什麼是條件式格式設定？
條件式格式設定（Conditional Formatting）是Excel中一項強大的數據視覺化功能，能根據特定條件自動改變儲存格的格式（如背景色、字體色、圖示等）。這項功能可協助用戶快速識別關鍵數據、異常值或趨勢，提升資料判讀效率。
常見應用場景
- 專案進度追蹤：自動標示逾期任務或即將到期項目。
- 銷售績效分析：高亮達標或未達標的業績數據。
- 團隊績效管理：視覺化標示表現優異或需關注的成員。
- 財務報表：自動標記異常支出或收入。
- 學生成績分析：突出不及格或高分學生。
與一般格式設定的差異
一般格式設定需手動調整每個儲存格，而條件式格式設定則依據資料變化自動套用規則，省時且動態更新，特別適合處理大量或經常變動的數據。
條件式格式設定的基本操作步驟
條件式格式設定可透過「預設規則」或「自訂公式」兩種方式進行。以下以「使用公式決定格式」為主，並補充不同平台的操作差異。
操作步驟
- 選取欲格式化的範圍
例如：A2:A20，或整個表格。 - 開啟條件式格式設定功能
- Windows/Mac Excel：點選「首頁」→「條件式格式設定」→「新增規則」→「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
- Google Sheets：點選「格式」→「條件式格式設定」→「自訂公式」。
- 輸入公式
在公式欄輸入條件公式，公式需以等號（=）開頭。 - 設定格式樣式
選擇要套用的背景色、字體色、粗體等。 - 確認並套用
完成設定後，點選「確定」或「完成」，即可看到格式自動變化。
平台差異補充
- Excel for Windows/Mac：功能與介面大致相同，部分快捷鍵略有差異。
- Google Sheets：支援大部分條件式格式設定，但部分進階公式（如跨工作表引用）有限制。
- 注意：部分舊版Excel或雲端版本，條件式格式設定規則數量有上限。
實際案例
假設你是專案經理，需標示所有「進度低於80%」的任務。
選取進度欄（如D2:D50），輸入公式 =D2<0.8，設定紅色底色，所有進度未達標的任務即自動高亮。
條件式格式設定公式撰寫技巧
正確撰寫公式是條件式格式設定的核心，以下重點說明：
相對與絕對引用
- 相對引用（如A1）：公式會隨著範圍自動調整，適合針對每個儲存格獨立判斷。
- 絕對引用（如$A$1）：公式固定參照特定儲存格，適合跨範圍比對單一條件。
- 混合引用（如$A1或A$1）：可固定欄或列，靈活應用於整行或整列格式化。
常用邏輯函數
- AND：多條件同時成立（如
=AND(A1>50, A1<100)） - OR：任一條件成立（如
=OR(A1="完成", A1="已交付")） - NOT：條件不成立（如
=NOT(A1="已完成")）
公式撰寫注意事項
- 公式需以等號開頭。
- 公式結果必須為「TRUE」或「FALSE」。
- 引用範圍需與選取範圍一致，避免格式錯位。
- 文字需加上引號（如
=A1="完成"）。
常見錯誤排查
- 格式未套用：檢查公式是否正確、選取範圍與公式引用是否一致。
- 公式無效：確認公式語法、引號、括號是否正確。
- 多規則衝突：檢查規則優先順序，必要時調整規則順序。
實際案例
在團隊績效表中，需高亮所有「評分低於3分且出勤率低於90%」的成員。
選取資料範圍，輸入公式 =AND(B2<3, C2<0.9)，即可自動標示需關注的對象。
常見條件式格式設定公式範例
數值判斷
- 大於特定值：
=A1>100（標示大於100的數值） - 介於兩值之間：
=AND(A1>=50, A1<=80)（標示50~80間的數值）
文字判斷
- 等於特定字串：
=A1="完成" - 包含特定字詞：
=ISNUMBER(SEARCH("延遲",A1)) - 文字長度判斷：
=LEN(A1)>10（標示超過10字的內容）
日期判斷
- 今天：
=A1=TODAY() - 已過期：
=A1<TODAY() - 未來七天內：
=AND(A1>=TODAY(),A1<=TODAY()+7)
重複值與唯一值
- 重複值：
=COUNTIF(A:A,A1)>1 - 唯一值：
=COUNTIF(A:A,A1)=1
跨表格/跨欄位條件
- 跨工作表比對：
=MATCH(A1,Sheet2!A:A,0)（A1在Sheet2出現時格式化） - 多欄位條件：
=AND(A1="完成",B1<DATE(2023,12,31))
實際應用說明
假設你管理一個專案進度表，需標示所有「預計完成日已過期且狀態未完成」的任務。
選取資料範圍，輸入公式 =AND(B2<TODAY(),C2<>"完成")，即可自動高亮逾期未完成項目。
進階應用技巧與實戰案例
結合多條件格式
可利用AND/OR函數，靈活組合多重條件，適用於複雜資料判斷。
格式化整列/整行
若需根據某欄的值格式化整行，可使用混合引用。例如：
選取A2:F20，公式=$C2="延遲"，即可根據C欄狀態標示整行。
視覺化應用
- 資料列：用於進度百分比、分數等，直觀顯示數值大小。
- 色階：根據數值高低自動漸變顏色，適合大量數據比較。
- 圖示集：以箭頭、圓點等圖示標示數據狀態。
實戰案例
專案進度追蹤
在專案管理中，常需即時掌握任務狀態。
例如，利用條件式格式設定自動標示「逾期」、「即將到期」與「正常」任務，讓團隊一目了然。
異常數據標記
財務報表中，若某月支出異常高，可自動高亮，協助快速發現問題。
團隊績效視覺化
人資或主管可用條件式格式設定，將高績效員工標示為綠色，低績效標示為紅色，方便年度評核。
條件式格式設定常見問題與排查
常見問題
- 條件式格式設定有上限嗎？
Excel每個工作表的條件式格式規則數量有限，過多規則可能影響效能。 - 如何複製/清除規則？
可利用「格式刷」複製規則，或在「條件式格式設定管理員」中刪除規則。 - 多規則衝突時怎麼辦？
Excel會依規則順序套用，建議調整規則排列，或合併條件。 - 與資料驗證有何不同？
資料驗證限制輸入內容，條件式格式設定僅改變外觀，不影響資料本身。
排查建議
- 檢查公式語法與引用範圍。
- 測試公式於單一儲存格，確認結果為TRUE/FALSE。
- 檢查是否有隱藏規則或格式衝突。
條件式格式設定與自動化工具應用
在大型專案或團隊協作中，Excel雖然靈活，但當資料量龐大或需跨部門協作時，專業工具能進一步提升效率。例如：
- Monday.com 提供類似條件式格式設定的視覺化自動化功能，能根據任務狀態自動變色、發送提醒，適合專案進度追蹤與團隊協作。
- ClickUp 支援自訂欄位條件與自動化，能將任務依據狀態自動分類或標示。
- Notion 亦可透過資料庫篩選與顏色標示，實現簡易條件視覺化。
這些工具特別適合多部門、多專案管理，能減少手動設定，提升團隊協作效率。
結論與行動建議
條件式格式設定公式是Excel數據管理與分析的利器，能協助用戶即時掌握關鍵資訊、提升資料判讀效率。無論是專案管理、團隊協作還是日常數據分析，靈活運用條件式格式設定，皆能大幅提升工作效率與決策品質。建議讀者可依據自身需求，實際操作上述範例，並評估是否需導入如Monday.com等專業工具，進一步優化團隊協作流程。
