Excel公式基礎入門
Excel公式是數據處理與分析的核心工具。公式可讓你在儲存格中自動計算、統計、查找資料，極大提升工作效率。
公式與函數的差異：
– 公式：指任何以等號（=）開頭的計算式，例如 =A1+B1、=C2*2。
– 函數：是Excel內建的特定功能，透過名稱與參數執行複雜運算，例如 =SUM(A1:A10)、=IF(B2>60,"及格","不及格")。
基本語法結構：
– 公式必須以等號（=）開頭。
– 可包含運算子（+、-、*、/）、函數、儲存格參照。
– 例如：=A1*B1+SUM(C1:C5)
實際應用場景：
– 計算每月銷售總額
– 統計員工出勤天數
– 分析專案進度與預算
如何建立與編輯Excel公式
公式輸入方式
- 直接輸入：點選儲存格，輸入等號及公式內容，按Enter即可。
- 編輯列：選取儲存格後，在上方編輯列輸入或修改公式。
相對、絕對與混合參照
- 相對參照（如A1）：複製公式時，參照會隨位置變動。
- 絕對參照（如$A$1）：無論複製到哪，參照固定不變。
- 混合參照（如A$1、$A1）：僅固定列或欄。
操作技巧：
– 在公式中按下F4可快速切換參照類型。
– 例如：=A1*$B$1，拖曳時B1始終固定。
公式複製與填充
- 使用填充柄（儲存格右下角小方塊）拖曳，可快速複製公式至多個儲存格。
- 可利用Ctrl+C、Ctrl+V複製公式。
常用快捷鍵
- F2：進入儲存格編輯模式
- Ctrl+Enter：同時填入多個選取儲存格
- Ctrl+`（鍵盤左上角）：顯示所有公式
案例：
在專案時程表中，利用絕對參照固定每小時工資，計算各人員工資總額。
常用Excel公式與函數大全
數值運算類
| 函數 | 語法 | 用途 | 範例 |
|---|---|---|---|
| SUM | =SUM(A1:A10) | 加總一範圍數值 | 計算總銷售額 |
| AVERAGE | =AVERAGE(B1:B10) | 計算平均值 | 員工平均分數 |
| MAX | =MAX(C1:C10) | 取最大值 | 找出最高業績 |
| MIN | =MIN(D1:D10) | 取最小值 | 找出最低成本 |
| PRODUCT | =PRODUCT(E1:E5) | 連乘積 | 計算複利成長 |
計數與條件類
| 函數 | 語法 | 用途 | 範例 |
|---|---|---|---|
| COUNT | =COUNT(F1:F10) | 計算數字儲存格數量 | 統計有效報名人數 |
| COUNTA | =COUNTA(G1:G10) | 計算非空儲存格數量 | 統計填寫問卷人數 |
| COUNTIF | =COUNTIF(H1:H10,”>=60″) | 條件計數 | 統計及格人數 |
| SUMIF | =SUMIF(I1:I10,”>1000″,J1:J10) | 條件加總 | 加總高於千元的訂單金額 |
| IF | =IF(K1>60,”及格”,”不及格”) | 條件判斷 | 判斷學生成績是否及格 |
查找與引用類
| 函數 | 語法 | 用途 | 範例 |
|---|---|---|---|
| VLOOKUP | =VLOOKUP(L2,M1:N10,2,FALSE) | 直向查找 | 查找員工姓名對應部門 |
| HLOOKUP | =HLOOKUP(“Q1”,A1:D4,3,FALSE) | 橫向查找 | 查找季度銷售額 |
| INDEX | =INDEX(O1:O10,5) | 取指定位置資料 | 取出第五筆訂單金額 |
| MATCH | =MATCH(“王小明”,P1:P10,0) | 查找資料位置 | 找出員工名次 |
產業應用情境：
– 人資部門用SUMIF統計不同部門加班費
– 銷售團隊用VLOOKUP查找客戶資料
– 專案管理用IF判斷任務是否逾期
Excel公式錯誤類型與排查技巧
常見錯誤訊息說明
| 錯誤類型 | 成因說明 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 資料型態不符（如文字與數字相加） | 檢查公式內資料型態 |
| #DIV/0! | 除數為0或空白 | 確認除數不為0或空白 |
| #REF! | 參照儲存格已刪除 | 修正公式參照範圍 |
| #NAME? | 函數拼寫錯誤或未加引號 | 檢查函數名稱、文字加上引號 |
| #N/A | 查無資料（如VLOOKUP找不到對應值） | 確認查找值正確、資料完整 |
錯誤排查與除錯技巧
- 公式稽核：
使用「公式」標籤下的「公式稽核」功能，追蹤前置與後置儲存格，快速定位錯誤來源。 - 公式評估：
利用「公式評估」逐步檢查公式運算過程，找出異常步驟。 - 名稱管理：
檢查自訂名稱是否拼寫正確，避免#NAME?錯誤。
實際排查流程：
當出現#REF!錯誤時，先檢查是否有刪除被參照的儲存格，再修正公式範圍。
實用案例：公式在工作中的應用
案例一：自動計算專案進度
假設有一專案任務表，A欄為任務名稱，B欄為預計工時，C欄為實際工時。
– 利用公式 =C2/B2 可計算每項任務的完成百分比。
– 結合IF函數 =IF(C2>=B2,"完成","進行中") 自動標示任務狀態。
案例二：銷售業績統計
銷售明細表中，A欄為業務姓名，B欄為銷售金額。
– 用SUMIF統計每位業務的總銷售額：=SUMIF(A:A,"王小明",B:B)
– 用MAX找出最高銷售金額：=MAX(B:B)
案例三：費用分攤計算
活動費用總額在A1，參加人數在B1。
– 每人分攤費用公式：=A1/B1
– 若B1為0，避免#DIV/0!錯誤，可用IF：=IF(B1=0,"人數錯誤",A1/B1)
提升效率的進階技巧與工具
公式審查與名稱管理
- 公式審查：
利用Excel的「追蹤前置/後置儲存格」功能，快速掌握公式間的依賴關係。 - 名稱管理：
為常用範圍或儲存格設定名稱（如「工資表」），公式更易讀且方便維護。 - 動態範圍：
使用OFFSET或Table功能，讓資料新增時公式自動擴展。
結合專案管理工具提升協作
在團隊協作或專案管理時，Excel常與其他工具搭配使用。例如，將Excel數據整合至Monday.com、ClickUp等專案管理平台，可：
– 自動同步進度、預算等關鍵數據
– 結合自訂報表與自動化公式，提升團隊決策效率
– 針對複雜專案，利用Excel公式進行數據前處理，再匯入專案管理工具，確保資訊一致
這種跨工具協作，特別適合需要大量數據分析與專案追蹤的團隊，有助於提升整體工作效率。
常見問題FAQ
為什麼公式沒有正確運算？
- 可能未以等號開頭，或儲存格格式設為文字。請確認公式正確輸入並將儲存格格式設為「一般」或「數值」。
如何快速複製公式到多個儲存格？
- 選取含公式的儲存格，使用填充柄拖曳，或選取多格後按Ctrl+Enter。
公式顯示為文字而非結果，怎麼辦？
- 檢查是否少了等號，或儲存格格式為「文字」。將格式改為「一般」並重新輸入公式。
如何避免#DIV/0!錯誤？
- 在除法公式中加入IF判斷，例如：
=IF(B1=0,"",A1/B1)。
Excel函數大小寫有差嗎？
- 不影響，Excel自動辨識大小寫，但建議統一書寫以便閱讀。
總結與延伸學習建議
熟練Excel公式不僅能提升個人數據處理能力，更是團隊協作與專案管理的基礎。建議持續練習各類函數，並嘗試將公式應用於實際工作場景。若需進一步提升效率，可考慮結合Monday.com、ClickUp等專案管理工具，將Excel數據與團隊協作無縫整合，打造高效工作流程。
