Excel 篩選重複數據完整教學
在日常辦公與專案管理中，重複數據常見於名單整理、訂單匯總、資料合併等情境。Excel提供多種方法協助你找出、標示或移除重複資料。以下將依照不同需求，詳細說明各種實用技巧，並結合實務案例與常見問題，讓你能靈活運用於各種工作場景。
方法一：標示重複值（條件式格式設定）
當你需要「檢查」或「審核」重複資料，而不直接刪除時，條件式格式設定是最直觀的選擇。這種方法會以顏色突顯重複項目，方便進一步確認或修正。
操作步驟
- 選取欲檢查重複值的儲存格範圍。
- 點選上方功能區的「常用」>「條件式格式設定」>「醒目提示儲存格規則」>「重複的值」。
- 在彈出的對話框中，選擇格式（如紅色填滿），按下「確定」。
- 重複的數據即會自動以指定顏色標示。
多欄位重複標示技巧
若需判斷多欄位組合是否重複（如同時檢查姓名與電話），可先新增輔助欄位，將多欄內容合併，再對該欄套用條件式格式設定。例如：
=A2&B2（將A欄與B欄內容合併）
應用案例
- 名單審核：活動報名表需檢查是否有重複報名。
- 訂單資料：檢查是否有重複下單的客戶。
- 資料合併：多份資料表合併後，快速標示重複項目。
常見錯誤
- 僅選取部分欄位，導致部分重複未被標示。
- 忘記合併多欄位內容，僅檢查單一欄位。
注意事項
- 此方法僅標示，不會刪除或更動原始資料。
- 若需進一步處理，請搭配其他方法。
方法二：移除重複值（資料>移除重複值）
當你需要「去除」重複資料，只保留唯一項目時，Excel的「移除重複值」功能最為直接。此方法會直接刪除重複列，僅保留首筆出現的資料。
操作步驟
- 選取包含標題的整個資料範圍。
- 點選「資料」>「移除重複值」。
- 在對話框中勾選需判斷重複的欄位（可多選）。
- 按下「確定」，Excel會自動移除重複資料，並顯示移除結果。
多欄位去重設定
- 若需同時判斷多個欄位（如姓名+電話），請在步驟3勾選所有相關欄位。
實務應用情境
- 名單去重：合併多份報名表後，快速刪除重複名單。
- 訂單匯總：避免重複計算同一筆訂單。
注意事項
- 此操作「不可逆」，建議先備份原始資料。
- 只會保留每組重複資料中的第一筆，其餘自動刪除。
- 若資料有排序需求，請先排序再去重。
常見錯誤
- 未選取正確欄位，導致部分重複未被移除。
- 忘記備份，誤刪重要資料。
方法三：進階篩選唯一值
若需「複製唯一值到新位置」而不影響原始資料，可使用進階篩選功能。
操作步驟
- 選取包含標題的資料範圍。
- 點選「資料」>「進階」。
- 在對話框選擇「將篩選結果複製到其他位置」。
- 指定複製到的新位置，勾選「只顯示唯一記錄」。
- 按下「確定」，唯一值即會複製到指定區域。
實務應用案例
- 客戶名單整理：僅需唯一客戶清單時，複製到新表單。
- 資料分析：需保留原始資料完整性，另行分析唯一項目。
注意事項
- 進階篩選不會更動原始資料，適合需保留完整資料時使用。
- 若資料量大，建議先排序，避免複製順序混亂。
方法四：公式法找重複（COUNTIF/COUNTIFS）
對於需自動計算或標示重複次數的進階需求，可利用公式進行判斷。
單欄公式範例
在B2輸入：
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "重複", "唯一")
將公式往下複製，即可標示每筆資料是否重複。
多欄公式範例
若需同時判斷A欄與B欄的組合是否重複，可在C2輸入：
=IF(COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1, "重複", "唯一")
自動標示/計算重複次數
可直接顯示每筆資料出現次數：
=COUNTIF(A:A, A2)
應用情境
- 資料審核：自動標示重複資料，方便後續篩選或處理。
- 統計分析：快速統計每筆資料的出現次數。
注意事項
- 公式需正確參照範圍，避免錯誤判斷。
- 若資料量大，公式計算可能影響效能。
常見問題與注意事項（FAQ）
Q1：如何只標示不刪除重複資料？
A：請使用「條件式格式設定」標示重複值，不會更動原始資料。
Q2：多欄位如何判斷重複？
A：可利用「移除重複值」時勾選多欄位，或以公式合併多欄內容後判斷。
Q3：移除重複後能還原嗎？
A：無法直接還原，建議操作前先備份原始資料。
Q4：條件式格式設定標示後，如何篩選出重複資料？
A：可利用篩選功能，選取已標示顏色的儲存格。
Q5：Excel不同版本操作有差異嗎？
A：主要功能在Windows、Mac、365皆有，但介面位置略有不同，部分舊版Excel進階篩選需手動設定。
實務應用案例
名單去重
公司舉辦活動，需合併多份報名表並去除重複名單。可先用「移除重複值」快速去重，再用「條件式格式設定」檢查是否仍有遺漏。
訂單重複檢查
電商平台需檢查同一客戶是否重複下單。可用「公式法」標示重複，或用「進階篩選」複製唯一訂單。
資料合併
多部門資料合併時，利用「多欄位去重」確保同一筆資料不重複計算。
Excel不同版本操作差異
- Windows版：功能最完整，所有方法皆可直接操作。
- Mac版：介面略有不同，部分功能（如進階篩選）位置需留意。
- Excel 365/線上版：大多功能皆支援，但部分進階操作需切換至桌面版。
進階需求：專業工具輔助
當資料量龐大、需多人協作或進行更複雜的資料管理時，Excel雖然靈活，但在權限控管、流程自動化等方面仍有限。此時可考慮如 Monday.com 這類專業專案管理工具，支援自動去重、資料同步與團隊協作，提升整體效率與資料正確性。
結語
Excel提供多種處理重複數據的方法，無論是標示、移除、篩選唯一值或公式判斷，都能靈活應對各種工作需求。建議根據實際情境選擇最適合的方法，並養成備份資料的好習慣。若遇到更大規模或需多人協作的資料管理挑戰，也可評估導入專業工具，讓團隊協作與資料處理更高效。
