Excel 時間相減教學總覽
在專案管理、工時統計或日常行政作業中，精準計算時間差是不可或缺的技能。無論是計算員工上下班時數、排班表、流程持續時間，還是分析跨日夜班，Excel都能提供靈活的時間相減解決方案。本文將以實務案例出發，系統化介紹Excel時間相減的基本與進階技巧，並針對常見錯誤、特殊情境與自動化應用給予詳細說明，協助你有效提升時間數據處理效率。
Excel 時間相減的基本方法
直接減法運算
最直接的時間相減方式，就是將結束時間減去開始時間。此方法適用於同一天、無跨日的情境。
操作步驟：
1. 在A1輸入開始時間（如09:00），B1輸入結束時間（如17:30）。
2. 在C1輸入公式：=B1-A1
注意事項：
– Excel時間本質上是「一天的小數」，如0.5代表12:00。
– 若時間格式為12小時制（AM/PM），請確保正確輸入（如09:00 AM、05:30 PM）。
– 若格式錯誤，可能出現#VALUE!。
常見錯誤排查：
– 若結果為負數，檢查結束時間是否早於開始時間。
– 若出現#VALUE!，確認儲存格格式為「時間」或「自訂」而非文字。
產業應用情境：
行政人員計算員工每日工時，或專案經理統計任務執行時長。
結果格式化與常見錯誤
計算結果預設為小數，需轉換為易讀的時間格式。
步驟：
1. 右鍵點擊結果儲存格，選擇「設定儲存格格式」。
2. 選擇「時間」類別，推薦格式如「h:mm」或「[h]:mm」。
常見錯誤與FAQ：
– Q：為何結果顯示為小數？
A：Excel以1代表一天，0.5即12小時。請設定儲存格為時間格式。
– Q：如何處理AM/PM與24小時制？
A：輸入時加上AM/PM，或直接用24小時制（如17:30）。混用易出錯。
進階時間差計算技巧
HOUR、MINUTE、SECOND 函數應用
這些函數可將時間差分解為小時、分鐘、秒，適合需分別顯示時分秒的情境。
語法與範例：
– =HOUR(B1-A1)：取得小時數
– =MINUTE(B1-A1)：取得分鐘數
– =SECOND(B1-A1)：取得秒數
– 結合顯示：=HOUR(B1-A1)&"小時"&MINUTE(B1-A1)&"分鐘"
超過24小時或負數情境：
– 若時間差超過24小時，HOUR僅取餘數（如26小時顯示2小時）。
– 建議用=INT((B1-A1)*24)計算總小時數。
常見錯誤：
– 若結果為負數，HOUR等函數會出錯。可用ABS()取絕對值，或調整公式順序。
實務案例：
客服中心計算通話時長，需精確到秒。
TEXT 函數自訂時間格式
TEXT函數可將時間差格式化為自訂樣式，適合跨日或需顯示總小時數的情境。
語法：
– =TEXT(B1-A1,"[h]:mm:ss")
[h]可顯示超過24小時的總小時數。
常見格式字串：
– [h]:mm：顯示總小時與分鐘
– h:mm AM/PM：12小時制
– mm:ss：僅顯示分鐘秒數
應用場景：
加班統計、連續作業時數分析。
注意事項：
– 若時間差為負，TEXT函數會顯示########，需先處理負數。
跨日期與特殊情境的時間相減
處理跨日/夜班時間差
當結束時間早於開始時間（如夜班22:00~06:00），直接相減會出現負數。此時可用MOD函數。
公式：
– =MOD(B1-A1,1)
原理說明：
MOD會將負數時間差轉為正數，確保正確計算跨日時數。
範例：
– A1：22:00，B1：06:00（隔天）
– =MOD(B1-A1,1) 結果為0.3333（8小時）
常見錯誤：
– 若A1、B1未含日期，僅時間，跨日必須用MOD。
– 若含日期（如A1：4/1 22:00，B1：4/2 06:00），可直接相減。
產業應用情境：
夜班工時計算、跨日任務追蹤。
計算工作日與排除特定時段
有時需排除週末、例假日或午休時段，計算純工作時數。
NETWORKDAYS 函數：
– =NETWORKDAYS(開始日期, 結束日期, [例假日範圍])
– 計算兩日期間的工作天數（預設排除週末）。
結合工時計算：
– 假設每日工時8小時：=NETWORKDAYS(A1,B1,假日範圍)*8
排除午休時段：
– 分段計算：
= (午休開始-上班時間) + (下班時間-午休結束)
– 例：A1：09:00，B1：18:00，午休12:00~13:00
=(12:00-09:00)+(18:00-13:00) 結果為8小時
進階應用：
– 彈性工時、排班制可結合IF、SUMPRODUCT等函數進行更複雜計算。
實務案例：
人資部門統計每月有效工時，排除國定假日與午休。
實務應用案例與常見問題
常見錯誤與排查方法
1. 結果為負數或########
– 檢查是否有跨日未處理，或開始/結束時間順序錯誤。
– 跨日請用MOD或加入日期。
2. #VALUE!錯誤
– 時間格式不正確，或儲存格為文字。
– 請將格式統一為「時間」或「自訂」。
3. 格式顯示異常
– 檢查儲存格格式設定，避免混用12/24小時制。
工時、加班、排班等實務案例
工時計算（單日）：
– A1：08:30，B1：17:30，午休12:00~13:00
– =(12:00-08:30)+(17:30-13:00) 結果為8小時
跨日夜班：
– A1：22:00，B1：06:00（隔天）
– =MOD(B1-A1,1) 結果為8小時
加班統計：
– 正常下班18:00，實際下班20:30
– =B1-A1-標準工時，如=20:30-08:30-8/24（8/24代表8小時）
排班表分析：
– 結合NETWORKDAYS與SUMPRODUCT，統計多員工多天工時。
提升效率的自動化工具推薦
當需處理大量時間數據、跨部門協作或自動化報表時，建議搭配專業工具提升效率。例如，Monday.com 提供自動化工時追蹤、任務排程與報表功能，適合專案管理、團隊協作與工時審核。其直觀介面可與Excel數據整合，減少手動計算錯誤，並支援自訂工時規則與自動提醒，特別適用於需要跨部門協作或多專案管理的團隊。
結語與進一步學習建議
掌握Excel時間相減技巧，能大幅提升日常工作效率與數據準確性。建議根據實際需求選擇合適方法，並善用自動化工具處理大量或複雜數據。持續練習與優化流程，將有助於你在專案管理、工時統計等領域發揮更大效能。
