Excel常用函數總覽
Excel內建數百種函數，廣泛應用於數據統計、資料查找、邏輯判斷、文字處理與日期計算等領域。熟練掌握這些常用函數，不僅能大幅提升日常報表處理效率，更能協助解決實際工作中的複雜問題。以下將依照功能類型，簡要分類常見函數：
| 類型 | 代表函數 | 主要用途 |
|---|---|---|
| 統計類 | SUM、AVERAGE、COUNT、COUNTA | 加總、平均、計數 |
| 條件統計 | SUMIF、SUMIFS、COUNTIF、COUNTIFS | 條件加總、條件計數 |
| 查找類 | VLOOKUP、XLOOKUP、MATCH、INDEX | 資料查找、跨表對應 |
| 邏輯類 | IF、IFERROR、AND、OR | 條件判斷、錯誤處理 |
| 文字類 | TEXT、LEFT、RIGHT、MID、CONCATENATE | 文字分割、合併、格式轉換 |
| 日期類 | DATE、TODAY、NOW、DATEDIF | 日期計算、自動更新 |
| 進階類 | UNIQUE、FILTER | 去重、篩選（新版Excel） |
辦公室必備的10大Excel常用函數
以下精選辦公室最常用的10大函數，並針對每個函數提供語法、實例、應用場景與常見錯誤解析。
SUM / AVERAGE / COUNT / COUNTA
-
SUM：加總一段範圍內的數值
語法：=SUM(A1:A10)
應用：計算部門總銷售額、費用總和等
常見錯誤：範圍內有文字時不會影響加總 -
AVERAGE：計算平均值
語法：=AVERAGE(B1:B10)
應用：計算員工平均績效分數
常見錯誤：空白儲存格不計入平均 -
COUNT：計算範圍內數值儲存格數量
語法：=COUNT(C1:C10)
應用：統計有填寫金額的項目數 -
COUNTA：計算範圍內非空儲存格數量
語法：=COUNTA(D1:D10)
應用：統計所有有填寫資料的項目數
實務案例
在費用報表中，=SUM(B2:B20)可快速彙總所有費用，=AVERAGE(B2:B20)則可計算平均每筆費用。
MAX / MIN / MAXIFS / MINIFS
-
MAX / MIN：找出最大值與最小值
語法：=MAX(E1:E10)、=MIN(E1:E10)
應用：找出最高銷售額、最低分數 -
MAXIFS / MINIFS：根據條件找最大/最小值（新版Excel）
語法：=MAXIFS(F1:F10, G1:G10, "北區")
應用：找出北區最高銷售額
常見錯誤
- 若範圍內皆為非數值，會回傳0或錯誤。
IF / IFERROR / 巢狀IF
-
IF：根據條件判斷結果
語法：=IF(H1>=60, "及格", "不及格")
應用：自動判斷成績是否及格 -
巢狀IF：多層條件判斷
語法：=IF(H1>=90, "優", IF(H1>=60, "及格", "不及格"))
應用：分級評分 -
IFERROR：處理錯誤值
語法：=IFERROR(公式, "無資料")
應用：查找失敗時顯示自訂訊息
常見錯誤
- 括號未配對或條件設錯，易導致#VALUE!錯誤。
VLOOKUP / XLOOKUP
-
VLOOKUP：垂直查找資料
語法：=VLOOKUP(I1, J1:K10, 2, FALSE)
應用：根據員工編號查找姓名 -
VLOOKUP限制：只能左查右，無法反向查找；資料表首欄必須為查找值
-
XLOOKUP（新版Excel）：更彈性，支援左右查找、預設精確比對
語法：=XLOOKUP(I1, J1:J10, K1:K10, "未找到")
應用：跨表查找商品價格
實務案例
在薪資表中，利用VLOOKUP根據員工ID自動帶出部門名稱。若遇到查無資料，XLOOKUP可自訂回傳值。
常見錯誤
-
N/A：查無資料，需檢查查找值或範圍
-
REF!：索引超出範圍
SUMIF / SUMIFS / COUNTIF / COUNTIFS
-
SUMIF：單一條件加總
語法：=SUMIF(L1:L10, "行銷部", M1:M10)
應用：加總行銷部門費用 -
SUMIFS：多條件加總
語法：=SUMIFS(N1:N10, O1:O10, "北區", P1:P10, ">1000")
應用：統計北區且金額大於1000的銷售總額 -
COUNTIF / COUNTIFS：條件計數
語法：=COUNTIF(Q1:Q10, "已完成")、=COUNTIFS(R1:R10, "A", S1:S10, ">80")
實務案例
在專案進度追蹤表中，=COUNTIF(T1:T100, "已完成")可快速統計完成任務數。
TEXT / LEFT / RIGHT / MID
-
TEXT：格式化數值或日期
語法：=TEXT(U1, "yyyy/mm/dd")
應用：統一日期顯示格式 -
LEFT / RIGHT / MID：擷取文字
語法：=LEFT(V1, 3)、=RIGHT(V1, 2)、=MID(V1, 2, 4)
應用：分割員工編號、提取姓氏
常見錯誤
- 參數超出字串長度會回傳空白
DATE / TODAY / NOW / DATEDIF
-
DATE：組合年月日為日期
語法：=DATE(2022, 12, 31) -
TODAY / NOW：取得今天日期/目前時間
語法：=TODAY()、=NOW() -
DATEDIF：計算兩日期間隔
語法：=DATEDIF(W1, X1, "d")
應用：自動計算專案剩餘天數
實務案例
在假勤統計表中，=DATEDIF(開始日, 結束日, "d")可自動算出請假天數。
UNIQUE / FILTER（新版Excel）
-
UNIQUE：取得唯一值清單
語法：=UNIQUE(Y1:Y100)
應用：去除重複客戶名單 -
FILTER：依條件篩選資料
語法：=FILTER(Z1:Z100, AA1:AA100="行銷部")
應用：快速篩選特定部門資料
常見錯誤
- 舊版Excel不支援，需確認版本
實用案例：Excel函數在工作中的應用
案例一：成績單自動判斷及格與等級
- 需求：自動判斷學生是否及格，並分級
- 公式：
=IF(B2>=60, IF(B2>=90, "優", "及格"), "不及格") - 應用：大幅減少人工判斷時間，提升批改效率
案例二：費用報表多條件加總
- 需求：統計「北區」且「金額大於1000」的費用總額
- 公式：
=SUMIFS(C2:C100, A2:A100, "北區", B2:B100, ">1000") - 應用：財務部門快速彙整各區域大額支出
案例三：員工出勤統計
- 需求：計算「已簽到」人數
- 公式：
=COUNTIF(D2:D100, "已簽到") - 應用：人資部門每日自動統計出勤狀況
常見錯誤訊息與排解方法
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #N/A | 查無資料、查找值不存在 | 檢查查找值、範圍、拼字 |
| #VALUE! | 參數類型錯誤、公式格式錯誤 | 檢查公式語法、確保參數正確 |
| #REF! | 參照範圍已刪除或超出範圍 | 修正範圍、避免刪除被參照儲存格 |
| #DIV/0! | 除數為零 | 檢查分母是否為零，或用IFERROR處理 |
小技巧
遇到錯誤訊息時，可用IFERROR(公式, "自訂訊息")優雅處理。
Excel函數效率提升小技巧
- 自動填充：輸入公式後，拖曳右下角自動套用至多列
- 名稱定義：將常用範圍命名，公式更易讀（公式→名稱管理員）
- 快捷鍵：
- 輸入公式：
= - 複製儲存格：
Ctrl+C、貼上：Ctrl+V - 公式審查：
Ctrl+（顯示所有公式） - 公式審查：利用「公式」標籤下的「追蹤前置/相依儲存格」檢查公式關聯
Excel函數與Google Sheets差異
- 函數名稱與語法大致相同，但Google Sheets支援更多即時協作與雲端功能
- 部分函數專屬於新版Excel或Google Sheets（如UNIQUE、FILTER）
- 跨平台建議：
- 若需多人協作、即時更新，Google Sheets更便利
- 若需進階資料處理、巨集自動化，Excel功能更完整
FAQ：Excel常用函數新手問答
Q1：初學者應先學哪些Excel函數？
A：建議從SUM、AVERAGE、COUNT、IF、VLOOKUP等基礎函數開始，逐步延伸至條件加總、查找與文字處理。
Q2：如何避免公式錯誤？
A：輸入公式時，注意括號配對、參數類型正確，並善用IFERROR處理例外狀況。
Q3：Excel舊版能用XLOOKUP、UNIQUE嗎？
A：這些函數僅支援新版Excel與部分雲端版本，舊版可用VLOOKUP、篩選等替代。
Q4：如何快速複製公式到整列？
A：選取儲存格右下角拖曳，或雙擊自動填滿。
結語與進階工具推薦
熟練運用Excel常用函數，能有效提升數據處理與分析效率，解決日常工作中的多種痛點。若需進一步優化團隊協作與專案管理，建議結合Monday.com等專業管理工具，將Excel報表自動整合至專案流程，實現跨部門資訊同步、任務追蹤與自動化提醒，讓數據價值最大化。
