Excel 時間計算基礎概念
在Excel中，時間並非單純的文字，而是以「小數」儲存：1代表一天（24小時），0.5代表12小時。這種設計讓時間能夠進行加減、統計與轉換。例如，06:00在Excel內部其實是0.25，18:00則是0.75。若同時輸入日期與時間（如2023/5/1 09:00），Excel會以「天數+時間」的方式儲存。
常見情境說明：
– 只輸入時間（如08:30）：預設為當天的時間。
– 輸入日期+時間（如2023/5/1 08:30）：適合跨日工時、排班等需求。
– 輸入純數字（如830）：Excel不會自動辨識為時間，需正確格式化。
常見錯誤：
– 直接輸入8.5，Excel會當作數字8.5，而非8小時30分。
– 輸入24:00，Excel會自動轉為00:00，需特別注意。
正確輸入與設定時間格式
時間格式類型與設定步驟
Excel支援多種時間顯示方式，包括12小時制（AM/PM）、24小時制、日期+時間等。正確設定格式，才能確保運算與顯示正確。
設定步驟：
1. 選取欲設定的儲存格。
2. 右鍵→「儲存格格式」→「數值」→選擇「時間」。
3. 選擇所需格式（如13:30、1:30 PM、yyyy/mm/dd hh:mm）。
4. 若需自訂格式，可於「自訂」輸入如[hh]:mm:ss（適用於超過24小時的工時統計）。
12/24小時制差異：
– 12小時制：顯示AM/PM（如2:00 PM）。
– 24小時制：顯示0~23小時（如14:00）。
日期+時間：
– 如2023/5/1 18:30，適合跨日計算或排班。
常見錯誤與排解：
– 輸入格式錯誤（如8-30）：Excel會誤判為日期。
– 顯示####：欄寬不足，調整欄寬即可。
– 顯示為數字（如0.375）：需重新設定為時間格式。
時間的基本運算
時間加減法
Excel可直接進行時間加減。例如計算上下班時數：
| A | B | C |
|---|---|---|
| 上班時間 | 下班時間 | 工時 |
| 09:00 | 18:00 | =B2-A2 |
結果為9:00，表示9小時。
跨日計算
若下班時間為隔天（如夜班），需加上日期：
| A | B | C |
|---|---|---|
| 上班 | 下班 | 工時 |
| 2023/5/1 22:00 | 2023/5/2 06:00 | =B2-A2 |
結果為8:00。
負時間處理
若計算結果為負值（如下班早於上班），預設會顯示#####。解決方式：
– 將格式設為[hh]:mm（可顯示超過24小時，但負值仍無法直接顯示）。
– 若需顯示負時間，可將Excel選項→進階→「使用1904日期系統」打勾，但需注意會影響所有日期計算。
常見錯誤：
– 跨日未加日期，導致計算結果為負。
– 格式未設為[hh]:mm，超過24小時會自動歸零。
常用時間函數應用
基礎函數
NOW()：回傳目前日期與時間。TODAY()：回傳目前日期。HOUR(時間)、MINUTE(時間)、SECOND(時間)：分別取得小時、分鐘、秒數。TIME(小時, 分鐘, 秒)：組合成時間值。TEXT(時間, "hh:mm")：將時間格式化為指定字串。
進階函數
DATEDIF(開始日, 結束日, "d")：計算天數差。NETWORKDAYS(開始日, 結束日, [假日])：計算工作天數。WORKDAY(開始日, 天數, [假日])：計算排除假日的日期。
應用情境：
– 計算兩時間差：=B2-A2
– 取得小時數：=HOUR(B2-A2)
– 合併日期與時間：=A2+B2（A2為日期，B2為時間）
– 計算工時總和：=SUM(C2:C10)，格式設為[hh]:mm
常見錯誤：
– 函數參數格式錯誤，導致#VALUE!。
– 輸入非時間格式資料，函數無法運算。
實務案例：工時與加班計算
上下班打卡工時統計
假設有員工打卡資料：
| 姓名 | 上班時間 | 下班時間 | 工時公式 |
|---|---|---|---|
| 小明 | 2023/5/1 09:00 | 2023/5/1 18:30 | =C2-B2 |
| 小美 | 2023/5/1 22:00 | 2023/5/2 06:00 | =C3-B3 |
工時欄設為[hh]:mm格式，即可正確顯示跨日工時。
加班時數計算
若每日標準工時為8小時，加班時數可用：
=MAX(0, (下班時間-上班時間)*24-8)
（*24將時間換算為小時）
總工時統計
將多日工時加總，格式設為[hh]:mm，可正確顯示超過24小時。
常見錯誤：
– 忘記設格式，導致加總超過24小時自動歸零。
– 跨日未加日期，工時計算錯誤。
時間單位轉換技巧
轉換為小時、分鐘、秒
- 轉小時：
=時間*24 - 轉分鐘：
=時間*24*60 - 轉秒：
=時間*24*60*60
例如，1:30（1小時30分）在Excel內部為0.0625，
轉小時：=A1*24 → 1.5
轉分鐘：=A1*24*60 → 90
轉換為天數
若有總分鐘數，轉為天數可用：=分鐘數/60/24
常見錯誤：
– 忘記將時間格式轉為數字，導致運算錯誤。
– 直接相減未乘24，結果僅為天數小數。
常見問題與錯誤排解
FAQ
Q1：為何時間計算結果顯示#####？
A：可能因欄寬不足或計算結果為負值。請調整欄寬，若仍顯示#####，檢查公式是否產生負時間。
Q2：如何正確計算跨日工時？
A：必須在上下班時間同時輸入日期與時間，如2023/5/1 22:00與2023/5/2 06:00。
Q3：如何將時間轉為分鐘或小時？
A：將時間乘以24為小時，乘以24*60為分鐘。
Q4：如何顯示超過24小時的總工時？
A：將儲存格格式設為[hh]:mm或[hh]:mm:ss。
Q5：如何避免#VALUE!錯誤？
A：確認所有參與運算的儲存格皆為正確的時間或日期格式。
常見錯誤排解
- 格式錯誤：確認所有資料皆為時間格式，避免混用文字或數字。
- 負時間顯示問題：如需顯示負時間，考慮啟用1904日期系統，但須注意整份檔案的日期計算會受影響。
- 跨日未加日期：容易導致計算結果為負或不正確，建議上下班皆輸入完整日期與時間。
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