COUNTIF函數是什麼？應用場景與優勢
COUNTIF是Excel中常用的統計函數，能根據指定條件，快速計算範圍內符合條件的儲存格數量。這個函數在資料分析、專案管理、庫存盤點、出勤統計等場景中極為實用。例如，專案經理可用COUNTIF統計任務完成數、團隊領導可分析出席人數，知識工作者則能輕鬆分類大量數據，提升決策效率。
常見應用情境：
– 統計某產品銷售次數
– 計算出席/缺席人數
– 分析客戶回饋中正面/負面意見數
– 庫存管理中盤點特定品項數量
COUNTIF函數語法與基本用法
COUNTIF的基本語法如下：
=COUNTIF(range, criteria)
| 參數 | 說明 |
|---|---|
| range | 要計算的儲存格範圍 |
| criteria | 條件，可為數字、文字、運算式或儲存格參照 |
範例一：計算指定數字出現次數
假設A1:A10儲存格中有多個數字，要計算數字5出現的次數：
=COUNTIF(A1:A10, 5)
範例二：計算指定文字出現次數
要統計A1:A10中「完成」的任務數：
=COUNTIF(A1:A10, "完成")
範例三：條件為運算式
計算A1:A10中大於80的分數數量：
=COUNTIF(A1:A10, ">80")
實務案例：
專案管理時，若B欄為任務狀態，統計「已完成」任務數：
=COUNTIF(B2:B100, "已完成")
注意事項：
– 條件為文字或運算式時，需加上雙引號。
– 範圍與條件格式需一致，避免錯誤。
COUNTIF萬用字元與進階條件應用
COUNTIF支援萬用字元，讓條件判斷更彈性：
| 萬用字元 | 功能說明 | 範例 |
|---|---|---|
| * | 任意數量字元 | =COUNTIF(A1:A10, "*蘋果") 統計以「蘋果」結尾的文字 |
| ? | 任意單一字元 | =COUNTIF(A1:A10, "蘋果?") 統計「蘋果A」、「蘋果B」等 |
進階條件寫法：
– 不等於某值：=COUNTIF(A1:A10, "<>完成")
– 小於等於某值：=COUNTIF(A1:A10, "<=60")
常見誤區提醒：
– 萬用字元僅適用於文字條件，數字條件不適用。
– 若條件本身包含*或?，需用~符號跳脫，如=COUNTIF(A1:A10, "檔案~*")。
實務案例：
客服回饋表中，統計所有包含「延遲」字樣的意見：
=COUNTIF(C2:C500, "*延遲*")
COUNTIF常見錯誤與排解
COUNTIF雖然簡單，但常見以下錯誤：
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 排解方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 範圍或條件格式錯誤 | 檢查範圍、條件格式是否正確 |
| #NAME? | 拼寫錯誤或函數名稱錯誤 | 確認函數拼寫、引號是否正確 |
| 結果為0 | 條件格式不符、資料類型不一致 | 檢查條件與資料型態是否一致 |
常見陷阱：
– 條件為數字時勿加引號，為文字或運算式時必須加引號。
– 範圍選取錯誤（如多選一列一欄），會導致計數異常。
實務案例：
在統計「未完成」任務時，若資料中有多餘空格，建議先用TRIM函數清理資料，避免COUNTIF無法正確判斷。
COUNTIF實用案例與進階技巧
案例一：統計多個分類數量
銷售報表中，A欄為產品類型，B欄為銷售數量。要統計「A類」產品銷售次數：
=COUNTIF(A2:A100, "A類")
案例二：結合其他函數
計算「已完成」任務的總分（C欄為分數）：
=SUMIF(B2:B100, "已完成", C2:C100)
案例三：動態範圍應用
若資料列數會變動，可用表格（Ctrl+T）自動延展COUNTIF範圍。
COUNTIF與COUNTIFS比較：
– COUNTIF：單一條件計數。
– COUNTIFS：多條件計數（如同時符合「已完成」且「高優先級」）。
範例：多條件計數
=COUNTIFS(B2:B100, "已完成", C2:C100, "高")
進階技巧：
– 跨工作表計數：=COUNTIF(工作表2!A1:A100, "完成")
– 結合資料驗證與條件格式化，提升資料管理效率。
COUNTIF在Google Sheets的應用差異
Google Sheets同樣支援COUNTIF，語法完全相容。但需注意：
- Google Sheets的COUNTIF不區分大小寫，Excel亦同。
- Google Sheets支援動態範圍（如A:A），但大量資料時效能略低。
- 若需多條件，請用COUNTIFS，語法與Excel一致。
注意事項：
– Google Sheets在處理大量資料時，COUNTIF效率可能受限，建議搭配篩選或查詢函數優化。
常見問答（FAQ）
Q1：COUNTIF是否區分大小寫？
A：不區分，無論Excel或Google Sheets皆如此。
Q2：如何計算空白或非空白儲存格？
A：空白：=COUNTIF(A1:A10, "")
非空白：=COUNTIF(A1:A10, "<>")
Q3：COUNTIF可以計算多個條件嗎？
A：COUNTIF僅支援單一條件，多條件請用COUNTIFS。
Q4：COUNTIF可以用於跨工作表嗎？
A：可以，語法為=COUNTIF(工作表名稱!範圍, 條件)。
Q5：COUNTIF遇到錯誤怎麼辦？
A：檢查範圍、條件格式與資料型態，常見錯誤如#VALUE!多因格式不符所致。
結論與工具應用建議
COUNTIF是資料分析與專案管理中不可或缺的工具，能大幅提升統計效率與決策品質。無論是日常數據整理、專案進度追蹤，還是團隊績效分析，COUNTIF都能發揮關鍵作用。若需進一步提升團隊協作與專案管理效率，建議結合如Monday.com、ClickUp等專業管理工具，將Excel數據分析結果與任務分配、進度追蹤整合，打造高效的數位工作流程。
