Excel重複資料處理教學
在日常辦公與專案管理中，Excel常用於彙整名單、報表與各類數據。隨著資料量增加，重複資料不僅影響分析精確度，也可能導致決策錯誤。如何有效找出、標示與移除重複資料，是每位知識工作者必備的技能。
什麼是重複資料？常見情境與定義
重複資料指的是在同一資料表中，出現兩筆或以上內容相同的資料。根據實際需求，重複的判斷方式可能不同：
- 全列重複：整行所有欄位內容完全一致。例如，名單中同一人資料被重複輸入。
- 部分欄位重複：僅部分欄位（如姓名＋電話）相同。例如，合併不同來源報表時，僅以主要識別欄位判斷重複。
- 唯一值需求：有些資料只允許唯一值（如員工編號、電子郵件），重複會造成系統錯誤或統計失真。
實務案例：
行銷團隊彙整活動報名名單時，常遇到同一人多次填寫表單，造成資料重複。若未妥善處理，將影響後續聯繫與統計。
找出重複資料的三種方法
方法一：條件格式標示重複值
條件格式能快速將重複資料以顏色標示，適合需要人工審查或僅標示不刪除的情境。
操作步驟：
1. 選取欲檢查重複的儲存格範圍。
2. 點選「常用」索引標籤，選擇「條件格式」。
3. 點擊「醒目提示儲存格規則」→「重複的值」。
4. 選擇標示格式（如紅色填滿），按「確定」。
延伸應用：
– 可自訂格式（如底色、字體顏色），便於視覺辨識。
– 僅標示不刪除，適合需人工確認或分批處理的資料。
常見錯誤：
– 未正確選取範圍，導致部分重複未被標示。
– 忽略空白列，造成誤判。
產業應用情境：
人資部門審核應徵者名單時，利用條件格式標示重複姓名，避免重複邀約。
方法二：移除重複功能快速去重
Excel的「移除重複」功能可自動刪除重複資料，適合大量資料快速清理。
操作步驟：
1. 選取包含重複資料的範圍（建議包含標題列）。
2. 點選「資料」索引標籤，選擇「移除重複」。
3. 在彈出視窗中，勾選需比對的欄位（可選全部或部分欄位）。
4. 按「確定」，Excel將自動移除重複資料，僅保留首筆。
注意事項：
– 操作不可逆，建議先備份原始資料。
– 僅保留每組重複資料的第一筆，其餘自動刪除。
– 可依需求選擇多欄位比對，靈活處理不同情境。
常見錯誤：
– 未備份資料，誤刪後無法還原。
– 選錯比對欄位，導致非預期資料被刪除。
實務案例：
財務部合併多個月報表時，利用「移除重複」功能，快速去除重複發票紀錄，確保統計正確。
方法三：公式找重複（COUNTIF/UNIQUE）
對於需動態偵測或自訂判斷條件的情境，可利用公式輔助找出重複資料。
COUNTIF公式標示重複值：
– 在新欄位輸入：=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, "重複", "")
– 適用於單一欄位（如姓名、編號）重複判斷。
UNIQUE/COUNTIFS進階應用：
– =UNIQUE(A2:A100)：列出不重複的資料。
– =COUNTIFS(A:A, A2, B:B, B2)>1：同時比對多欄位（如姓名＋電話）。
優點：
– 可動態顯示重複狀態，便於後續自動化處理。
– 適合需自訂比對條件或多欄位複雜情境。
常見錯誤：
– 公式範圍未正確設定，導致遺漏部分重複。
– 忽略資料格式（如空格、大小寫差異）影響判斷。
產業應用情境：
資料分析師需定期監控客戶名單重複狀態，利用COUNTIF公式自動標示，提升資料品質。
進階應用：多欄位比對與資料清理技巧
在實務上，重複資料判斷常需依多個欄位組合（如「姓名＋電話」）進行。此時可：
- 在新欄位合併多欄位內容（如
=A2&B2），再用COUNTIF判斷重複。 - 利用「移除重複」功能時，勾選多個欄位作為比對依據。
資料清理建議流程：
1. 備份原始資料。
2. 先用條件格式標示重複，人工檢查特殊情況。
3. 依需求選擇「移除重複」或公式輔助去重。
4. 完成後再次檢查，確保資料完整性。
實務案例：
專案團隊合併多部門聯絡人清單時，先以條件格式標示重複，再以多欄位比對去除重複，避免重要聯絡資訊遺失。
常見問題與實務案例
Q1：如何只標示重複，不刪除？
A：建議使用條件格式標示重複值，或以COUNTIF公式在旁欄顯示「重複」標記，保留原始資料供人工審核。
Q2：移除重複後資料能還原嗎？
A：移除重複為不可逆操作，建議操作前先複製原始資料至新工作表或另存新檔。
Q3：重複資料判斷時，空白列會被視為重複嗎？
A：會。建議先刪除空白列或以條件格式排除空白值。
Q4：多欄位重複如何處理？
A：可在「移除重複」功能中勾選多個欄位，或以公式合併多欄位內容後再判斷。
Q5：資料格式不同（如大小寫、空格）會影響重複判斷嗎？
A：會。建議先統一資料格式（如全轉小寫、去除多餘空格）再進行判斷。
實務案例：
客服團隊整理客戶回饋時，常遇到同一客戶以不同格式填寫資料（如「王小明」與「王小明 」），需先清理格式再判斷重複。
Excel外的自動化與進階工具建議
當資料規模龐大或需多次重複處理時，建議考慮以下進階工具：
- Power Query：Excel內建的資料轉換工具，適合批次合併、去重與自動化清理流程。
- Google Sheets：支援UNIQUE、REMOVE_DUPLICATES等函數，適合多人協作與雲端作業。
- Monday.com：適合專案管理、團隊協作與多來源資料整合，內建多種自動化去重功能，提升團隊效率。
- ClickUp、Notion：適合跨部門資料彙整與知識管理。
- pdfFiller、SignNow：若需處理PDF表單資料重複，可結合這類工具自動化處理。
應用情境：
大型企業需定期彙整多部門資料，利用Monday.com等平台自動同步、去重與分派任務，大幅減少人工錯誤與重工。
