Excel檔案加密教學總覽
在現代辦公環境中，Excel檔案常用於儲存敏感數據、財務報表、專案進度等關鍵資訊。若未妥善加密，資料可能因意外外洩或未經授權存取而造成損失。透過Excel內建的加密功能，你可以有效限制未授權者開啟檔案，提升資訊安全。
適用情境包括：財務報表、客戶名單、內部預算、專案機密文件等。
以下將針對不同平台，提供詳細的加密操作教學與安全建議。
Excel檔案加密步驟（Windows/Mac）
Windows版Excel加密步驟
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開啟欲加密的Excel檔案
點選左上角「檔案」標籤，進入檔案管理介面。 -
進入「資訊」頁面
在側邊欄選擇「資訊」，即可看到檔案相關設定。 -
選擇「保護活頁簿」
點擊「保護活頁簿」按鈕，展開下拉選單。 -
選擇「以密碼加密」
選擇「以密碼加密」，系統會跳出密碼設定視窗。 -
輸入並確認密碼
輸入你希望設定的密碼，並再次輸入確認。請務必記錄密碼，因為遺失後無法找回。 -
儲存檔案
完成密碼設定後，儲存檔案。下次開啟時，系統將要求輸入密碼。
實際應用情境
某企業財務部門需定期與管理層分享預算表，透過加密功能，僅授權人員可開啟，避免資訊外洩。
Mac版Excel加密步驟
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開啟Excel檔案
點選上方功能列的「檔案」。 -
選擇「密碼」設定
在下拉選單中點選「設定密碼」，或於「工具」中選擇「保護文件」。 -
輸入密碼
輸入欲設定的密碼，並再次確認。 -
儲存檔案
設定完成後儲存，日後開啟需輸入密碼。
常見錯誤提醒
部分Mac用戶會誤以為「保護工作表」即為加密整份檔案，實際上僅限制編輯，無法防止未授權開啟。
Excel線上版加密限制
目前Excel線上版（Excel for Web）尚未支援直接設定檔案密碼。若需加密，建議先於桌面版Excel加密後再上傳，或考慮使用雲端協作平台（如Monday.com）進行權限管理。
替代方案
- 下載檔案至本地端，使用桌面版Excel加密後再上傳。
- 透過雲端平台設定存取權限，限制未授權者瀏覽。
Excel檔案保護方式比較
Excel提供多種保護機制，根據需求選擇最合適的方式：
| 保護方式 | 功能說明 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|---|
| 以密碼加密檔案 | 開啟檔案前需輸入密碼，未授權者無法存取內容 | 機密文件、財務報表 | 安全性高 | 密碼遺失無法找回 |
| 保護工作表/工作簿 | 限制特定儲存格或結構編輯，開啟檔案不需密碼 | 團隊協作、避免誤編輯 | 操作彈性 | 內容仍可被查看 |
| 雲端權限管理 | 透過平台設定檔案存取及編輯權限 | 多人協作、跨部門文件管理 | 權限細緻 | 需額外平台支援 |
適用情境與差異說明
- 以密碼加密檔案：適合需嚴格限制存取的敏感資料。
- 保護工作表/工作簿：適合團隊內部協作，防止誤刪或誤改。
- 雲端權限管理：適合多人協作、需動態調整權限的情境，例如使用Monday.com進行專案管理，或用pdfFiller處理PDF文件權限。
密碼管理與安全性建議
密碼強度建議
- 建議密碼長度至少8碼，包含大寫、小寫、數字與符號。
- 避免使用生日、簡單字詞或重複密碼。
- 可利用密碼管理工具（如Sanebox等）協助安全儲存密碼。
密碼遺失風險與提醒
- Excel不提供密碼找回功能，密碼遺失將永久無法開啟檔案。
- 建議將密碼妥善記錄於安全處，或使用密碼管理器。
真實案例
某公司人資部門因密碼遺失，導致年度薪資表無法開啟，造成資料重建困難。建議定期備份未加密版本，並妥善管理密碼。
如何移除或更改密碼
移除密碼：
1. 開啟已加密檔案，輸入密碼進入。
2. 依原加密步驟進入「保護活頁簿」>「以密碼加密」。
3. 將密碼欄位清空，按下「確定」。
4. 儲存檔案，密碼即被移除。
更改密碼：
1. 開啟檔案並輸入舊密碼。
2. 依前述步驟重新設定新密碼。
3. 儲存檔案即可。
Excel加密常見問題（FAQ）
Q1：密碼忘記怎麼辦？
A：Excel不提供密碼找回功能，建議使用密碼管理工具預防遺失。若密碼遺失，檔案將無法開啟。
Q2：加密後還能與他人共用檔案嗎？
A：可以，但收件者需知曉密碼。若需多人協作，建議使用雲端權限管理工具。
Q3：加密後檔案會影響檔案格式或功能嗎？
A：不會影響內容與功能，但未輸入正確密碼前無法開啟。
Q4：Excel加密有無安全漏洞？
A：雖然Excel加密能有效阻擋一般用戶，但對於專業破解工具仍有一定風險。建議搭配權限管理或進階加密工具使用。
Q5：可以同時保護工作表與加密檔案嗎？
A：可以。可先加密檔案，再於檔案內針對特定工作表設定編輯保護。
進階檔案保護與團隊協作工具推薦
隨著團隊協作需求提升，僅依賴Excel內建加密已難以滿足多層次權限管理與審核需求。以下介紹幾種常見的進階應用工具：
進階檔案權限管理需求
- 需設定不同人員的檔案存取、編輯、下載權限。
- 需追蹤檔案存取紀錄、審核流程。
- 需整合多種檔案格式（如Excel、PDF等）。
工具介紹與適用場合
- Monday.com：適用於專案管理與團隊協作，可細緻設定檔案權限、追蹤編輯紀錄，適合跨部門協作或需嚴格控管文件存取的企業。
- pdfFiller：適合需要處理PDF檔案加密、簽署與權限管理的情境，支援多種格式轉換與安全控管。
- SignNow：針對電子簽署與文件驗證，適合合約、授權書等需法律效力的文件流程。
實際應用案例
某跨國專案團隊利用Monday.com協作平台，將Excel檔案上傳並設定不同成員的存取權限，有效防止未授權存取並提升協作效率。
結語與行動呼籲
Excel檔案加密是保護敏感資訊的第一步，但僅靠密碼防護仍有其限制。建議根據實際需求，結合密碼管理、權限控管與進階協作工具，打造更完善的資訊安全環境。立即檢視你的重要Excel檔案，依照本文教學設定密碼，並評估是否需要導入如Monday.com等專業平台，進一步提升團隊協作與資料保護層級。
