。
Q5：Excel函數能否自動去重？
A：新版Excel可用UNIQUE函數自動產生唯一清單，舊版可用進階函數搭配篩選。
進階協作與自動化工具推薦
當團隊需處理大量資料或多人成本協作時，建議結合專業協作平台提升效率。例如，Monday.com可整合Excel資料，協助團隊自動同步、分工與追蹤，減少重複資料產生。對於需跨部門協作、定期資料更新的專案，這類工具能有效提升資料一致性與溝通效率。
結語與重點整理
刪除重複資料是數據管理的基本功，無論是利用Excel內建功能、條件格式還是函數，都能根據實際需求靈活選擇。操作前務必備份原始資料，並根據資料特性選擇合適方法。若需團隊協作或自動化處理，建議結合如Monday.com等專業平台，讓資料管理更高效、更安全。
