Excel截取文字功能總覽
在專案管理、團隊協作或日常辦公中，經常會遇到需要從大量資料中擷取特定文字的情境。例如，從員工名單中分離姓名、從產品代碼中提取分類、或從地址中分割郵遞區號。熟練掌握Excel的文字截取功能，能大幅提升資料處理效率，減少人工錯誤。
Excel主要提供以下幾種文字截取函數：
– LEFT：從左側開始擷取指定字數。
– RIGHT：從右側開始擷取指定字數。
– MID：從任意位置擷取指定字數。
– FIND/SEARCH：尋找特定字元或字串的位置，常與MID等函數結合。
– LEN：計算字串長度，協助動態截取。
– TEXTSPLIT/SPLIT（部分新版本）：根據分隔符自動分割文字。
這些函數能靈活應對各種結構化與非結構化資料的處理需求。
基礎函數教學
LEFT函數用法與範例
語法：=LEFT(text, [num_chars])
– text：要截取的文字。
– num_chars：要從左側擷取的字元數，預設為1。
實例：
假設A2儲存格內容為「A12345」，只想取得開頭的字母：
=LEFT(A2,1)
結果為「A」。
產業應用情境：
在批量處理員工編號時，常需從「D202301」這類資料中擷取開頭的部門代碼：
=LEFT(A2,1)
若需批次處理，可將公式拖曳至整欄。
常見錯誤：
– 若num_chars超過實際字數，Excel會自動回傳全部內容。
– 若text為空，結果也為空。
RIGHT函數用法與範例
語法：=RIGHT(text, [num_chars])
– text：要截取的文字。
– num_chars：要從右側擷取的字元數，預設為1。
實例：
A2為「TW-202305」，想取得年份月份：
=RIGHT(A2,6)
結果為「202305」。
與LEN結合動態截取：
若每筆資料長度不一，但末尾格式固定，可用LEN計算總長度：
=RIGHT(A2, LEN(A2)-3)
此例會去除開頭3個字元，取得剩餘部分。
常見錯誤：
– num_chars為負數時會出現#VALUE!錯誤。
MID函數用法與範例
語法：=MID(text, start_num, num_chars)
– text：要截取的文字。
– start_num：開始位置（第一個字為1）。
– num_chars：要擷取的字元數。
實例：
A2為「AB-123-XYZ」，想擷取中間的數字：
=MID(A2,4,3)
結果為「123」。
結合FIND動態定位：
若分隔符不固定，可用FIND尋找「-」的位置：
=MID(A2, FIND("-",A2)+1, FIND("-",A2,FIND("-",A2)+1)-FIND("-",A2)-1)
此公式可自動擷取兩個「-」之間的內容。
常見錯誤：
– start_num小於1或超過字串長度時，會出現#VALUE!或#REF!錯誤。
常見錯誤與排查
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數為負數、非數字或超出範圍 | 檢查公式參數 |
| #REF! | 起始位置超過字串長度 | 調整start_num或檢查資料內容 |
| 空白結果 | 來源儲存格為空或參數為零 | 確認來源資料與公式設定 |
進階截取技巧
結合FIND/SEARCH動態截取
當資料長度不固定或分隔符位置不一時，僅靠LEFT/RIGHT/MID無法精確截取，此時可結合FIND或SEARCH函數自動尋找分隔符位置。
案例：
A2為「王小明-台北市-100」
想擷取城市名稱：
=MID(A2, FIND("-",A2)+1, FIND("-",A2,FIND("-",A2)+1)-FIND("-",A2)-1)
結果為「台北市」。
說明：
– FIND("-",A2)找到第一個「-」的位置。
– FIND("-",A2,FIND("-",A2)+1)找到第二個「-」的位置。
– 用MID配合兩者差值取得中間內容。
與其他函數組合應用
- LEN：用於計算字串長度，配合RIGHT/LEFT動態截取。
- IF：條件判斷，根據不同格式自動選擇公式。
- TRIM：去除多餘空白，避免截取後出現不必要的空格。
- VALUE：將截取結果轉為數值，便於後續計算。
範例：
A2為「2023/05/01」，想取得月份：
=MID(A2,6,2)
若資料格式不一，可用IF判斷：
=IF(ISNUMBER(FIND("/",A2)), MID(A2,6,2), "")
批次處理與自動化
當需處理大量資料時，建議將公式應用於表格欄位，並利用Excel的自動填滿功能批次處理。若需進一步自動化，可考慮搭配VBA巨集或雲端協作工具（如Monday.com）進行流程自動化，提升團隊協作效率。
實務案例解析
分割姓名/地址/代碼等常見需求
案例一：分割姓名
A2為「陳大文」，需將姓與名分開：
姓氏：=LEFT(A2,1)
名字：=MID(A2,2,LEN(A2)-1)
案例二：提取郵遞區號
A2為「台北市中正區100」：
=RIGHT(A2,3)
適用於郵遞區號固定為三碼的情境。
案例三：分割產品代碼
A2為「PRD-202305-001」：
產品類型：=LEFT(A2,3)
日期：=MID(A2,5,6)
序號：=RIGHT(A2,3)
中英文混合、特殊符號處理
處理中英文混合資料時，需注意中文字與英文字元在字數計算上的差異。部分舊版Excel對全形/半形符號處理有限，建議先用TRIM或CLEAN清理資料。
常見痛點：
– 中英文混合時，LEFT/RIGHT/MID以字元計算，中文字與英文字母均算一個字元。
– 若遇到特殊符號，建議先用SUBSTITUTE替換為統一分隔符，再進行截取。
常見問題FAQ
Q1：如何批次處理多欄資料？
A：將公式應用於表格欄位，並利用自動填滿功能批次處理。若需跨欄位合併結果，可用&（連接符）或TEXTJOIN。
Q2：如何處理不規則長度的字串？
A：結合FIND、SEARCH、LEN等函數動態計算截取位置，避免硬編碼字數。
Q3：如何去除截取後的多餘空白？
A：可用TRIM函數包覆截取公式，如=TRIM(MID(...))。
Q4：LEFT/RIGHT/MID與TEXTSPLIT有何不同？
A：TEXTSPLIT（部分新版本）可根據分隔符自動分割，適合固定格式資料。LEFT/RIGHT/MID則適用於需精確控制字元數的情境。
Q5：Excel與Google Sheets在截取文字上有差異嗎？
A：基本函數語法相同，但Google Sheets另有SPLIT、REGEXEXTRACT等進階函數，適合更複雜的分割需求。
推薦工具與自動化解決方案
當處理大量資料或需團隊協作時，建議結合現代雲端協作工具提升效率。例如，Monday.com與ClickUp等平台，內建自動化流程與表單功能，能將Excel批次文字處理整合至專案流程中，減少人工操作，提升資料一致性。這類工具特別適合專案管理、跨部門協作或需定期彙整報表的場景。
總結與行動呼籲
掌握Excel的文字截取技巧，無論是基礎的LEFT、RIGHT、MID，還是進階的FIND、LEN、TRIM組合，都能大幅提升資料處理效率。面對龐大或格式多變的資料時，建議靈活運用公式並結合自動化工具，讓團隊協作與專案管理更順暢。歡迎嘗試上述技巧，並探索Monday.com等平台，打造高效的資料處理流程。
