為什麼要為Excel設定密碼？
在專案管理、財務分析、團隊協作等工作中，Excel經常用來儲存敏感資訊，例如預算報表、客戶名單、專案進度等。若未妥善保護，這些資料容易被未經授權的人查看或竄改，造成資訊外洩或決策失誤。
常見應用情境包括：
- 公司財務報表需限制僅特定人員可檢視或修改。
- 專案進度表需團隊成員共同編輯，但防止誤刪重要公式。
- 客戶資料檔案需加密，避免外流。
Excel提供多種密碼保護方式，能針對不同需求靈活應用，提升資訊安全與管理效率。
Excel密碼保護方式比較
Excel主要有三種保護方式，各自適用不同場景。下表整理其差異：
| 保護方式 | 作用範圍 | 適用情境 | 是否加密內容 | 能否防止刪改 | 設定難易度 |
|---|---|---|---|---|---|
| 檔案開啟密碼 | 整個檔案 | 機密文件、需嚴格限制存取 | 是 | 是 | 中 |
| 檔案修改密碼 | 整個檔案 | 允許檢視但限制編輯 | 否 | 是 | 中 |
| 工作表/活頁簿保護 | 單一工作表/結構 | 防止誤刪公式、保護表格結構 | 否 | 是 | 易 |
實務案例：
某跨國企業的預算審核流程，會將Excel檔案設置「開啟密碼」僅限財務主管存取，並針對各部門分頁設「工作表保護」防止誤刪公式，確保資料完整性。
如何設定Excel檔案開啟密碼
設定檔案開啟密碼後，只有輸入正確密碼才能開啟檔案，適合保護機密資料。
Windows版本步驟（適用Excel 2016/2019/Microsoft 365）
- 打開欲加密的Excel檔案。
- 點選左上角「檔案」。
- 選擇「資訊」→「保護活頁簿」→「使用密碼加密」。
- 輸入欲設定的密碼，點選「確定」。
- 再次輸入密碼確認，完成設定。
Mac版本步驟（適用Excel for Mac）
- 開啟Excel檔案。
- 點選上方選單「檔案」→「設定密碼」。
- 在「開啟密碼」欄位輸入密碼，按「確定」。
- 儲存檔案。
密碼強度建議
- 建議至少8位元，包含大小寫字母、數字與符號。
- 避免使用生日、電話等易猜資訊。
- 密碼請妥善記錄，遺失後無法由官方協助找回。
如何設定Excel檔案修改密碼
此方式允許他人檢視檔案內容，但需密碼才能進行編輯，常用於審閱流程。
Windows步驟
- 點選「檔案」→「另存新檔」。
- 選擇儲存位置後，點「工具」→「一般選項」。
- 在「修改密碼」欄位輸入密碼，按「確定」。
- 儲存檔案。
Mac步驟
- 點選「檔案」→「儲存為」。
- 在儲存視窗下方點「選項」。
- 設定「修改密碼」，按「確定」並儲存。
實用提醒
- 可同時設定「開啟密碼」與「修改密碼」。
- 若僅設定「修改密碼」，未輸入密碼者僅能以唯讀模式開啟。
如何保護Excel工作表或活頁簿結構
若僅需防止誤刪公式、限制特定欄位編輯，可使用「保護工作表」或「保護活頁簿」。
保護工作表
- 點選「校閱」→「保護工作表」。
- 輸入密碼（可選），勾選允許的操作（如允許選取已鎖定儲存格）。
- 按「確定」。
保護活頁簿結構
- 點選「校閱」→「保護活頁簿」。
- 輸入密碼（可選），按「確定」。
應用情境
- 管理者可鎖定公式區，僅開放資料輸入欄位給團隊成員。
- 專案進度表可防止成員新增、刪除或重新命名工作表。
如何移除或更改Excel密碼
移除/更改檔案密碼
- 開啟已加密的檔案，輸入密碼進入。
- 依前述步驟進入「保護活頁簿」或「設定密碼」。
- 將密碼欄位清空，按「確定」。
- 儲存檔案。
移除/更改工作表或活頁簿密碼
- 點選「校閱」→「取消保護工作表/活頁簿」。
- 輸入原密碼（若有），即可解除。
注意事項
- 移除密碼後，檔案將不再受保護，請評估風險。
- 修改密碼時，建議立即通知相關團隊成員。
密碼遺失怎麼辦？
- Excel官方無法協助找回遺失的密碼。
- 請務必將密碼妥善保存於安全的密碼管理工具（如Sanebox、1Password等）。
- 網路上雖有第三方破解工具，但多數未經授權，存在資安風險，不建議使用。
- 若檔案極為重要，建議尋求IT部門協助，並評估資訊安全風險。
Excel密碼保護常見問題（FAQ）
Q1：密碼保護是否等同於加密？
A：僅設定「檔案開啟密碼」時，Excel會進行加密；「工作表保護」僅防止誤操作，無法防止專業破解。
Q2：密碼長度與組合有建議嗎？
A：建議8位元以上，包含大小寫、數字與符號，避免易猜字串。
Q3：密碼保護能防止所有人存取嗎？
A：若密碼強度高且未外洩，基本可防止未授權存取。但對於高資安需求，建議搭配檔案權限管理或進階加密工具。
Q4：設定密碼後，檔案會變大或影響效能嗎？
A：一般不會明顯影響檔案大小或效能。
Q5：密碼保護與PDF加密有何不同？
A：Excel密碼保護僅限於Excel環境，若需跨平台或進階保護，可考慮將檔案轉為PDF並加密。
進階應用與工具推薦
若需進一步保護Excel檔案，或需將Excel檔案轉為PDF並加密、簽署，建議可參考下列工具：
這些工具適合專案管理、合約簽署、跨部門協作等進階需求，能有效提升文件安全與流程效率。
注意事項與安全建議
- 密碼請勿與他人共用，建議使用密碼管理工具集中管理。
- 定期更換密碼，避免長期使用同一組。
- 重要檔案建議定期備份，避免因密碼遺失導致資料無法取回。
- 若需多人協作，建議分層設定不同保護方式，兼顧安全與便利。
結語與行動建議
妥善運用Excel的密碼保護功能，能有效防止資料外洩與誤操作，特別適合專案管理、團隊協作及機密文件管理。若有更高安全需求，建議結合PDF加密、電子簽署等工具，打造全方位的資訊安全防線。立即檢視並優化您的Excel檔案安全設定，讓工作更安心高效！
