Excel顏色公式應用總覽
在日常專案管理、數據分析或團隊協作中，將Excel表格數據以顏色視覺化，能大幅提升資訊辨識效率。雖然Excel本身沒有「顏色公式」這類直接函數，但可透過「條件格式」與「VBA」兩大方法，靈活實現自動變色、顏色統計等需求。
兩大方法比較
| 方法 | 適用情境 | 優點 | 限制/注意事項 |
|---|---|---|---|
| 條件格式 | 規則簡單、需自動更新時 | 操作直觀、無需程式、即時反應 | 複雜邏輯有限、無法統計顏色 |
| VBA | 進階自動化、批次處理、統計 | 彈性高、可自訂各種顏色與規則 | 需啟用巨集、權限管理、維護成本 |
選擇建議：
日常自動變色、標示異常數據，建議優先用條件格式；如需根據顏色統計、批次處理或複雜邏輯，則可考慮VBA。
使用條件格式自動變色
條件格式是Excel最常用的自動上色工具，能根據數值、文字、日期等條件，讓儲存格自動變色，提升數據可讀性。
條件格式設定流程
- 選取目標儲存格範圍（如A2:A20）。
- 點選「首頁」>「條件格式」>「新增規則」。
- 選擇「使用公式決定要設定的儲存格格式」。
- 輸入公式，點選「格式」選擇顏色。
- 確認後套用。
實務案例：業績達標自動變色
假設B2:B20為業績，A1為目標值，需達標顯示綠色，未達顯示紅色。
- 選取B2:B20
- 條件格式 > 新規則 > 使用公式
- 輸入
=B2>=$A$1，格式設綠色 - 新增一條規則，輸入
=B2<$A$1，格式設紅色
常見條件格式公式範例
| 應用情境 | 公式範例 | 說明 |
|---|---|---|
| 數值大於某值 | =A2>100 |
大於100自動變色 |
| 文字等於特定值 | =A2="完成" |
內容為「完成」變色 |
| 日期早於今天 | =A2<TODAY() |
過期自動變色 |
| 跨欄比較 | =A2=B2 |
兩欄相同自動變色 |
產業應用情境
- 專案進度追蹤：任務狀態為「延遲」自動標紅，及時提醒專案經理。
- 人力資源管理：員工出勤異常自動標示，方便HR快速檢查。
交錯列/欄自動上色技巧
交錯列（斑馬紋）有助於提升表格可讀性，常見於報表、出勤表等。
設定步驟
- 選取表格範圍（如A2:E20）
- 條件格式 > 新規則 > 使用公式
- 輸入
=MOD(ROW(),2)=0（偶數列上色） - 設定所需底色
欄自動上色則用 =MOD(COLUMN(),2)=0。
常見錯誤說明
- 公式引用錯誤（如未用絕對/相對參照）
- 設定範圍不一致，導致部分列未變色
進階：用VBA實現顏色自動化
當條件格式無法滿足複雜需求（如根據多欄條件、批次處理、統計顏色儲存格數量），可用VBA自動化處理。
VBA與條件格式比較
| 項目 | 條件格式 | VBA |
|---|---|---|
| 設定難度 | 低 | 中～高 |
| 自動更新 | 是 | 需手動或事件觸發 |
| 複雜邏輯 | 有限 | 幾乎無限制 |
| 統計顏色 | 不支援 | 可自訂函數實現 |
| 權限/安全性 | 無需巨集 | 須啟用巨集，注意安全 |
VBA自動變色範例
範例1：根據數值自動變色
Sub SetColorByValue()
Dim rng As Range
For Each rng In Range("B2:B20")
If rng.Value >= Range("A1").Value Then
rng.Interior.Color = RGB(0, 176, 80) '綠色
Else
rng.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) '紅色
End If
Next
End Sub
用途：批次標示業績達標與否，適合大量資料。
範例2：根據多欄條件變色
Sub SetColorByMultiColumn()
Dim rng As Range
For Each rng In Range("C2:C20")
If rng.Value = "延遲" And rng.Offset(0, -1).Value < Date Then
rng.Interior.Color = RGB(255, 199, 206) '淡紅色
End If
Next
End Sub
用途：專案任務逾期自動變色，便於風險控管。
統計有顏色儲存格數量
Excel無內建函數可直接統計顏色儲存格數量，可用VBA自訂函數：
Function CountColoredCells(rng As Range, colorCell As Range) As Long
Dim c As Range
Dim count As Long
count = 0
For Each c In rng
If c.Interior.Color = colorCell.Interior.Color Then
count = count + 1
End If
Next
CountColoredCells = count
End Function
用法：=CountColoredCells(A2:A20, A1)，A1為目標顏色。
應用場景
- 統計已審核（綠色）案件數
- 計算異常（紅色）項目數
VBA常見問題
- 巨集安全性：需啟用巨集，建議僅執行信任來源的VBA。
- 自動更新限制：VBA需手動執行或配合事件（如Worksheet_Change）自動觸發。
- 維護成本：多人協作時，建議註明VBA用途與操作說明。
Excel顏色代碼與選擇技巧
常用顏色代碼表
| 顏色 | RGB值 | 用途建議 |
|---|---|---|
| 紅色 | RGB(255,0,0) | 異常、警示 |
| 綠色 | RGB(0,176,80) | 達標、完成 |
| 黃色 | RGB(255,255,0) | 待處理、提醒 |
| 藍色 | RGB(0,112,192) | 資訊、一般分類 |
| 灰色 | RGB(191,191,191) | 無效、停用 |
自訂顏色技巧
- 條件格式可自選「自訂顏色」或輸入RGB值
- VBA可用
RGB(R,G,B)指定精確色彩 - 建議同一份報表配色不超過3種，避免資訊混亂
配色建議
- 紅綠搭配需考慮色盲友善（可用藍橙等替代）
- 重要數據用高對比顏色
- 分類用淡色，重點用深色
常見問題與實務應用FAQ
Q1：條件格式失效的常見原因？
- 公式引用錯誤（如少用$固定欄列）
- 設定範圍不正確
- 儲存格格式被手動更改覆蓋
Q2：VBA自動變色無法即時更新？
- 需手動執行巨集，或設定事件自動觸發
- 建議配合
Worksheet_Change事件自動執行
Q3：如何在Google Sheets實現自動變色？
- 可用「條件格式」功能，步驟與Excel類似
- 跨平台協作時，建議選用支援Google Sheets的工具
Q4：顏色公式能否自動統計？
- 條件格式無法統計顏色，需用VBA自訂函數
Q5：如何批次清除條件格式或VBA上色？
- 條件格式：選取範圍 > 條件格式 > 清除規則
- VBA：可用
Range.Interior.ColorIndex = xlNone批次清除
結語與工具推薦
將Excel顏色公式應用於專案管理、團隊協作與數據分析，不僅能提升資訊辨識效率，也有助於及時發現異常、強化決策。若需進一步提升團隊協作與專案追蹤效率，建議搭配如 Monday.com、ClickUp、Notion 等現代化協作平台，這些工具支援與Excel、Google Sheets等辦公軟體整合，讓專案進度、數據視覺化與團隊溝通更順暢。善用Excel顏色公式結合協作工具，將大幅提升專案管理與知識工作的專業表現。
