為什麼要計算出現次數？常見應用場景
在日常工作中，計算資料出現次數是資料分析不可或缺的技能。無論是專案管理、銷售統計、問卷調查還是考勤記錄，準確掌握每個項目的出現頻率，都能協助你快速發現趨勢、異常或重點。例如：
- 銷售統計：分析每種產品的銷售次數，找出熱賣品與滯銷品。
- 問卷調查：統計各選項被選擇的次數，了解受眾偏好。
- 考勤管理：計算員工遲到、缺席的次數，優化人力調度。
- 專案追蹤：分析任務類型或狀態的分布，提升專案透明度。
這些場景都需要精準且高效地計算出現次數，Excel提供多種工具協助你完成這項任務。
Excel 計算出現次數的常用方法總覽
不同的資料型態與分析需求，適合採用不同的Excel方法。以下表格比較常見的計算方式：
| 方法 | 適用情境 | 優點 | 限制或注意事項 |
|---|---|---|---|
| COUNTIF | 單一條件、簡單統計 | 易用、全版本支援 | 只能單一條件 |
| COUNTIFS | 多條件統計 | 支援多條件、彈性高 | 條件多時公式較長 |
| 樞紐分析表 | 大量資料、視覺化、群組統計 | 快速彙總、圖表呈現 | 初學者需適應操作流程 |
| UNIQUE+COUNTIF | 統計唯一值各自出現次數（365） | 一步到位、動態更新 | 僅限Excel 365 |
| GROUPBY | 進階群組統計（365） | 自動分組、彙總 | 僅限Excel 365 |
方法一：COUNTIF 函數（單一條件）
COUNTIF語法與基本用法
COUNTIF是最常用的計算出現次數函數，適合針對單一條件進行統計。
- 語法：
=COUNTIF(範圍, 條件) - 範例1（文字）：計算A欄中「蘋果」出現的次數
=COUNTIF(A:A, "蘋果") - 範例2（數值）：計算B欄中大於80的數字出現次數
=COUNTIF(B:B, ">80") - 範例3（通配符）：計算A欄中以「王」開頭的姓名
=COUNTIF(A:A, "王*")
常見錯誤與排查
- 格式不一致：如數字被儲存為文字，會導致計算異常。
- 條件多了空格：如
"蘋果 "與"蘋果"不同，建議檢查資料清潔度。 - 隱藏字元：複製貼上資料時，可能有不可見字元，建議用TRIM函數清理。
- 條件未正確使用通配符：如需模糊比對，記得加上
*或?。
實務案例：
某公司銷售報表需統計「蘋果」產品月銷量，直接用COUNTIF快速得出結果，協助行銷部門調整策略。
方法二：COUNTIFS 函數（多條件計算）
COUNTIFS語法與實例
COUNTIFS可同時設定多個條件，適合複雜篩選。
- 語法：
=COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, …) - 範例1：計算A欄為「蘋果」且B欄金額大於100的筆數
=COUNTIFS(A:A, "蘋果", B:B, ">100") - 範例2：統計C欄日期在某一區間的出現次數
=COUNTIFS(C:C, ">=2023/01/01", C:C, "<=2023/01/31")
進階應用：區間計算、日期範圍
- 區間統計：如成績分佈
=COUNTIFS(D:D, ">=60", D:D, "<70") - 多條件組合：如部門+產品類型
=COUNTIFS(E:E, "業務部", F:F, "A產品")
實務案例：
人資部門需統計「業務部」員工在某月遲到超過3次的人數，利用COUNTIFS一次完成。
方法三：樞紐分析表快速統計
建立步驟與欄位設置
樞紐分析表適合大量資料的快速彙總與視覺化。
- 選取資料範圍。
- 點選「插入」>「樞紐分析表」。
- 將欲統計的欄位拖曳至「列」區。
- 將同一欄位或其他欄位拖曳至「值」區，並設定彙總方式為「計數」。
視覺化呈現與常見應用
- 可直接生成計數圖表，快速掌握分布。
- 適用於問卷結果統計、產品分類彙總等。
實務案例：
市場調查部門將問卷回覆匯入Excel，透過樞紐分析表一鍵統計每個選項的選擇次數，並產生長條圖，方便報告展示。
方法四：Excel 365新功能—UNIQUE+COUNTIF、GROUPBY
UNIQUE+COUNTIF快速統計唯一值出現次數
Excel 365用戶可利用UNIQUE搭配COUNTIF，快速統計每個唯一值的出現次數，動態更新不怕遺漏新資料。
- 步驟：
- 用
=UNIQUE(資料範圍)取得所有不重複項目。 - 用
=COUNTIF(資料範圍, UNIQUE結果)計算每個項目的出現次數（需陣列公式）。 - 範例：
A欄有產品名稱，B欄輸入=UNIQUE(A:A)，C欄輸入=COUNTIF(A:A, B2:B10)，即可取得每種產品的出現次數。
GROUPBY群組統計
GROUPBY（僅限Excel 365）可自動分組並彙總資料，適合進階用戶。
- 語法：
=GROUPBY(資料範圍, 分組欄位, 彙總方式) - 應用：自動分組統計各部門或類別的出現次數。
實務案例：
專案經理需統計每位成員完成任務的次數，利用UNIQUE+COUNTIF或GROUPBY，節省大量手動整理時間。
進階技巧：跨工作表/多表格計算
在實際專案中，資料常分散於不同工作表或檔案。可用以下方法跨表計算：
- COUNTIF跨表：
=COUNTIF(工作表名稱!A:A, "條件") - SUMPRODUCT進階計算：
適合多條件、跨表或複雜邏輯
=SUMPRODUCT((Sheet1!A:A="蘋果")*(Sheet2!B:B>100))
實務案例：
跨部門專案需合併多個工作表的任務狀態，利用COUNTIF與SUMPRODUCT整合分析，提升協作效率。
常見問題FAQ
如何計算大小寫敏感的出現次數？
COUNTIF本身不區分大小寫。若需區分，可搭配SUMPRODUCT與EXACT函數：
=SUMPRODUCT(--EXACT(範圍, "條件"))
如何用通配符計算部分符合？
COUNTIF/COUNTIFS支援*（任意字元）與?（單一字元）：
– =COUNTIF(A:A, "王*")（以「王」開頭）
– =COUNTIF(A:A, "*蘋果*")（包含「蘋果」）
計算結果為0常見原因？
- 條件拼寫錯誤或多餘空格
- 資料格式不一致（數字/文字混用）
- 隱藏字元未清除
- 範圍選取錯誤
如何避免重複計算？
可先用UNIQUE取得唯一值，再統計各自出現次數，或用樞紐分析表分組計數。
COUNTIF/COUNTIFS與SUMPRODUCT差異？
- COUNTIF/COUNTIFS語法簡單，適合一般統計。
- SUMPRODUCT可處理更複雜的多條件、跨表、陣列運算。
如何處理資料格式不一致？
- 檢查儲存格格式（數字應為數值格式）
- 用VALUE、TRIM等函數轉換與清理資料
實際案例分享
案例一：銷售統計
某零售公司每月需統計各產品銷售次數，利用COUNTIF與樞紐分析表，快速生成熱銷排行，協助採購決策。
案例二：問卷調查
行銷團隊收集上千份問卷，透過UNIQUE+COUNTIF自動計算每個選項被選擇的次數，節省大量人工整理時間。
案例三：考勤管理
人資部門需統計員工遲到、早退次數，利用COUNTIFS設定多條件，精準掌握出勤狀況。
提升效率推薦：結合專案管理工具
當資料量龐大或需多人協作時，建議將Excel計算流程結合現代專案管理平台，如Monday.com。這類工具可自動同步資料、追蹤任務進度，並支援多維度報表，讓團隊成員即時掌握關鍵數據，提升決策效率。對於需跨部門、跨專案整合資料的情境，這樣的解決方案尤其有助於減少重工與錯誤。
結語
掌握Excel計算出現次數的多種方法，能大幅提升你的數據分析與決策效率。建議根據實際需求選擇最合適的工具與函數，並多加練習各種應用情境。如果你希望進一步優化團隊協作與資料整合，不妨試用如Monday.com等現代專案管理平台，讓數據分析與專案執行更無縫接軌。
