Excel抓取文字功能概述
在日常專案管理、資料整理或團隊協作中，經常會遇到需要從一串文字中擷取特定資訊的情境。例如：
– 從地址欄位中抓取郵遞區號或城市名稱
– 將姓名分割為姓與名
– 從產品代碼中擷取批號或類別
– 只取出電子郵件的網域名稱
這些需求若手動處理，耗時又容易出錯。善用Excel的文字抓取函數，能大幅提升資料處理效率，並減少人為疏漏。
常用Excel文字抓取函數介紹
Excel提供多種文字函數，能協助你快速抓取、分割與處理資料。以下介紹最常用的幾種：
MID函數
用途：從指定位置開始，擷取指定長度的字串。
語法：=MID(文字, 起始位置, 長度)
實務案例：
假設A2儲存格內容為「TW-202305-001」，你想抓出中間的日期「202305」：
=MID(A2, 4, 6)
這裡「4」為起始位置（T=1, W=2, -=3, 2=4），「6」為要擷取的字元數。
進階應用：
若日期長度不固定，可結合FIND函數動態定位起始位置（詳見後述進階應用）。
常見錯誤：
– 起始位置超過字串長度時，會回傳空白。
– 長度超過剩餘字元數，僅回傳到字串結尾。
LEFT與RIGHT函數
用途：擷取字串最左側或最右側的指定字元數。
語法：
– =LEFT(文字, [字元數])
– =RIGHT(文字, [字元數])
實務案例：
– 從「A12345」抓出前兩碼類別：=LEFT(A2, 2) →「A1」
– 從「[email protected]」抓出網域：=RIGHT(A2, 9) →「example.com」
與MID差異：LEFT/RIGHT只能從頭或尾擷取，MID可自訂起始點。
常見錯誤：
– 字元數若超過字串長度，會回傳整個字串。
– 忽略中文字與英文字元在長度計算上的差異，可能導致結果不符預期。
FIND與SEARCH函數
用途：尋找特定字串在母字串中的位置。
語法：
– =FIND(尋找文字, 被尋找文字, [起始位置])（區分大小寫）
– =SEARCH(尋找文字, 被尋找文字, [起始位置])（不區分大小寫）
實務案例：
– 找出「-」在「12345-青蘋果」中的位置：=FIND("-", A2) → 6
– 找出「@」在電子郵件中的位置：=SEARCH("@", A2)
常見錯誤：
– 若找不到指定字串，會出現#VALUE!錯誤。
– FIND區分大小寫，SEARCH不區分，使用時需注意。
其他輔助函數（TRIM、LEN、SUBSTITUTE等）
- TRIM(文字)：移除多餘空白，常用於資料清理。
- LEN(文字)：計算字串長度，協助判斷擷取範圍。
- SUBSTITUTE(文字, 舊字串, 新字串, [次數])：取代指定內容，常用於去除特定符號或字元。
實務案例：
– 去除「-」後抓取剩餘文字：=SUBSTITUTE(A2, "-", "")
– 計算姓名字數：=LEN(A2)
進階應用：動態抓取與複雜情境
在實務上，資料格式常常不固定，這時需結合多個函數動態抓取所需內容。
結合FIND/SEARCH與MID動態抓取
案例1：抓取特定符號後的所有文字
A2內容：「12345-青蘋果」
目標：抓出「-」後的所有文字（即「青蘋果」）
公式解析：
=MID(A2, FIND("-", A2) + 1, LEN(A2) - FIND("-", A2))
– FIND(“-“, A2)：找出「-」的位置
– LEN(A2)：計算總字元數
– MID從「-」後一位開始，長度為總長減去「-」前的字元數
案例2：抓取電子郵件的網域名稱
A2內容：「[email protected]」
=MID(A2, FIND("@",A2)+1, LEN(A2)-FIND("@",A2))
結果：「example.com」
多欄位批次抓取技巧
若有多筆資料需同時處理，可將公式拖曳或複製到整欄，配合Excel表格或自動填滿功能，大幅提升效率。
產業應用情境：
– 人資部門批次分割員工姓名
– 行政人員批次擷取地址中的區域名稱
– 專案經理批次整理任務代碼
新版Excel函數應用（TEXTBEFORE、TEXTAFTER）
Excel 365等新版本提供更直覺的文字擷取函數：
=TEXTBEFORE(文字, 分隔符號)：抓取分隔符號前的所有文字=TEXTAFTER(文字, 分隔符號)：抓取分隔符號後的所有文字
案例：
A2內容：「12345-青蘋果」
– 抓取「-」前：=TEXTBEFORE(A2, "-") →「12345」
– 抓取「-」後：=TEXTAFTER(A2, "-") →「青蘋果」
優點：語法簡單、可直接處理多重分隔符號、支援陣列運算。
常見問題與錯誤排查
Q1：抓取文字時出現#VALUE!，怎麼辦？
A：通常是FIND/SEARCH找不到指定字串，請確認搜尋內容是否正確，或加上IFERROR處理：
=IFERROR(你的公式, "未找到")
Q2：如何抓取特定符號後的所有文字？
A：可用MID結合FIND，或新版Excel直接用TEXTAFTER。
Q3：中英文混合字串抓取時長度不符？
A：LEN計算時中文與英文均算1個字元，若有特殊需求可考慮使用UNICODE或其他進階函數。
Q4：如何去除多餘空白或特殊符號？
A：用TRIM去除空白，SUBSTITUTE取代或移除符號。
Q5：批次處理多筆資料時公式失效？
A：請確認公式參照正確，建議將資料轉換為表格格式（Ctrl+T），公式自動套用。
結語與工具推薦
善用Excel的文字抓取函數，不僅能大幅提升資料處理效率，還能減少人為錯誤。無論是專案管理、團隊協作還是日常行政作業，這些技巧都能讓你在工作中如虎添翼。若你需要進一步提升團隊協作與任務追蹤效率，建議可搭配如 Monday.com 這類專業專案管理工具，將Excel資料自動串接到任務板，實現流程自動化與資訊同步，讓團隊溝通更順暢、專案進度一目了然。
