Excel 篩選功能全解
什麼是 Excel 篩選功能？
Excel 篩選功能可協助用戶從大量資料中，快速挑選出符合條件的數據，提升資料分析與決策效率。與「排序」不同，篩選會暫時隱藏不符合條件的資料，只顯示需要的內容；排序則是改變資料的排列順序。
常見應用場景：
– 專案管理：快速找出逾期任務、特定負責人或狀態的專案項目。
– 銷售分析：篩選特定區域、月份或產品的銷售數據。
– 團隊協作：只顯示尚未完成或需優先處理的工作項目。
– 資料清理：找出空白欄位、重複資料或異常值。
案例說明：
某專案經理需檢視本月所有「進行中」且「負責人為王小明」的任務，只需利用篩選功能，即可在數百筆資料中一秒找出目標項目。
啟用篩選功能的方式
基本步驟
- 選取欲篩選的資料範圍（建議包含標題列）。
- 點選「資料」標籤，選擇「篩選」。
- 欄位標題會出現下拉箭頭，即可開始設定篩選條件。
快捷鍵與版本差異
- 快捷鍵：
Ctrl + Shift + L可快速啟用或取消篩選。 - 表格（Table）功能：將資料轉換為表格（
Ctrl + T），自動帶有篩選箭頭，且範圍會隨資料增減自動調整。 - Excel 版本差異：
- 桌面版與 Office 365/網頁版操作大致相同，但部分進階篩選功能（如條件格式複合篩選）在網頁版可能有限制。
- 早期版本（如2007以前）部分介面略有不同，建議升級至新版獲得完整體驗。
常見錯誤提醒：
若範圍未包含標題列，篩選箭頭可能出現在資料列，導致操作混亂。
基本篩選操作
單條件與多條件篩選
- 單條件篩選：點擊欄位下拉箭頭，勾選或輸入欲篩選的值。例如，僅顯示「已完成」狀態的任務。
- 多條件篩選：
- 在同一欄位下可選多個值（如同時顯示「已完成」與「進行中」）。
- 使用「文字篩選」或「數字篩選」自訂條件（如「大於100且小於500」）。
- 多欄位同時篩選時，條件為 AND（交集），即同時符合多欄位的條件。
篩選空白/非空白儲存格
- 點擊下拉箭頭，勾選「空白」或「非空白」即可。
- 常用於檢查資料遺漏或未填寫欄位。
範例情境
- 財務報表：只顯示金額大於一萬的交易。
- 人事名單：找出未填寫聯絡方式的員工。
進階篩選技巧
自動篩選 vs 進階篩選
- 自動篩選：一般直接使用欄位下拉箭頭設定條件，適合大多數日常需求。
- 進階篩選：在「資料」>「進階」中設定複雜條件，支援多欄位 AND/OR、唯一值篩選，適合複雜資料處理。
多欄位多條件（AND/OR）篩選
- AND（交集）：在不同欄位同時設定條件，僅顯示同時符合所有條件的資料。
- OR（聯集）：需利用進階篩選，於條件區塊橫向輸入不同條件，顯示符合任一條件的資料。
篩選唯一值/重複值
- 進階篩選可勾選「只顯示唯一記錄」，快速去除重複資料。
- 常用於名單整理、去重分析。
篩選空白/非空白
- 進階篩選可設定「=」或「<>」條件，精準篩選空白或非空白資料列。
篩選後資料的複製與匯出
- 篩選後選取可見儲存格（
Alt + ;），複製貼上到新工作表或檔案，僅複製顯示的資料。 - 適用於報表產出、資料分享。
實務案例：
行銷團隊需匯出所有「尚未聯絡」的潛在客戶名單，利用篩選後複製可見儲存格，快速產出專屬名單。
色彩與條件格式篩選
色彩篩選
- 若資料有手動標記顏色（儲存格填色或文字顏色），可於下拉箭頭選擇「依顏色篩選」。
- 適用於標註重點、異常或需複查資料。
條件格式與篩選的互動
- 條件格式（如自動將大於某值的儲存格標紅）搭配色彩篩選，可快速找出異常數據。
- 注意：條件格式自動變色後，仍可用色彩篩選，但需確認格式設定正確。
應用情境：
財務主管將超出預算的項目標紅，透過色彩篩選一鍵檢視所有異常支出。
篩選後的排序與資料處理
篩選後排序
- 篩選後仍可於下拉箭頭選擇「排序A到Z」或「排序Z到A」，僅針對可見資料排序。
- 適合進一步分析或報表呈現。
複製篩選結果
- 篩選後建議使用「選取可見儲存格」功能，避免複製到隱藏資料。
- 操作：全選篩選結果 → 按
Alt + ;→ 複製 → 貼上。
常見誤區
- 直接複製篩選資料，若未選取可見儲存格，貼上時會包含隱藏列，導致資料錯亂。
常見問題與錯誤排解
篩選箭頭消失
- 可能原因：未正確選取標題列、資料區有合併儲存格、表格格式錯誤。
- 解決方法：取消合併儲存格，重新啟用篩選，確認標題列正確。
篩選無效或資料未正確顯示
- 檢查篩選條件是否設置正確。
- 確認資料格式一致（如數字與文字混用會影響篩選）。
- 若使用進階篩選，條件區設置需正確對齊標題。
FAQ
- 如何清除所有篩選？
點選「資料」>「清除」或再次點擊「篩選」按鈕即可。 - 如何同時篩選多個值？
在下拉清單中勾選多個選項即可；如需複雜條件，建議用進階篩選。 - 篩選後如何只顯示部分欄位？
可隱藏不需顯示的欄位，或複製篩選結果到新工作表。
提升效率的小技巧
- 快捷鍵：
- 啟用/取消篩選：
Ctrl + Shift + L - 選取可見儲存格：
Alt + ; - 表格（Table）功能結合：
- 建議將資料轉換為表格，篩選更穩定，且自動擴展範圍。
- 常用小技巧：
- 利用「搜尋」功能快速定位篩選條件。
- 配合條件格式，視覺化標註後再進行篩選。
- 若需多人協作，建議使用雲端 Excel 或結合如 Monday.com 這類專案管理平台，讓團隊成員即時查看與篩選任務進度。
結語
Excel 篩選功能是資料管理與分析的基礎利器，無論是日常報表、專案追蹤還是團隊協作，都能大幅提升處理效率。建議讀者多加練習各類篩選技巧，並依據實際需求靈活運用。若需進一步提升團隊數據協作效率，可考慮結合 Monday.com 等數位工具，打造更流暢的工作流程。
