Excel Group By分組功能總覽
在日常數據分析與專案管理中，分組（Group By）是Excel不可或缺的功能。它能將大量資料依特定欄位（如日期、部門、金額區間等）進行分類、彙總，協助快速洞察趨勢與重點。
目前Excel主要有三種分組方式：
- 透視表（Pivot Table）分組：適合多欄位、多層級彙總，支援動態調整。
- 資料分組（Group功能）：針對單一欄位或區間進行手動分組，常用於數值、日期欄位。
- GROUPBY函數（Excel 365/2021）：以公式自動分組並產生摘要，適合自動化與複雜計算。
不同方法各有優勢，選擇時可依數據結構、Excel版本與分析需求靈活運用。
Excel分組的主要方法與步驟
方法一：透視表（Pivot Table）分組
基本步驟
- 選取數據範圍：包含標題與所有資料列。
- 插入透視表：點選「插入」>「透視表」，選擇新工作表或現有工作表。
- 配置欄位：將欲分組的欄位拖曳至「列」或「行」區域，統計欄位拖至「值」區域。
- 分組操作：針對日期或數值欄位，於透視表中右鍵點擊該欄位，選擇「分組」，可自訂分組方式（如按月、季、年或數值區間）。
進階技巧
- 多欄位分組：可同時將多個欄位（如部門與地區）拖入「列」區域，進行巢狀分組。
- 自訂分組：針對文字欄位，可手動選取多個項目後右鍵「群組」，自訂分類。
- 動態更新：原始資料變動時，點選透視表「重新整理」即可同步更新分組結果。
不同版本注意事項
- 舊版Excel（如2016）部分分組功能有限，日期分組可能需手動調整格式。
- 若分組選項為灰色，常見原因包括原始資料含空白、格式不正確或欄位未設為正確類型。
圖示說明
| 步驟 | 操作截圖說明（請於實際操作時參考Excel介面） |
|---|---|
| 1 | 選取數據範圍，點選「插入」>「透視表」 |
| 2 | 拖曳欄位至「列」與「值」區域 |
| 3 | 於日期欄右鍵「分組」，選擇「月份」 |
方法二：資料分組（Group功能）
適用情境
- 針對單一數值或日期欄位，需快速分組或建立大綱。
- 可用於財報、考勤表等需手動展開/收合的資料。
操作步驟
- 選取欲分組欄位或列。
- 點選「資料」>「分組」。
- 設定分組起始、結束值及間隔（如每10歲一組、每萬元一組）。
- 完成後，Excel會於左側或上方顯示大綱符號，可展開/收合分組。
分組調整與取消
- 調整：再次選取分組範圍，點選「取消分組」即可恢復原狀。
- 常見問題：若分組按鈕為灰色，請檢查資料是否連續、無空白列，或確認欄位格式正確。
適用欄位類型
- 數值、日期欄位最適合使用Group功能。
- 文字欄位無法直接分組，但可透過排序或篩選輔助。
方法三：GROUPBY函數（Excel 365/2021）
語法與功能
GROUPBY函數為Excel 365/2021的動態陣列函數，可直接以公式方式對資料進行分組與彙總。
基本語法如下：
=GROUPBY(資料範圍, 分組欄位, [彙總欄位], [彙總方式])
- 資料範圍：欲分組的完整資料區域。
- 分組欄位：指定依據的欄位（可多欄）。
- 彙總欄位：欲計算總和、平均等的欄位。
- 彙總方式：如SUM、AVERAGE、COUNT等。
範例
假設A1:C10為銷售資料（A：日期、B：部門、C：金額），欲依部門分組並計算總銷售額：
=GROUPBY(A1:C10, 2, 3, "SUM")
適用限制
- 僅支援Excel 365/2021及以上版本。
- 原始資料需為表格或連續範圍。
- 若需多層級分組，可巢狀使用GROUPBY或結合其他動態陣列函數。
與傳統分組方式比較
| 方法 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|
| 透視表 | 操作直觀、支援多層級 | 需手動操作、結果非公式 |
| Group功能 | 快速建立大綱、手動分組 | 主要針對數值/日期 |
| GROUPBY函數 | 公式自動化、動態更新 | 僅新版本支援 |
Excel分組應用實例
案例一：日期分組（按月/季/年）
情境：行銷團隊需分析年度各月份的活動成效。
步驟：
- 將活動日期與成效數據整理於表格。
- 插入透視表，將「日期」拖至「列」區域，「成效」拖至「值」區域。
- 於日期欄右鍵「分組」，選擇「月份」或「季度」。
- 觀察每月活動成效變化，便於規劃未來活動。
案例二：數值區間分組（如年齡、銷售額）
情境：人資部門需統計員工年齡分布。
步驟：
- 整理員工年齡資料。
- 插入透視表，將「年齡」拖至「列」區域。
- 右鍵「分組」，設定起始年齡、結束年齡及每組間隔（如每5歲一組）。
- 透視表顯示各年齡區間人數，協助規劃培訓與福利。
案例三：文字分類分組（如部門、地區）
情境：業務主管需比較各地區銷售表現。
步驟：
- 整理銷售資料，包含地區與金額。
- 插入透視表，將「地區」拖至「列」區域，「金額」拖至「值」區域。
- 若需自訂分組（如將北部與中部合併），可手動選取多個地區，右鍵「群組」。
- 觀察各區域或自訂分組的銷售總額。
分組常見問題與排解
- 分組按鈕為灰色：檢查資料是否有空白列、非連續範圍，或欄位格式不正確（如日期欄為文字格式）。
- 日期無法分組：確認日期欄位格式為「日期」類型，避免混用文字與日期。
- 分組後資料更新未同步：原始資料變動後，需點選透視表「重新整理」。
- GROUPBY函數出現錯誤：檢查Excel版本是否支援，或公式參數是否正確。
Excel分組進階技巧與應用建議
- 多層級分組：透視表可同時依多個欄位（如部門、地區）分組，實現巢狀分析。
- 分組自動化：結合GROUPBY、UNIQUE、SUMIFS等函數，實現自動化分組與彙總。
- 與篩選、條件格式結合：分組後可進一步套用篩選、條件格式，強化資料可視化。
- 專案管理應用：如專案進度表可依負責人、階段分組，快速掌握各小組進度與資源分配。
- 團隊協作場景：分組可協助團隊成員依職能、任務類型分配工作，提升溝通與效率。
Excel分組與專案管理工具整合
將Excel分組結果導入專案管理平台（如Monday.com），可大幅提升團隊協作效率。例如：
- 進度追蹤：將分組後的任務清單匯入Monday.com，依專案階段、負責人自動分類，便於即時監控。
- 資源分配：依分組結果調整人力分配，結合Monday.com的自動提醒與視覺化看板，減少遺漏與重工。
- 數據整合：Excel分組適合初步分析，Monday.com則支援多維度協作與進階報表，兩者結合能發揮最大效益。
Monday.com支援Excel資料匯入，適合需要從數據分析延伸到團隊協作、專案管理的用戶，尤其在跨部門協作、任務追蹤等場景下表現出色。
常見FAQ
Q1：GROUPBY函數與透視表有何不同？
A：GROUPBY為公式型分組，適合自動化與動態計算；透視表則操作直觀，適合多層級、臨時分析。GROUPBY僅支援新版本Excel。
Q2：分組與篩選有何差異？
A：分組是將資料分類並彙總，篩選則是暫時隱藏不符合條件的資料，兩者可搭配使用。
Q3：為何日期欄位無法分組？
A：常見原因為日期格式錯誤（如為文字），請將欄位格式設為「日期」並確保無空白。
Q4：如何取消分組？
A：於透視表或資料分組範圍內，右鍵選擇「取消分組」即可。
Q5：Excel分組功能在不同版本有何限制？
A：舊版Excel部分分組功能有限，如GROUPBY函數僅支援Excel 365/2021，部分日期分組需手動調整格式。
總結與行動建議
Excel Group By分組功能提供多元方法，無論是透視表、Group功能還是GROUPBY函數，都能協助你高效整理、分析大量資料。建議依據資料結構、分析需求與Excel版本選擇最合適的分組方式。若需進一步提升團隊協作與專案管理效率，亦可考慮將分組結果整合至Monday.com等專業平台，實現數據與流程的無縫連結。
