如何在 Excel 中新增與管理註解、附註：完整教學與實務應用

Excel 註解與附註的基本認識

什麼是註解？什麼是附註？——新版 Excel 的差異說明

在 Excel 的不同版本中，「註解」與「附註」有明顯區分：

• 註解（Comment）：自新版 Excel（如 Microsoft 365、Excel 2019 起），「註解」指的是支援多人協作的對話串功能。你可以在單元格上留言、回覆、標註同事，適合討論、審核與協作情境。
• 附註（Note）：原本稱為「註解」的功能，現在稱為「附註」。它主要用於補充說明、備註，不支援對話回覆，適合個人標註或靜態說明。

案例說明：
在專案進度表中，專案經理可用「註解」向團隊成員提問或分派任務，成員則在註解下直接回覆；而「附註」則用於補充欄位計算方式或資料來源，方便日後查閱。

註解/附註的常見用途與適用情境

• 註解：協作討論、審核意見、標註待辦、跨部門溝通。
• 附註：公式說明、資料備註、欄位解釋、提醒注意事項。

產業應用情境：
財務分析師在報表中用「附註」標明數據來源，審核主管則用「註解」提出疑問並要求補充資料，雙方可直接在線上溝通。

如何在 Excel 中新增註解與附註

插入註解（多人協作對話串）

1. 選擇單元格：點選欲新增註解的儲存格。
2. 插入方式：
3. 右鍵選擇「新增註解」。
4. 或於「審閱」標籤點選「新增註解」。
5. 快捷鍵：無預設快捷鍵（需自訂）。
6. 輸入內容：輸入留言內容，可標註同事（@名稱），按 Enter 發佈。
7. 多人協作：其他人可直接回覆，形成對話串。

實務案例：
在專案排程表中，負責人可於截止日期欄位新增註解，提醒協作夥伴注意時程，並即時回覆討論。

插入附註（靜態備註）

1. 選擇單元格。
2. 插入方式：
3. 右鍵選擇「新增附註」。
4. 或於「審閱」標籤點選「新增附註」。
5. 快捷鍵：Shift+F2（Windows/Mac）。
6. 輸入內容：輸入說明文字，點選其他處即完成。

常見錯誤提醒：
部分舊版 Excel 仍將「附註」稱為「註解」，操作介面略有不同，需留意版本差異。

不同版本（Windows/Mac/網頁版）操作差異

• Windows/Mac 桌面版：功能最完整，支援註解對話串與附註。
• 網頁版 Excel：部分註解/附註功能受限，對話串可能無法完整顯示，建議複雜協作仍以桌面版為主。
• 舊版 Excel：僅有「註解」（即現今的附註），無多人對話功能。

FAQ：
Q：為何找不到「註解」功能？
A：請確認 Excel 版本，舊版僅有「附註」功能，需升級至新版方可使用對話串註解。

註解與附註的編輯、刪除與管理

編輯註解/附註（含多人協作）

• 註解：選擇含註解的單元格，右鍵點選「編輯註解」或於「審閱」標籤編輯。可回覆、標註同事，支援多人即時討論。
• 附註：選擇單元格，右鍵「編輯附註」或 Shift+F2。僅能修改內容，無回覆功能。

實務應用：
專案審核時，主管可在註解中直接回覆下屬，記錄討論過程，提升溝通效率。

刪除註解/附註

• 註解：右鍵單元格，選擇「刪除註解」。
• 附註：右鍵單元格，選擇「刪除附註」或於「審閱」標籤操作。

批次管理與搜尋註解/附註

• 搜尋：於「審閱」標籤使用「上一個/下一個註解」快速瀏覽。
• 批次刪除：選取多個含註解/附註的單元格，右鍵一次刪除。
• 管理建議：大型專案表格建議定期檢查、清理過時註解，避免資訊混亂。

常見問題：
Q：如何快速找到所有註解？
A：可於「審閱」標籤點選「顯示所有註解」或利用搜尋功能逐一檢視。

註解與附註的顯示、隱藏與格式化

顯示/隱藏單一或全部註解/附註

• 單一顯示：滑鼠懸停於含註解/附註的單元格（右上角有紫色或紅色標記）。
• 全部顯示：於「審閱」標籤點選「顯示所有註解」或「顯示所有附註」。
• 隱藏：點選其他處或關閉顯示選項。

實務建議：
在團隊審查時，建議一次顯示所有註解，方便統一檢閱與討論。

格式化註解/附註（字型、顏色、邊框、插入圖片/超連結）

• 附註格式化：
• 右鍵點選附註框，選擇「格式化附註」。
• 可調整字型、字色、背景色、邊框樣式。
• 支援插入圖片（僅限桌面版），於附註框內右鍵選擇「插入圖片」。
• 可加入超連結，方便跳轉至相關資料。
• 註解格式化：
• 目前僅支援基本文字格式，無法自訂顏色或插入圖片。

常見錯誤：
Q：為何註解無法更改顏色或插入圖片？
A：新版註解（對話串）僅支援文字輸入，格式化功能僅限附註。

調整註解/附註框大小

• 拖曳附註或註解框邊緣即可調整大小，適合內容較多時提升可讀性。

註解與附註的進階應用

註解/附註的過濾與搜尋

• 過濾含註解/附註的單元格：
• 可自訂篩選條件，或利用 VBA 進行批次搜尋與標記。
• 搜尋技巧：
• 利用「尋找與選取」>「註解」快速定位所有含註解/附註的儲存格。

實務案例：
在大型資料表中，專案經理可快速篩選出所有有疑問或需補充說明的欄位，提升審查效率。

註解/附註的列印與匯出

• 列印設定：
• 於「檔案」>「列印」>「頁面設定」>「工作表」標籤，選擇「註解與附註」的列印方式（可選擇列印在頁尾或原位置）。
• 匯出註解/附註：
• 目前無內建匯出功能，可透過 VBA 或第三方外掛工具協助批次導出。

常見問題：
Q：為何列印時註解未顯示？
A：請確認已於列印設定中勾選註解/附註列印選項。

多人協作下的註解應用（留言、回覆、標註）

• 標註同事：在註解中輸入 @名稱，對方會收到通知。
• 追蹤討論紀錄：所有留言與回覆皆會保留，方便日後查閱。
• 應用場景：專案進度追蹤、文件審核、跨部門協作。

產業案例：
行銷團隊在活動預算表中，透過註解功能分工討論各項預算細節，主管可即時審核與回覆，提升決策效率。

常見問題與錯誤排解（FAQ）

註解/附註消失、無法顯示怎麼辦？

• 檢查是否切換至正確的檢視模式。
• 確認是否有隱藏註解/附註。
• 若檔案損毀或格式不支援，建議另存新檔或修復檔案。

註解/附註無法編輯或刪除的解決方法

• 檢查是否有編輯權限（特別是多人協作時）。
• 若檔案受保護，需先取消保護工作表。
• 嘗試於桌面版操作，部分網頁版功能有限。

註解/附註的限制與注意事項

• 新版註解不支援格式化、插入圖片。
• 附註無法多人同時回覆，僅供靜態說明。
• 不同版本功能略有差異，建議以桌面版為主進行進階操作。

實務應用案例與效率提升建議

註解/附註在專案管理、協作中的應用

• 專案進度追蹤：用註解分派任務、標註負責人，提升溝通效率。
• 審核與回饋：主管可直接於註解中提出修改建議，團隊成員即時回覆。
• 知識傳承：用附註補充公式邏輯、資料來源，方便新成員快速上手。

推薦工具輔助（如 Monday.com、ClickUp 等專案協作工具的註解功能簡介）

若需更進階的協作與註解管理，建議可搭配 Monday.com、ClickUp 等專案管理平台。這些工具支援任務留言、文件註解、即時通知與權限控管，適合大型團隊或跨部門專案，能有效提升協作透明度與追蹤效率。

總結與進一步提升效率的方法

Excel 註解/附註的最佳實踐

• 明確區分註解與附註用途，善用對話串提升協作效率。
• 定期檢查、整理註解內容，避免資訊過時或重複。
• 搭配進階協作工具，讓團隊溝通更順暢。

引導試用推薦工具

若你經常需要團隊協作、專案追蹤與文件註解，除了善用 Excel 內建功能，也可考慮試用如 Monday.com 等專案管理平台，進一步提升工作效率與協作體驗。