Excel 字串操作全攻略【總覽】
在現代辦公環境中，數據處理與報表自動化已成為專案管理與團隊協作的核心需求。Excel的字串操作功能，不僅能協助你快速整理、轉換與分析資料，更是提升工作效率的關鍵。本篇將從基礎到進階，系統化解析Excel字串處理技巧，並結合實務案例與常見問題，讓你在日常工作中得心應手。
Excel 字串基礎知識
什麼是字串？Excel中的字串定義與應用
字串（String）是由文字、數字、符號等字符組成的資料類型。在Excel中，字串常見於姓名、地址、產品編號、備註等欄位。無論是資料清理、報表生成，還是自動化流程，字串處理都是不可或缺的技能。
產業應用情境：
– 專案管理：自動合併專案名稱與編號，生成專案清單。
– 行政作業：統一格式化電話號碼、地址等欄位。
– 銷售分析：分割客戶資料，提取關鍵資訊。
字串資料常見處理需求
- 合併多個欄位資料（如姓名、地址）
- 分割一欄資料成多欄（如姓名拆分姓與名）
- 格式化數字為特定字串（如電話、日期）
- 清理多餘空白、特殊符號
- 判斷字串是否一致、計算長度
Excel 字串合併技巧
使用「&」符號合併字串
「&」是Excel中最直觀的字串合併方式。
範例：
假設A2為「王小明」、B2為「台北市」，要合併成「王小明-台北市」：
=A2 & "-" & B2
常見應用：
– 合併姓名與部門：「張三」&「業務部」→「張三-業務部」
– 合併產品編號與名稱：「A001」&「-」&「筆記型電腦」→「A001-筆記型電腦」
常見錯誤提醒：
若未加分隔符，合併後可能字串連在一起，影響可讀性。
CONCAT、CONCATENATE、TEXTJOIN 函數比較與範例
CONCATENATE（舊版）、CONCAT（新版）
- CONCATENATE（舊版）：合併多個字串，語法：
=CONCATENATE(A2, "-", B2) - CONCAT（新版）：功能相同，語法更簡潔，支援範圍合併：
=CONCAT(A2:B2)
TEXTJOIN（進階推薦）
TEXTJOIN可自訂分隔符，並可忽略空白儲存格。
語法：
=TEXTJOIN("-", TRUE, A2:C2)
（將A2、B2、C2合併，並以「-」分隔，忽略空白）
選用建議：
– 多欄合併且需自動加分隔符，建議用TEXTJOIN。
– 合併少數欄位，&或CONCAT即可。
實務案例：
合併地址欄位（省、市、區、路名），自動加逗號分隔，且忽略空白欄位。
合併儲存格文字的常見應用
- 生成完整客戶資訊：「姓名-電話-地址」
- 報表標題自動生成：「2023年Q1-銷售報表」
- 批次建立郵件主旨：「[通知]」&「客戶姓名」&「專案名稱」
常見錯誤提醒：
合併時若資料含空白或NULL值，建議用TEXTJOIN並設忽略空白。
Excel 字串提取與分割
LEFT、MID、RIGHT 函數用法與範例
- LEFT(字串, n)： 取最左邊n個字元
例：=LEFT("A12345", 2)結果為「A1」 - RIGHT(字串, n)： 取最右邊n個字元
例：=RIGHT("A12345", 3)結果為「345」 - MID(字串, start, n)： 從第start個字元起，取n個字元
例：=MID("A12345", 2, 3)結果為「123」
實務案例：
– 提取產品編號前綴、後綴
– 從身分證號碼取出生年月日
常見錯誤提醒：
若n超過字串長度，僅返回現有字元；start小於1會錯誤。
FIND、SEARCH 函數差異與搭配應用
- FIND(尋找字, 目標字串, [起始位置])：區分大小寫
- SEARCH(尋找字, 目標字串, [起始位置])：不區分大小寫
範例：
=FIND("a", "Apple") 結果為錯誤（因為A大寫）
=SEARCH("a", "Apple") 結果為2
搭配應用：
常與LEFT、MID、RIGHT結合，動態提取特定位置的資料。
常見錯誤提醒：
找不到時會出現#VALUE!錯誤，建議搭配IFERROR處理。
SPLIT、TEXT TO COLUMNS（文字分欄）教學
TEXT TO COLUMNS（文字分欄）
- 適用於將一欄資料依分隔符（如逗號、空格）自動拆分到多欄。
- 操作：選取資料→資料→文字分欄→選擇分隔符→完成。
SPLIT（Excel 365/2021新函數）
- 語法：
=SPLIT(A2, ",") - 可直接將A2內容依逗號分割成多欄。
實務案例：
– 將「王小明,台北市,0912345678」分割為姓名、地址、電話三欄。
常見錯誤提醒：
SPLIT僅支援新版本，舊版需用文字分欄功能。
Excel 字串格式化與轉換
VALUE、TEXT 函數用法與數字/文字互轉
- VALUE(字串)： 將字串數字轉為數值
例：=VALUE("123")結果為123（數值型態） - TEXT(數值, 格式)： 將數值轉為指定格式字串
例：=TEXT(1234.5, "0.00")結果為「1234.50」
產業應用情境：
– 將「20230601」轉為「2023/06/01」日期格式
– 將數字轉為電話格式：「=TEXT(0912345678, “000-000-000”)」
常見錯誤提醒：
VALUE遇非數字字串會錯誤；TEXT格式需正確指定。
UPPER、LOWER、PROPER 大小寫轉換
- UPPER(字串)： 全部轉大寫
- LOWER(字串)： 全部轉小寫
- PROPER(字串)： 每個單字首字母大寫
範例：
=UPPER("excel 字串") → 「EXCEL 字串」
=PROPER("excel 字串") → 「Excel 字串」
實務案例：
– 統一英文姓名格式
– 清理資料庫匯入的大小寫不一致問題
格式化數字為特定字串（如電話、日期）
- TEXT函數搭配格式碼
例：=TEXT(20230601, "0000/00/00")→ 「2023/06/01」
例：=TEXT(912345678, "000-000-000")→ 「091-234-567」
常見錯誤提醒：
格式碼需配合資料長度，否則顯示異常。
Excel 字串比較與計算
EXACT、LEN、TRIM、CLEAN 函數說明與範例
- EXACT(字串1, 字串2)： 完全比對（含大小寫）
- LEN(字串)： 計算字串長度（含空白）
- TRIM(字串)： 去除多餘空白（僅保留單一間隔）
- CLEAN(字串)： 移除不可見控制字元
範例：
=EXACT("Excel", "excel") → FALSE
=LEN(" ABC ") → 7
=TRIM(" ABC ") → 「ABC」
=CLEAN("ABC"&CHAR(10)) → 「ABC」
實務案例：
– 清理複製自網頁的資料（常含多餘空白、換行符）
– 比對兩筆資料是否完全一致（如員工編號）
判斷字串是否一致、字串長度計算
- 用EXACT判斷是否一致，LEN計算長度，可配合IF自動標註異常資料。
常見錯誤提醒：
LEN計算時空白也算字元，TRIM後再計算較精確。
進階字串操作技巧
多條件合併、動態字串處理（配合IF、ARRAY等）
-
IF配合字串函數：
例：若A2為空則顯示「未填寫」，否則顯示A2內容
=IF(A2="", "未填寫", A2) -
ARRAY公式動態合併：
例：用TEXTJOIN合併範圍內所有非空資料
=TEXTJOIN(",", TRUE, A2:A10)
實務案例：
– 報表自動生成摘要欄：「專案名稱-負責人-進度」
– 批次產生郵件內容
常見錯誤訊息與排解
- #VALUE!：參數錯誤、找不到字串
- #NAME?：函數拼寫錯誤或版本不支援
- #N/A：查無資料
排解建議：
– 檢查函數拼寫、參數格式
– 搭配IFERROR處理異常：=IFERROR(函數, "無資料")
實務案例：資料清理、報表自動化
案例1：批次清理名單資料
– 用TRIM、CLEAN去除多餘空白與不可見字元
– 用PROPER統一姓名格式
案例2：自動生成專案進度摘要
– 用TEXTJOIN合併多欄進度資訊
– 用IF判斷未填寫欄位，自動補上「未填」
常見FAQ：Excel 字串處理問題解答
Q1：如何合併多個欄位並自動加分隔符？
A：建議用TEXTJOIN函數，指定分隔符，並可忽略空白。
Q2：如何將一欄資料分割成多欄？
A：可用「資料」→「文字分欄」功能，或新版本用SPLIT函數。
Q3：如何去除多餘空白或特殊符號？
A：用TRIM去除空白，CLEAN去除不可見字元。
Q4：如何判斷兩個字串是否完全一致？
A：用EXACT函數，大小寫也會比對。
Q5：如何將數字格式化為電話或日期？
A：用TEXT函數搭配格式碼，例如=TEXT(A2, "000-000-000")。
Q6：字串函數出現#VALUE!怎麼辦？
A：檢查參數格式，或用IFERROR包覆，避免錯誤顯示。
Q7：Excel 365/2021有哪些新字串函數？
A：如TEXTJOIN、SPLIT等，支援更彈性的字串處理。
Q8：如何處理中文字串（如全形/半形、中文字數）？
A：LENB可計算位元組長度，部分需求需搭配VBA或外部工具。
結語與工具推薦
熟練Excel字串操作，不僅能大幅提升資料處理效率，更能優化專案管理、團隊協作與自動化流程。若你希望進一步提升團隊協作效率，建議搭配如Monday.com、ClickUp等專業專案管理工具，將Excel資料整合進專案流程，實現跨部門協作與資料自動同步，讓工作更有條理、更高效。
