Excel找出重複資料的應用情境與基本概念
在日常專案管理、團隊協作或資料分析工作中，重複資料常見於客戶名單、訂單明細、問卷回收、資產盤點等多種情境。這些重複資訊若未妥善處理，容易導致統計錯誤、重複聯絡、資源浪費，甚至影響決策品質。
重複資料類型常見舉例：
– 單欄重複：如電話號碼、電子郵件重複出現。
– 多欄重複：如「姓名+電話」同時重複才算重複。
– 全列重複：整行內容完全相同。
常見處理目的：
– 標示重複值以便檢查
– 移除重複項，保留唯一資料
– 統計重複次數，分析資料品質
方法一：用條件格式標示重複值
條件格式是Excel內建的視覺化工具，可快速高亮顯示重複資料，常用於初步檢查名單或報表。
操作步驟
- 選取資料範圍（如A2:A100）。
- 點選「首頁」>「條件格式」>「突出顯示儲存格規則」>「重複值」。
- 選擇想要的顏色，按「確定」。
進階應用
- 只標示唯一值：在「條件格式」選單中選擇「自訂公式」搭配COUNTIF公式。
- 多欄位重複標示：選取多欄範圍，設定自訂公式（如=COUNTIFS(A:A,A2,B:B,B2)>1）。
- 標示第一次出現以外的重複：利用公式=COUNTIF($A$2:A2,A2)>1。
常見錯誤與提醒
- 條件格式僅標示，不會移除資料。
- 若資料包含空白列，建議先清理空值。
- 多欄位重複需用自訂公式，否則僅針對單欄。
實務案例
在客戶名單整理時，先用條件格式標示重複電話，快速檢查是否有重複聯絡人，避免重複發送通知。
方法二：用「移除重複」功能刪除重複資料
當需要清理資料、只保留唯一項目時，「移除重複」功能非常實用，適合名單去重、訂單彙整等需求。
操作步驟
- 建議先備份原始資料，避免不可逆損失。
- 選取需處理的資料範圍（可包含多欄）。
- 點選「資料」>「移除重複」。
- 勾選判斷重複的欄位（如同時勾選「姓名」與「電話」）。
- 按「確定」，系統會自動刪除重複項，只保留第一筆。
注意事項
- 操作不可逆，刪除後無法還原，務必先備份。
- 多欄位判斷時，僅當所有勾選欄位內容皆相同才視為重複。
- 移除後資料排序可能變動，建議先排序或加上序號欄。
常見錯誤
- 忽略備份，導致資料遺失。
- 未正確選擇判斷重複的欄位，造成誤刪。
實務案例
彙整活動報名表時，利用「移除重複」功能，根據「姓名+電話」去除重複報名，確保每人僅計算一次。
方法三：用公式找出、標示與統計重複資料
對於需要進一步分析或自動化處理的情境，Excel公式提供更高彈性。常用於統計重複次數、篩選重複資料、標示唯一值等。
常用公式
1. COUNTIF：計算某值出現次數
- 公式範例：
=COUNTIF(A:A, A2) - 應用說明：在B2輸入，向下填滿，可得A欄每個值的出現次數。
2. 標示重複/唯一值
- 重複值判斷：
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "重複", "唯一") - 只標示第一次出現：
=IF(COUNTIF($A$2:A2, A2)=1, "首次", "重複")
3. 多欄位重複判斷
- 公式範例：
=COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1 - 應用說明：同時判斷A、B欄內容是否重複。
4. UNIQUE、FILTER（新版Excel）
- UNIQUE：自動列出唯一值
=UNIQUE(A2:A100) - FILTER：篩選出重複資料
=FILTER(A2:A100, COUNTIF(A2:A100, A2:A100)>1)
實務案例
分析訂單明細時，利用COUNTIF統計每個商品編號出現次數，快速找出熱銷與異常重複項。
常見錯誤
- 公式範圍未鎖定，導致結果錯誤。
- 舊版Excel無法使用UNIQUE、FILTER函數。
進階技巧：多欄位/多條件找重複
在實務上，常需根據多個欄位組合判斷重複（如同名同電話才算重複）。這時可用「移除重複」的多欄選擇，或用COUNTIFS公式。
操作範例
-
COUNTIFS判斷：
=COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1
若回傳TRUE，代表A、B欄組合重複。 -
條件格式自訂公式：
選取A2:B100，條件格式公式輸入：
=COUNTIFS($A$2:$A$100, $A2, $B$2:$B$100, $B2)>1
實務案例
處理員工出勤紀錄時，需判斷「員工編號+日期」是否重複打卡，避免計算錯誤。
常見問題與注意事項
Q1：條件格式標示後，如何只篩出重複資料？
A：可加一輔助欄用COUNTIF公式標示重複，然後用篩選功能只顯示「重複」項。
Q2：移除重複後資料順序亂了怎麼辦？
A：建議先加一「序號」欄，移除重複後再依序號排序還原原始順序。
Q3：為何條件格式無法正確標示重複？
A：請確認選取範圍正確，且無空白或格式錯誤；多欄重複需用自訂公式。
Q4：新版Excel有哪些找重複新功能？
A：新版支援UNIQUE、FILTER等動態陣列函數，可更方便找出唯一值或重複項。
Q5：處理重複資料前有何建議？
A：務必先備份原始資料，避免不可逆損失。大量或複雜資料可考慮用專業協作工具管理。
實務案例：客戶名單重複資料處理範例
情境說明：
某公司行銷團隊需整理一份客戶名單，避免重複寄送活動邀請。名單包含「姓名」、「電話」、「電子郵件」。
處理流程
- 用條件格式標示電話重複，初步檢查資料品質。
- 用COUNTIFS判斷「姓名+電話」組合重複，確保同名同電話才算重複。
- 備份資料後，使用「移除重複」功能，勾選「姓名」與「電話」欄，刪除重複項。
- 用UNIQUE函數產生唯一名單（如適用新版Excel）。
- 最終檢查，確認每位客戶僅出現一次，避免重複聯絡。
進階協作推薦：大型資料重複管理工具
當資料量龐大、需多人協作或跨部門管理時，Excel雖然靈活，但在權限控管、資料同步、重複檢查等面向較為有限。此時可考慮專業數位協作平台，如 Monday.com 或 ClickUp，這類工具支援自動化重複檢查、權限管理、多人即時協作，適合專案管理、銷售團隊、HR等部門。
適用情境與優點：
– 大型名單或多表單資料需集中管理
– 多人同時編輯，降低重複或遺漏風險
– 可自動設計重複檢查流程，提升效率
總結與選擇建議
Excel找重複資料的方法多元，建議根據資料規模與處理需求選擇：
- 條件格式：適合快速檢查與視覺標示，操作簡單。
- 移除重複：適合清理名單、保留唯一值，需注意不可逆。
- 公式應用：彈性高，適合統計、篩選、進階判斷。
- 多欄位/多條件：用COUNTIFS或多欄移除重複，適合複雜資料。
- 協作平台：資料龐大或需多人協作時，建議用Monday.com等專業工具。
建議先備份資料，根據實際需求選用最合適的方法，必要時可結合多種工具，確保資料品質與處理效率。
