為什麼要找出Excel中的相同資料？
在專案管理、團隊協作或日常辦公中，重複資料常常導致報表錯誤、進度追蹤混亂或決策失誤。例如：合併多個專案進度表時，若名單有重複，可能會重複分配任務或統計錯誤；又如銷售報表中重複客戶紀錄，會影響績效分析。因此，學會有效找出並處理Excel中的相同資料，是提升工作效率與數據品質的關鍵。
Excel找出相同資料的常用方法比較
不同情境下，適合採用不同方法。以下表格簡要比較各方法的特點：
| 方法 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| 條件格式 | 視覺標示重複值 | 操作簡單、即時顯示 | 只標示、不移除 |
| 篩選/進階篩選 | 快速檢視/匯出重複值 | 易於操作、可複製結果 | 不直接標示或移除 |
| 函數公式 | 需靈活比對、進階分析 | 可自訂條件、動態更新 | 需理解公式、較複雜 |
| 移除重複 | 清理資料、去除重複 | 一鍵移除、效率高 | 資料會被刪除、不可還原 |
| 比較多欄/多表 | 合併報表、跨欄比對 | 可跨欄/表比對、彈性高 | 公式較複雜 |
接下來將逐一說明每種方法的操作步驟、適用情境與注意事項。
使用條件格式標示相同資料
條件格式是Excel最直覺的重複值標示工具，適合需要快速視覺辨識重複資料的情境。
操作步驟
- 選取欲檢查重複值的儲存格範圍。
- 點選「常用」>「條件格式」>「醒目提示儲存格規則」>「重複的值」。
- 在彈出的視窗中選擇標示格式（如紅色填滿）。
- 按「確定」，所有重複資料即會自動標示。
適用建議與限制
- 適合快速檢查、視覺標示，便於人工審核。
- 無法直接刪除重複資料，僅作標示。
- 若資料量大，建議搭配篩選或移除功能。
使用篩選與進階篩選找出相同資料
篩選功能可協助你快速檢視或匯出重複資料，適合需要將重複值另存或進一步分析的情境。
一般篩選
- 選取資料範圍，點選「資料」>「篩選」。
- 在欄位標題出現的下拉箭頭中，選擇欲查詢的重複值。
- 只顯示該值的所有列，便於檢查或複製。
進階篩選找出所有重複值
- 選取資料範圍，點選「資料」>「進階」。
- 在「進階篩選」視窗選擇「將篩選結果複製到其他位置」。
- 設定條件範圍，並勾選「僅限唯一記錄」以外的選項。
- 可搭配輔助欄位公式（如COUNTIF）標示重複值，再用進階篩選匯出。
適用建議
- 適合需要將重複資料另存、複製或進一步處理。
- 若需自動化流程，可考慮進階篩選搭配公式。
使用公式找出相同資料
公式法彈性高，適合進階用戶或需自訂比對條件的情境。
單欄重複值公式
在B2輸入以下公式，判斷A欄是否有重複：
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "重複", "")
將公式往下複製，即可標示所有重複值。
比較兩欄資料找重複
若需比對A欄與B欄是否有相同資料，可在C2輸入：
=IF(COUNTIF(B:B, A2)>0, "兩欄重複", "")
同樣將公式往下複製。
多欄或跨表比對
可搭配VLOOKUP、MATCH等函數：
=IF(ISNUMBER(MATCH(A2, B:B, 0)), "重複", "")
適用建議
- 適合需動態追蹤、複雜比對或自訂條件。
- 公式可結合條件格式自動標示重複值。
- 若不熟悉公式，建議先從條件格式或篩選功能入門。
移除重複資料的正確步驟
當需清理資料、去除重複時，Excel的「移除重複」功能最為高效，但操作前建議備份原始資料。
操作步驟
- 選取資料範圍，點選「資料」>「移除重複」。
- 在彈出視窗選擇需比對的欄位（可多選）。
- 按「確定」，Excel會自動刪除重複列，只保留第一筆。
注意事項
- 資料一經刪除無法還原，務必先備份。
- 若資料有多欄需同時比對，請勾選所有相關欄位。
- 適合資料清理、報表彙整等需求。
比較多欄或多表資料找重複
在專案管理或團隊協作中，常需合併多份名單或跨表比對資料。此時可用下列方法：
1. 使用公式跨欄比對
如需比對A欄與B欄，C2輸入：
=IF(COUNTIF(B:B, A2)>0, "重複", "")
2. 使用VLOOKUP跨表比對
假設A表名單在Sheet1，B表名單在Sheet2：
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, Sheet2!A:A, 1, FALSE)), "不重複", "重複")
3. Power Query進階比對
對於大量資料或需自動化流程，可考慮用Power Query合併查找重複，操作更彈性且適合多人協作。
進階技巧與常見問題
常見問題
- 資料格式不一致：建議先用「資料」>「文字分欄」或「清除格式」統一格式。
- 空白值誤判：COUNTIF會將空白視為重複，建議先篩除空白。
- 跨工作表比對：可用VLOOKUP、MATCH或Power Query。
進階技巧
- Power Query自動化處理重複：適合大數據、需定期清理的情境。
- 結合條件格式與公式：公式標示重複後，條件格式自動上色，視覺效果更佳。
- 多人協作與流程自動化：若Excel已無法滿足團隊協作或自動化需求，可考慮導入Monday.com、ClickUp等專案管理工具，這些平台支援多人即時協作、資料自動同步與重複檢查，能大幅提升效率。
方法選擇建議
| 需求/情境 | 建議方法 |
|---|---|
| 快速標示重複值 | 條件格式 |
| 匯出/複製重複資料 | 篩選/進階篩選 |
| 清理資料、去除重複 | 移除重複 |
| 跨欄/跨表比對 | 公式（COUNTIF/VLOOKUP/MATCH） |
| 大量數據/自動化 | Power Query、專案管理工具 |
延伸應用：團隊協作與自動化工具推薦
當Excel難以滿足多人協作、流程自動化或複雜資料管理時，建議考慮導入現代化工具：
- Monday.com：專為專案管理與團隊協作設計，支援自動化重複檢查、任務分配與進度追蹤，適合需要高效率協作的團隊。
- ClickUp：結合任務、文件、數據管理於一體，AI驅動協作功能可自動偵測重複任務或資料。
- Notion：彈性資料庫與筆記整合，適合知識管理與個人/小型團隊協作。
根據實際需求選擇最合適的工具，能讓數據管理與團隊協作更上一層樓。
結語
找出並處理Excel中的相同資料，是每位知識工作者、專案經理與團隊領導必備的技能。無論是用條件格式、篩選、公式還是進階工具，只要根據實際需求選擇合適方法，都能大幅提升數據處理的效率與準確度。若遇到更複雜或多人協作的情境，不妨試用Monday.com、ClickUp等現代化工具，讓工作流程更順暢！
