什麼是Excel格式化條件？
Excel格式化條件（Conditional Formatting）是一項強大的功能，能根據指定條件，自動改變儲存格的顏色、字體或其他格式。這不僅提升資料的可讀性，更能協助專案管理、績效追蹤、數據分析等多種場景，讓重要資訊一目了然。
格式化條件的基本原理與用途
格式化條件會根據你設定的規則，自動判斷儲存格內容是否符合條件，並即時套用格式。例如：
這些應用大幅減少人工檢查時間，提升決策效率。
如何設定Excel格式化條件顏色
基本步驟圖解
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選取儲存格範圍
先選取需要設定格式化條件的儲存格區域。 -
進入格式化條件功能
在Excel上方功能區點選「常用」>「條件式格式設定」。 -
選擇規則類型
點選「新增規則」或直接選擇「醒目提示儲存格規則」下的常用條件（如大於、小於、等於、介於、重複值等）。 -
輸入條件與設定格式
輸入判斷條件（例如：大於100），再點選「格式」，選擇所需的背景色、字體色或其他格式。 -
完成並檢查結果
按下「確定」，符合條件的儲存格即自動變色。
實務案例
假設你在專案進度表中，需要自動標記「逾期」任務。可設定條件為「截止日小於今天」，並將背景設為紅色，提醒團隊即時處理。
常見條件規則類型說明
- 等於/不等於：標記特定值（如「狀態=完成」標綠）。
- 大於/小於/介於：標記數值範圍（如「進度<50%」標橘）。
- 重複值：自動標示重複資料（如重複報名名單）。
- 空值/非空值：標記缺漏資料（如未填寫欄位）。
- 日期相關：標記過去、今天、未來的日期（如逾期任務）。
應用情境
在團隊協作時，常用於自動標記重複填報、缺漏資料，或依據進度自動變色，提升溝通效率。
自訂公式條件格式
若內建規則無法滿足需求，可使用自訂公式，靈活設定更複雜的條件。
操作步驟
- 選取儲存格範圍。
- 點選「條件式格式設定」>「新增規則」>「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
- 輸入公式（如：
=$B2>100），設定格式。
公式範例
- 標記進度低於50%的任務：
=$C2<0.5 - 標記截止日早於今天：
=$D2<TODAY() - 標記同一專案中多次出現的負責人：
=COUNTIF($B$2:$B$100, $B2)>1
常見錯誤
- 公式未加「$」導致格式套用錯誤。
- 公式結果非TRUE/FALSE，無法正確判斷。
條件格式進階應用
多重條件與優先順序設定
Excel允許同一儲存格套用多個條件格式，並可調整優先順序。
例如：
– 進度<50%標橘，進度=0%標紅。
– 逾期且未完成任務標紅，逾期但已完成標綠。
在「條件式格式設定」>「管理規則」中，可檢視、調整規則順序與停止處理下一條規則。
實務案例
專案管理表中，根據不同進度與狀態自動套用不同顏色，協助團隊快速辨識重點。
資料條、色階、圖示集應用
除了單一顏色，Excel還提供多種視覺化工具：
- 資料條：以長短條顯示數值大小，適合績效、進度比較。
- 色階：以漸層色標示數值高低，適合大量數據視覺化。
- 圖示集：用箭頭、圓點等圖示標示趨勢或狀態。
應用情境
在專案績效分析、團隊目標追蹤等場景，能快速呈現整體表現與異常值。
實務案例：自動標記專案進度與績效
假設你負責一個跨部門專案，需追蹤各任務進度：
- 進度=100%：標綠，表示已完成。
- 進度<50%：標橘，提醒需加強。
- 逾期未完成：標紅，需即時處理。
透過條件格式，團隊可一眼掌握專案瓶頸，提升協作效率。若需進一步整合專案管理與自動化，可考慮使用如Monday.com或ClickUp等工具，這些平台內建進階條件標記與自動提醒，適合多專案、多團隊協作。
條件格式的管理與常見問題
如何編輯、移除、複製條件格式
- 編輯：選取儲存格，點選「條件式格式設定」>「管理規則」，即可修改條件與格式。
- 移除：選取範圍，點選「條件式格式設定」>「清除規則」>「清除所選儲存格規則」。
- 複製：可用「格式刷」將條件格式複製到其他儲存格。
常見錯誤
- 未正確選取範圍，導致規則未套用。
- 複製格式時，公式參照錯誤。
常見錯誤與解決方法（FAQ）
Q1：設定條件格式後，顏色沒變？
A：請確認條件公式正確、範圍選取無誤，並檢查是否有其他規則覆蓋。
Q2：條件格式造成Excel運作變慢？
A：大量資料時，過多條件格式會影響效能。建議簡化規則或分批處理。
Q3：條件格式無法複製到其他工作表？
A：建議使用格式刷，或於「管理規則」中選擇「此工作表」後複製。
Q4：多重條件時，顏色顯示不正確？
A：請調整規則優先順序，並勾選「停止處理下一條規則」以避免衝突。
不同Excel版本的注意事項
- Windows版：功能最完整，支援所有格式化條件與進階視覺化。
- Mac版：大部分功能相同，部分介面略有差異，建議參考官方說明。
- 網頁版（Excel Online）：支援基本條件格式，但進階功能（如自訂公式、圖示集）有限。
實務建議
若需大量進階設定，建議使用Windows版Excel操作，再同步至其他平台。
條件格式與效率提升工具
條件格式與專案管理工具的結合
在專案管理、團隊協作中，條件格式可協助即時標記重點任務。但隨著專案規模擴大，傳統Excel管理易受限。此時，可考慮導入如Monday.com、ClickUp等平台，這些工具提供：
- 自動標記、進度追蹤、即時提醒
- 多人協作、權限管理
- 與Excel、Google Sheets等資料整合
適用於多專案、多團隊協作，能大幅提升專案透明度與執行效率。
總結與行動建議
條件格式的實用價值與進階學習建議
Excel格式化條件顏色設定，是提升資料可讀性、專案管理效率的關鍵技巧。建議從基礎規則開始，逐步學習自訂公式、視覺化工具，並結合實務場景應用。遇到複雜需求時，可考慮搭配進階專案管理平台，讓團隊協作更順暢。
推薦進一步體驗自動化管理工具
若你希望在專案管理、團隊協作上更進一步，歡迎試用Monday.com或ClickUp等工具，體驗自動標記、即時提醒與多專案協作的高效流程，讓條件格式的優勢發揮到極致。
