Excel常用計數函數總覽
在日常專案管理、團隊協作與資料分析工作中，精確統計數量是不可或缺的技能。Excel提供多種計數函數，常見包括COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS。以下以表格方式比較這些函數的差異與適用場景：
| 函數名稱 | 功能說明 | 適用情境 | 是否支援條件 |
|---|---|---|---|
| COUNT | 計算範圍內「數字」儲存格數量 | 統計數值型資料，如銷售數量、分數等 | 否 |
| COUNTA | 計算範圍內「非空」儲存格數量 | 統計有填寫資料的格數（不限型別） | 否 |
| COUNTIF | 計算範圍內「符合單一條件」的格數 | 統計特定內容，如性別為男的個數 | 是 |
| COUNTIFS | 計算範圍內「符合多條件」的格數 | 複雜篩選，如部門為A且性別為女的人數 | 是 |
COUNT、COUNTA函數教學
COUNT函數語法與範例
語法：
=COUNT(value1, [value2], …)
- value1, value2, …：要計算的數值或範圍，可接受多個參數。
適用情境：
– 統計某欄位的數字資料數量（如：分數、金額）。
– 排除文字、空白或錯誤值。
範例：
假設A1:A10為分數紀錄，部分格子可能為空或文字，計算有效分數數量：
=COUNT(A1:A10)
常見錯誤與注意事項：
– COUNT只計算「數字」儲存格，若格子為文字（如「缺席」）則不計入。
– 若需統計所有非空格，請改用COUNTA。
實務應用：
在專案進度追蹤表中，統計已回報進度的數字欄位數量，快速掌握完成情況。
COUNTA函數語法與範例
語法：
=COUNTA(value1, [value2], …)
- value1, value2, …：要評估的儲存格或範圍。
適用情境：
– 統計所有有填寫內容的格數（不論數字、文字、日期）。
– 用於問卷回收統計、出勤紀錄等。
範例：
假設B1:B20為出席登記欄，部分格子空白，計算有填寫的格數：
=COUNTA(B1:B20)
常見錯誤與注意事項：
– COUNTA會計算所有非空格，包括空字串（如公式產生的””），需留意資料來源。
– 若只需計算數字，請使用COUNT。
實務應用：
在團隊會議簽到表中，快速統計實際出席人數，無論填寫的是名字、符號或數字。
COUNTIF、COUNTIFS條件計數教學
條件計數是資料分析中最常見的需求之一，Excel的COUNTIF與COUNTIFS可協助你根據條件快速統計。
COUNTIF語法與範例
語法：
=COUNTIF(range, criteria)
- range：要檢查的範圍。
- criteria：判斷的條件（可為數字、文字、運算式）。
適用情境：
– 統計特定內容出現次數（如：性別為男、部門為行銷）。
範例1：統計性別為男的人數
假設C2:C100為性別欄，統計「男」的個數：
=COUNTIF(C2:C100, "男")
範例2：統計分數大於80的人數
假設D2:D100為分數欄：
=COUNTIF(D2:D100, ">80")
常見錯誤與注意事項：
– 條件需加雙引號（如”>80″）。
– COUNTIF僅支援單一條件，無法同時判斷多欄。
實務應用：
在員工名單中，統計某部門人數或特定資格取得人數。
COUNTIFS語法與範例
語法：
=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
- 可設定多組範圍與條件，進行複合篩選。
適用情境：
– 同時滿足多個條件的計數（如：部門為A且性別為女）。
範例：統計部門為「行銷」且性別為「女」的人數
假設E2:E100為部門，F2:F100為性別：
=COUNTIFS(E2:E100, "行銷", F2:F100, "女")
常見錯誤與注意事項：
– 各條件範圍需等長，否則會出現錯誤。
– 條件格式同COUNTIF，支援運算式與通配符。
實務應用：
在專案人力分配表中，快速統計同時符合多項資格的人員數量。
常見計數問題與進階應用
如何排除空白或重複值？
-
排除空白：
COUNTA已自動排除空白格，COUNTIF/COUNTIFS可用條件"<>”（不等於空白）進行篩選。
例如：=COUNTIF(A2:A100, "<>")計算非空格數量。 -
統計唯一值：
可搭配UNIQUE函數（限新版Excel）或利用進階篩選功能，取得唯一值清單後再用COUNTA統計。 -
結合篩選後計數：
若需統計篩選結果的數量，可用SUBTOTAL函數，例如：=SUBTOTAL(103, A2:A100)，其中103代表COUNTA。
常見錯誤訊息與解決方式
- #VALUE!錯誤：
多因範圍或條件格式不正確，檢查範圍長度與條件型別。 - COUNTIFS範圍長度不一致：
各條件範圍需完全等長，否則無法運算。 - COUNTIF條件未加引號：
條件為文字或運算式時，需加雙引號（如”>80″）。
實務案例分享
案例1：出勤統計
某公司人事表，A欄為姓名，B欄為出勤狀態（「出席」、「缺席」或空白）。統計實際出席人數：
=COUNTIF(B2:B100, "出席")
案例2：問卷回收率計算
C欄為問卷回收狀態（「已回收」、「未回收」），統計已回收份數：
=COUNTIF(C2:C200, "已回收")
回收率計算：
=COUNTIF(C2:C200, "已回收")/COUNTA(C2:C200)
案例3：產品分類數量統計
D欄為產品類型（如「A」、「B」、「C」），統計每類產品數量：
=COUNTIF(D2:D500, "A")
=COUNTIF(D2:D500, "B")
=COUNTIF(D2:D500, "C")
結論與效率提升建議
熟練運用COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS等計數函數，能大幅提升資料整理與分析效率，無論是專案進度追蹤、團隊出勤、問卷統計等情境皆適用。若需進行大量數據協作、跨部門資料整合，建議可考慮使用[Monday.com]等專業專案管理工具，支援自動化數據統計、視覺化報表與團隊協作，讓數據管理更輕鬆、效率更高。
