什麼是甘特圖？
甘特圖的基本結構與用途
甘特圖是一種常見的專案管理工具，用於視覺化展示專案各項任務的時間安排與進度。它以橫軸表示時間、縱軸列出任務，條形圖則顯示每個任務的起訖時間與持續天數。這種圖表能幫助專案經理、團隊成員快速掌握專案全貌、任務關聯與進度狀態。
在實際應用中，甘特圖常見於產品開發、行銷活動規劃、工程建設、IT專案等領域。舉例來說，產品上市專案可用甘特圖規劃市場調查、設計、測試、推廣等階段，明確分配負責人與時程，協助團隊協作與進度追蹤。
甘特圖的基本欄位通常包含：
– 任務名稱
– 開始日期
– 結束日期
– 持續天數
– 負責人
– 任務狀態
Excel甘特圖的適用情境與限制
Excel雖非專為甘特圖設計，但憑藉其靈活的資料處理與圖表功能，能滿足中小型專案的進度規劃需求。適合用於：
– 任務數量有限、結構較單純的專案
– 需要快速生成、簡單維護的進度表
– 團隊成員習慣使用Excel進行資料管理
不過，Excel甘特圖也有明顯限制：
– 難以處理大量任務或複雜依賴關係
– 缺乏自動提醒、協作、進度追蹤等專業功能
– 圖表更新與格式調整需手動操作，易出現錯誤
– 無法即時多人協作或整合進階專案管理流程
若專案規模擴大、需多人協作或需進階功能，建議考慮專業工具如Monday.com等。
用Excel製作甘特圖的完整步驟
準備專案資料表
首先，建立一份包含所有任務的專案資料表。建議欄位如下：
| 任務名稱 | 開始日期 | 結束日期 | 持續天數 | 負責人 | 任務狀態 |
|---|---|---|---|---|---|
| 市場調查 | 2023/5/1 | 2023/5/5 | 5 | Alice | 已完成 |
| 設計開發 | 2023/5/6 | 2023/5/15 | 10 | Bob | 進行中 |
| 測試驗證 | 2023/5/16 | 2023/5/20 | 5 | Carol | 未開始 |
| 上市準備 | 2023/5/21 | 2023/5/25 | 5 | Dave | 未開始 |
持續天數計算方式：
在Excel中，可於「持續天數」欄輸入公式：
=結束日期-開始日期+1
例如，C2為結束日期，B2為開始日期，則D2輸入：=C2-B2+1
插入並設置堆疊條形圖
-
選取資料
選取「任務名稱」、「開始日期」、「持續天數」三欄（不含結束日期）。 -
插入堆疊條形圖
點選「插入」>「條形圖」>「堆疊條形圖」。 -
調整資料系列
- 右鍵點選圖表中的「開始日期」系列，選擇「設為主軸」。
-
將「開始日期」系列的填色設為「無填滿」，僅保留「持續天數」系列顯示。
-
調整橫軸與縱軸
- 反轉任務順序，讓最上方任務顯示在圖表頂端。
- 設定橫軸最小值為最早的開始日期，最大值為最後的結束日期。
調整圖表格式與顏色
-
條件格式與顏色標註
可根據任務狀態（如已完成、進行中、未開始）設定不同顏色，提升辨識度。
方法：於資料表新增「任務狀態」欄，手動調整圖表中對應條形的顏色。 -
美化圖表
- 移除多餘的圖例、格線。
- 加入標題、資料標籤（如任務名稱、負責人）。
- 調整條形寬度，讓圖表更易閱讀。
加入更多資訊
-
顯示負責人
可於圖表旁加註負責人欄，或將負責人資訊加入資料標籤。 -
標示任務狀態
以顏色區分任務狀態，例如：綠色代表已完成、黃色代表進行中、灰色代表未開始。 -
進階應用
若需顯示任務依賴關係，可在資料表中新增「前置任務」欄，雖然Excel無法自動繪製依賴線，但可手動標註。
自動化與維護
-
自動計算進度
可利用公式自動計算「剩餘天數」、「完成百分比」等。例如：
=IF(TODAY()>結束日期, "已完成", IF(TODAY()<開始日期, "未開始", "進行中")) -
定期更新
每次專案進度變動時，只需更新資料表中的日期與狀態，圖表會自動反映最新進度。 -
常見錯誤提醒
- 日期格式不一致，導致圖表顯示異常。
- 忘記反轉任務順序，圖表顯示順序顛倒。
- 未正確設定「無填滿」導致條形圖重疊。
Excel甘特圖常見問題與進階技巧
如何自動更新進度？
只要資料表中的開始與結束日期、任務狀態及進度百分比等欄位正確設置，Excel甘特圖能隨資料更新自動調整圖表。建議搭配公式與條件格式，讓進度變化一目了然。
如何處理多任務與重疊任務？
Excel甘特圖可同時展示多個任務，只要資料表完整記錄每項任務的時間區間。若任務有重疊，條形圖會自動顯示於不同列，清楚呈現各任務的時程關係。不過，若需顯示複雜依賴或多層級任務，Excel操作會較為繁瑣。
Excel甘特圖的優缺點
優點：
– 易於上手，無需額外軟體
– 彈性高，適合小型專案或個人規劃
– 可自訂欄位、格式與顏色
缺點：
– 缺乏進階專案管理功能（如依賴關係、自動提醒、多人協作）
– 維護大型或複雜專案時效率較低
– 圖表美觀度與互動性有限
何時該考慮專業甘特圖工具？
Excel與專業工具比較
| 功能/特點 | Excel甘特圖 | Monday.com等專業工具 |
|---|---|---|
| 建立速度 | 快速 | 快速 |
| 多人協作 | 不便 | 支援即時多人協作 |
| 任務依賴 | 手動處理 | 自動化、可視化 |
| 進度追蹤 | 需手動維護 | 自動更新、進度報告 |
| 視覺美觀 | 基本 | 多樣化、可自訂 |
| 自動提醒 | 無 | 內建 |
| 適用情境 | 小型、簡單專案 | 中大型、複雜、多團隊專案 |
Monday.com等工具的優勢與適用情境
如Monday.com這類專業專案管理平台，提供一鍵生成甘特圖、任務依賴管理、即時協作、進度自動追蹤與通知等功能，特別適合下列情境：
– 專案規模大、任務多且複雜
– 需多人協作、分工明確
– 須即時追蹤進度、產出報表
– 需整合其他工具（如文件、溝通、檔案管理）
若你發現Excel甘特圖難以滿足專案需求，建議試用Monday.com等平台，提升團隊效率與專案掌控力。
結論與行動建議
Excel甘特圖適合用於小型或臨時性專案，能快速協助規劃與追蹤任務進度。若專案規模擴大、任務複雜或需多人協作，建議考慮專業專案管理工具，如Monday.com，享受更高效、協作與自動化的專案管理體驗。根據自身需求選擇合適工具，才能真正提升團隊效率與專案成功率。
