Excel 條件式格式設定完整教學
什麼是條件式格式？應用場景解析
條件式格式是Excel中一項強大的資料視覺化功能，能根據儲存格內容自動變更格式（如顏色、字體、圖示等），協助用戶快速辨識重要資訊。常見應用包括：
– 高亮異常數值（如超標、低於標準）
– 標示重複資料
– 根據日期提醒到期或逾期
– 依據分數、業績等數值區間自動著色
舉例來說，專案管理人員可用條件式格式自動標示即將到期的任務，財務人員可一眼看出異常費用，提升資料判讀效率。
基本步驟：如何設定條件式格式
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選取儲存格範圍
先開啟Excel檔案，選擇欲套用條件式格式的儲存格或範圍。例如：A2:A20。 -
進入條件式格式功能
點選「首頁」標籤，找到「條件式格式」按鈕。 -
選擇規則類型
常見選項包括： - 突顯儲存格規則（如大於、小於、等於、文字包含）
- 前/後幾名
- 資料條、色階、圖示集
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自訂公式
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設定條件與格式
以「大於」為例，輸入條件值（如100），再選擇欲變更的格式（如紅色底色）。 -
完成並套用
按下「確定」，儲存格即會根據條件自動變色。
範例：
假設你想標示所有銷售額大於50,000元的業務員，選取銷售額欄位，設定「大於50000」並選擇綠色底色，達標者即自動高亮。
條件式格式的常見應用案例
1. 高亮重複值
- 選取資料範圍，點選「條件式格式」→「突顯儲存格規則」→「重複值」。
- 適用於名單去重、檢查資料重複。
2. 根據數值區間著色
- 例如：分數低於60分顯示紅色，60-80分顯示黃色，80分以上顯示綠色。
- 可分別設定多個規則，或使用「色階」功能自動漸層著色。
3. 到期日/逾期提醒
- 假設B欄為到期日，今天日期為=TODAY()。
- 設定「小於=TODAY()」的儲存格為紅色，提醒已逾期。
4. 資料視覺化
- 使用「資料條」或「圖示集」呈現業績進度、完成率等。
產業應用情境
- 專案管理：自動標示進度落後的任務
- 銷售團隊：高亮業績達標人員
- 行政人員：標示即將到期的合約
進階技巧：自訂公式與多重條件
使用公式自訂條件
- 點選「條件式格式」→「新增規則」→「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
- 範例1：標示A欄大於100且B欄小於50的列
公式：=AND($A2>100, $B2<50) - 範例2：標示空白儲存格
公式：=ISBLANK(A2)
多重條件設定與優先順序
- 可為同一範圍設定多個規則，規則會依序判斷，優先順序可在「管理規則」中調整。
- 若多個條件同時成立，僅最上方規則的格式會套用。
套用至整列/整欄
- 若要根據某欄條件改變整列格式，需用絕對/相對參照。
- 範例：根據F欄內容標示整列
選取整列範圍，公式輸入=$F2="已結案"
實務案例
- 專案進度表：根據「狀態」欄自動將「已完成」任務整列變灰色
- 客戶名單：標示聯絡方式為空白的客戶
條件式格式的管理與移除
編輯、刪除、移動規則
- 點選「條件式格式」→「管理規則」
- 可針對選定範圍檢視所有規則，進行編輯、刪除或調整優先順序
一鍵移除所有條件式格式
- 選取範圍，點選「條件式格式」→「清除規則」→「清除所選儲存格的規則」或「清除整個工作表的規則」
實用建議
- 定期檢查規則，避免重複或衝突
- 編輯規則時，留意公式參照是否正確
常見問題與錯誤排除（FAQ）
為什麼我的條件式格式沒有作用？
- 可能原因：公式參照錯誤、格式未套用至正確範圍、規則優先順序被覆蓋。
如何複製條件式格式到其他儲存格？
- 使用「格式刷」工具，點選已設定格式的儲存格，再刷到目標範圍。
可以同時套用多個條件嗎？
- 可以，規則會依優先順序套用，需在「管理規則」調整順序。
如何快速移除所有條件式格式？
- 選取範圍，點選「條件式格式」→「清除規則」。
不同版本Excel的操作差異
Windows版
- 功能最完整，條件式格式選項齊全。
- 「條件式格式」位於「首頁」標籤。
Mac版
- 操作介面略有不同，部分進階功能位置不同。
- 主要功能與Windows版相同，部分選單名稱略有差異。
線上版（Excel for Web）
- 支援基本條件式格式設定，進階功能（如公式、自訂規則）較有限。
- 適合簡單應用，複雜規則建議於桌面版操作。
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結語與行動建議
條件式格式是Excel不可或缺的資料視覺化工具，無論是日常報表、專案管理還是業績追蹤，都能大幅提升資訊判讀效率。建議你依據實際需求多加練習，並善用進階技巧，讓資料管理更得心應手。如需進一步提升團隊協作與專案管理效率，不妨試用如Monday.com等專業平台，讓工作流程更順暢。
