Excel加密教學總覽
Excel檔案常用於儲存敏感數據、財務報表、客戶資料等重要資訊，若未妥善加密，極易造成資料外洩風險。無論是個人工作者、團隊協作，或企業內部管理，學會正確的Excel加密方法，都是保障資訊安全的關鍵。以下將依據不同版本、實際應用情境，帶你深入掌握Excel加密的完整流程與最佳實踐。
Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）
Windows版Excel加密教學
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開啟欲加密的Excel檔案
啟動Excel，開啟需要加密的檔案。 -
進入檔案選單
點選左上角「檔案」，進入後台選單。 -
選擇「另存新檔」
點選「另存新檔」，選擇儲存位置與檔案名稱。 -
設定加密密碼
在另存新檔視窗下方，點選「工具」→「一般選項」。 - 開啟檔案密碼：輸入密碼後，開啟檔案時必須輸入正確密碼。
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修訂檔案密碼：僅允許特定人員修改檔案內容。
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確認密碼
系統會要求再次輸入密碼以確認，請務必輸入一致。 -
儲存加密檔案
點擊「儲存」，完成加密。此時檔案已受密碼保護。
產業應用情境：
財務部門常以Excel記錄預算、薪資等敏感數據，透過檔案加密，能有效防止未授權人員存取。
常見錯誤：
– 密碼設置過於簡單（如1234），易被破解。
– 忘記密碼，導致檔案永久無法開啟。
Mac版Excel加密教學
- 開啟Excel檔案，點選「檔案」→「密碼」。
- 選擇「設定開啟密碼」或「設定修改密碼」。
- 輸入並確認密碼，儲存檔案。
注意：
Mac版Excel部分舊版功能略有不同，若找不到密碼設定選項，建議更新至最新版本。
保護工作表、保護工作簿與檔案加密的差異
Excel提供多種保護功能，適用於不同需求。以下表格比較三種常見方式：
| 保護方式 | 主要功能 | 適用情境 | 限制說明 |
|---|---|---|---|
| 檔案加密 | 開啟/修改檔案需密碼 | 檔案含敏感資料需嚴格控管 | 密碼遺失無法找回 |
| 保護工作表 | 限制單一工作表的編輯、格式變更 | 只需保護部分資料 | 無法防止檔案被開啟 |
| 保護工作簿 | 限制整本活頁簿的結構變更（如新增刪除工作表） | 管理多人協作時防止結構被改 | 內容仍可被檢視 |
案例說明：
– 團隊協作時，僅需防止同事誤刪工作表，適合用「保護工作簿」。
– 若需防止外部人員開啟檔案，務必使用「檔案加密」。
密碼管理與安全性建議
- 密碼強度建議：
建議設置8位以上、包含大小寫字母、數字與符號的複雜密碼。例如：P@ssw0rd!23 - 密碼管理工具：
使用專業密碼管理工具可協助安全儲存與管理多組密碼，避免遺失。 - 遺失密碼風險：
Excel加密屬於高強度保護，密碼遺失後無法透過官方方式找回，建議備份密碼於安全處。 - 資訊安全提醒：
不建議將密碼透過Email、即時通訊等不安全方式傳遞，避免資料外洩。
進階加密需求與第三方工具
若Excel內建加密功能無法滿足需求（如需批次加密、簽署、雲端協作），可考慮下列工具：
- pdfFiller
適合將Excel轉為PDF後進行加密、權限設定與電子簽署，常用於對外發送報表、合約等。 - SignNow
支援文件加密與電子簽名，適合需要法律效力的文件流程。 - Monday.com
團隊協作平台，支援權限控管與檔案安全管理，適合多部門協作時集中管理Excel等檔案。
應用情境：
– 企業需將財務報表加密後發送給外部審計單位，可先轉為PDF並用pdfFiller加密。
– 需多人審核與簽署的Excel文件，可結合SignNow進行流程管理。
常見問題（FAQ）
Excel加密後忘記密碼怎麼辦？
目前Excel官方不提供密碼找回功能，建議事先妥善記錄密碼。若遺失密碼，檔案將無法開啟。
如何移除Excel檔案密碼？
開啟已加密檔案後，重複加密步驟，將密碼欄位留空並儲存，即可移除密碼。
加密後的Excel檔案可以共用給他人嗎？
可以，但對方必須取得正確密碼才能開啟檔案。建議透過安全管道傳遞密碼。
Excel加密是否絕對安全？
Excel加密屬於高強度保護，但仍建議搭配企業級安全措施與密碼管理工具，提升整體資訊安全。
為什麼加密選項無法使用？
可能是檔案格式不支援（如CSV）、或權限不足。請確認檔案為.xlsx格式，並有完整存取權限。
結語與行動建議
正確運用Excel加密與保護功能，能大幅提升資料安全，降低資訊外洩風險。無論是個人、團隊還是企業，建議搭配密碼管理工具與進階文件管理平台（如Monday.com、pdfFiller等），打造更完善的數位安全防線。立即檢查並強化你的Excel檔案安全，讓工作更安心高效。
