Excel 相減基礎教學
在Excel中，相減是最常見的數據運算之一，無論是計算銷售差異、庫存變動還是工時差異，都離不開這項基本技能。正確掌握相減公式與操作細節，是提升數據處理效率的關鍵。
直接在儲存格輸入公式
Excel沒有專屬的「MINUS」函數，必須以「=」開頭，直接使用減號（-）運算子。以下為基本步驟：
- 選擇欲顯示結果的儲存格（如C1）。
- 輸入公式
=A1-B1。 - 按下Enter，C1即顯示A1減去B1的結果。
常見新手錯誤：
– 忘記在公式前加等號（=），導致Excel將內容視為文字。
– 參照的儲存格為文字或空白，可能出現#VALUE!錯誤。
產業應用情境：
在月度報表中，常用此方法計算本月與上月銷售額的差異，快速掌握業績變化。
多儲存格批次相減
若需對多筆資料進行相減（如多行數據），可利用Excel的填滿功能：
- 在C1輸入公式
=A1-B1。 - 將滑鼠移至C1右下角，當游標變成十字形時，向下拖曳至所需範圍。
- Excel會自動將公式套用至每一列。
實用案例：
財務人員可用此方式，批次計算每月各產品的銷售差額，節省大量手動輸入時間。
進階相減技巧與應用
除了基本運算，Excel還能處理多儲存格連減、日期/時間相減及條件相減等進階需求，讓數據分析更靈活。
多個儲存格連續相減
若需將多個數值連續相減，可直接在公式中串接多個減號：
- 公式範例：
=A1-B1-C1-D1 - 結果為A1減去B1、再減C1、再減D1。
注意事項：
– 參照儲存格若為空白，Excel視為0，不影響結果。
– 若有非數字資料，會出現#VALUE!錯誤。
應用情境：
專案預算控管時，常需扣除多項成本，直接用連減公式即可快速計算剩餘預算。
日期與時間的相減
Excel支援日期與時間格式的直接相減，常用於計算天數或時數差異：
-
日期相減
公式：=B1-A1（B1為結束日期，A1為開始日期）
結果為兩日期間隔天數。 -
時間相減
公式：=B1-A1（B1為結束時間，A1為開始時間）
結果為時數差異，建議將儲存格格式設為時間或自訂格式。
實際案例：
人資部門計算員工出勤時數、專案管理者統計任務完成天數，皆可直接用日期或時間相減公式。
結合條件公式進行相減
有時僅需對特定條件下的數值進行相減，可結合IF、SUMPRODUCT等函數：
-
條件相減（IF）
公式：=IF(A1>100, A1-B1, 0)
若A1大於100才計算相減，否則顯示0。 -
多條件相減（SUMPRODUCT）
公式：=SUMPRODUCT((條件範圍=條件值)*(A範圍-B範圍))
可批次計算符合條件的差異總和。
應用情境：
專案管理時，僅需統計特定類型任務的進度差異，可用條件相減快速篩選。
常見問題與錯誤排除
常見錯誤訊息與原因
- #VALUE!
公式涉及文字或非數字資料，檢查參照儲存格內容。 - #REF!
參照的儲存格已被刪除或移動。 - 結果為0或空白
參照儲存格為空，Excel自動視為0。
排除建議：
– 確認所有參照儲存格均為數字或日期格式。
– 避免直接在公式中引用已刪除的儲存格。
– 使用ISNUMBER、IFERROR等函數提升公式容錯率。
FAQ
Q1：Excel有MINUS函數嗎？
A：沒有。相減必須直接用「-」運算子（如=A1-B1）。
Q2：如何批次相減多列資料？
A：輸入公式後，利用填滿功能拖曳至所需範圍即可。
Q3：日期相減結果為數字，如何顯示天數？
A：Excel日期本質為序號，相減結果即為天數。可直接使用，或搭配TEXT函數自訂顯示格式。
Q4：如何避免#VALUE!錯誤？
A：確保參照儲存格皆為數字或日期，必要時可用IFERROR包覆公式。
實用案例分享
案例一：計算月銷售差異
行銷團隊需比較本月與上月各產品銷售額的變化：
- 在C欄輸入公式
=B2-A2（B2為本月銷售，A2為上月）。 - 向下拖曳公式，快速得出所有產品的銷售差異。
案例二：計算員工工時差異
專案經理需統計每位員工實際工時與預計工時的差距：
- 在D欄輸入公式
=B2-C2（B2為實際工時，C2為預計工時）。 - 利用條件格式標示超時或不足，提升管理效率。
注意事項與最佳實踐
- 確認數據格式：確保所有參照儲存格為數字、日期或時間格式，避免錯誤。
- 公式引用：批次處理時，建議使用絕對/相對參照（如$A$1、A1）以避免公式錯位。
- 善用函數：結合IF、IFERROR等提升公式彈性與容錯。
- 資料備份：進行大量公式運算前，建議先備份原始資料。
結論與工具延伸應用
熟練掌握Excel的相減操作，不僅能提升日常數據處理效率，更能應用於專案管理、財務分析等多元場景。若需進行更大規模的數據協作與專案追蹤，建議可搭配Monday.com、ClickUp等專業管理工具，將Excel數據整合進團隊工作流程，進一步提升協作與決策效率。
