Excel 次數統計全攻略：快速入門與進階技巧
在日常辦公、專案管理或數據分析工作中，統計資料出現次數是最常見的需求之一。無論是追蹤出席人數、分析商品銷售次數，還是彙整問卷選項結果，Excel都能提供多元且高效的解決方案。本篇將從基礎到進階，帶你全面掌握Excel次數統計技巧，並搭配實際案例與常見錯誤排解，協助你提升資料處理效率。
常見次數統計需求與資料準備
在進行次數統計前，資料的正確整理至關重要。以下是常見應用場景與資料準備建議：
- 出席統計：如會議簽到表、課程出席紀錄。
- 銷售分析：統計各商品銷售次數、客戶購買頻率。
- 問卷調查：彙整各選項被選擇的次數。
- 專案進度：計算任務完成次數、問題回報次數等。
資料準備建議：
– 確保統計欄位格式一致（數字、文字、日期等）。
– 移除多餘空白、重複或格式錯誤的資料。
– 如有多欄條件，建議每個條件獨立成欄，方便後續統計。
基本函數應用：COUNT、COUNTA、COUNTIF
Excel內建多種統計次數的函數，適用不同需求。以下逐一解析其差異與應用情境。
COUNT：統計數值儲存格數量
用途：計算選定範圍內「數值」儲存格的數量。
公式範例：
=COUNT(A2:A20)
（僅計算A2至A20中為數字的儲存格）
常見應用：統計分數、金額等純數值資料的筆數。
常見錯誤：若資料含文字或日期，COUNT不會計算，需改用COUNTA。
COUNTA：統計非空儲存格數量
用途：計算範圍內所有「非空」儲存格數量，無論內容為數字、文字或日期。
公式範例：
=COUNTA(B2:B20)
（計算B2至B20中所有有填寫內容的儲存格）
應用情境：統計出席人數（如有簽到即算）、問卷填答數等。
常見錯誤：空白格或僅含空格字元的儲存格不會被計算。
COUNTIF：統計符合單一條件的次數
用途：計算範圍內「符合特定條件」的儲存格數量。
公式範例：
– 統計A欄大於80分的人數：=COUNTIF(A2:A20,">80")
– 統計B欄填寫「已完成」的任務數：=COUNTIF(B2:B20,"已完成")
– 統計C欄日期為某一天的紀錄：=COUNTIF(C2:C20,"2023/12/31")
常見錯誤：條件格式需正確（如文字需加雙引號），日期建議用DATE()函數避免格式誤判。
COUNTIFS：多條件次數統計
當需同時符合多個條件時，可使用COUNTIFS函數。
公式範例：
– 統計A欄大於80且B欄為「及格」的人數：
=COUNTIFS(A2:A20,">80",B2:B20,"及格")
– 統計C欄日期為「2023/12/31」且D欄狀態為「已完成」的紀錄：
=COUNTIFS(C2:C20,"2023/12/31",D2:D20,"已完成")
應用案例：
– 專案管理中，統計同時符合「到期日」與「狀態」的任務數。
– 銷售分析時，統計某區域且達標的業務人員數量。
常見錯誤：各條件範圍需等長，否則會出現錯誤。
進階技巧：UNIQUE+COUNTIF、GROUPBY
隨著Excel 365等新版本推出，統計每個唯一值出現次數變得更簡單。
UNIQUE+COUNTIF：統計每個值的出現次數（365限定）
步驟說明：
1. 使用=UNIQUE(A2:A20)取得所有不重複的值。
2. 搭配=COUNTIF(A2:A20, E2)，統計每個唯一值的出現次數（E2為唯一值清單的第一格）。
應用案例：
– 統計每位員工的出勤次數。
– 分析各商品的銷售筆數。
注意：UNIQUE函數僅支援Excel 365及部分新版本。
GROUPBY：自動分組統計（365限定）
GROUPBY可直接分組並計算次數，但目前僅限Power Query或部分新函數支援，適合大量資料自動化處理。
利用樞紐分析表（PivotTable）進行彈性次數統計
樞紐分析表是Excel最強大的資料彙整工具，適合進行大規模、多維度的次數統計。
操作步驟：
1. 選取資料範圍，點選「插入」>「樞紐分析表」。
2. 選擇新工作表或現有工作表插入。
3. 在樞紐分析表欄位清單中，將欲統計的欄位拖曳至「列」區域。
4. 將同一欄位或其他欄位拖曳至「值」區域，並設定「值欄位設定」為「計數」。
5. 可進一步加上「篩選」或「欄」分組，進行多維度分析。
實例應用：
– 統計每位員工每月出勤次數。
– 分析各商品在不同地區的銷售次數。
常見錯誤：
– 資料欄位名稱重複或含特殊字元，易導致樞紐表無法正確識別。
– 欄位格式不一致（如數字混有文字），可能影響計數結果。
常見問題與錯誤排解
Q1：如何統計空值或未填寫的儲存格？
A：可用=COUNTBLANK(範圍)統計空白儲存格數量。
Q2：COUNT與COUNTA有何不同？
A：COUNT僅計算數值儲存格，COUNTA計算所有非空儲存格（含文字、日期）。
Q3：COUNTIF/COUNTIFS條件格式出錯怎麼辦？
A：請確認條件格式正確（如文字加雙引號），日期建議用DATE()函數。
Q4：如何避免重複計算？
A：可先用UNIQUE取得唯一值，再搭配COUNTIF統計。
Q5：不同Excel版本有何限制？
A：UNIQUE、GROUPBY等新函數僅支援Excel 365及部分新版本，舊版可用「移除重複」+COUNTIF替代。
提升效率的實用技巧
- 公式拖曳：將公式下拉自動套用至多行，快速批次統計。
- 自動化：結合表格（Ctrl+T）與動態範圍，資料新增自動更新統計結果。
- 條件格式：將出現次數異常（如高於平均值）自動標示，便於快速檢查。
- 結合其他工具：若需多人協作、跨部門資料整合，建議考慮如Monday.com、ClickUp等專案管理平台，能自動彙整統計並支援多維度報表，提升團隊效率。
結論與推薦工具
Excel提供多種靈活的次數統計方法，無論是基礎函數還是樞紐分析表，都能滿足日常辦公與專案管理需求。若面對更大規模、多來源或需多人協作的資料統計，建議可評估Monday.com這類專案管理工具，能自動化彙整、即時統計並結合多種報表視覺化，進一步提升團隊效率與決策品質。
