Excel IF 函數是什麼？應用場景解析
Excel IF 函數是進行條件判斷的基礎邏輯工具，能根據指定條件，返回不同的結果。這使得IF函數在資料篩選、狀態標記、績效分級、專案追蹤等多種商務與管理場景中不可或缺。
舉例來說，專案經理可用IF函數自動判斷任務是否逾期、員工績效是否達標，或在財務報表中根據數值自動標註異常。無論是日常數據處理還是進階自動化分析，IF函數都能大幅提升效率。
IF 函數語法與參數解析
IF函數的基本語法如下：
=IF(邏輯測試, 值若為真, 值若為假)
- 邏輯測試：一個會產生TRUE或FALSE的條件判斷式（如A2>=60）。
- 值若為真：當條件成立時要回傳的結果（可以是文字、數值、公式）。
- 值若為假：當條件不成立時要回傳的結果。
注意事項：
– 參數可為文字（需加雙引號）、數值、公式或其他函數。
– 邏輯測試常見運算子：=、>、<、>=、<=、<>。
– 若省略「值若為假」，則條件不成立時會回傳FALSE。
– 常見錯誤如括號未配對、參數型態不符，會導致#VALUE!或#NAME?等訊息。
IF 函數實用範例
單一條件判斷
數值判斷：成績及格與否
假設A2儲存格為學生分數，B2要顯示「及格」或「不及格」：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
文字判斷：任務狀態標記
若C2為任務狀態，需標示「已完成」或「進行中」：
=IF(C2="完成", "已完成", "進行中")
日期判斷：到期提醒
假設D2為到期日，今天日期為TODAY()，E2顯示「已到期」或「未到期」：
=IF(D2<TODAY(), "已到期", "未到期")
多條件判斷
AND/OR 搭配 IF
範例：業績達標判斷
若E2為銷售額，F2為客戶數，需同時達標才顯示「合格」：
=IF(AND(E2>=100000, F2>=10), "合格", "未達標")
範例：複合條件篩選
若G2為部門，H2為出勤天數，判斷是否為「全勤」：
=IF(OR(G2="業務", H2=30), "全勤", "非全勤")
嵌套IF與進階用法
多層級分級
範例：成績分級（A/B/C/D/E）
=IF(A2>=90, "A", IF(A2>=80, "B", IF(A2>=70, "C", IF(A2>=60, "D", "E"))))
可讀性提升建議：
當條件層數過多，建議使用IFS或SWITCH函數（Excel新版本支援），可提升公式可讀性與維護性。
IFS函數範例：
=IFS(A2>=90, "A", A2>=80, "B", A2>=70, "C", A2>=60, "D", A2<60, "E")
IF 函數與其他函數結合應用
IF函數常與其他函數搭配，實現更靈活的資料處理。
IF 與 SUMIF/COUNTIF
範例：根據條件加總
若需計算所有「及格」學生的分數總和：
=SUMIF(B2:B100, "及格", A2:A100)
IF 與 VLOOKUP
範例：查詢資料並條件判斷
若I2為查詢關鍵字，J2為查詢結果，K2判斷是否找到資料：
=IF(ISNA(VLOOKUP(I2, A2:B100, 2, FALSE)), "查無資料", "已找到")
IF 與辦公自動化工具
在專案管理或團隊協作中，若需進階自動化判斷與提醒，可考慮結合如 Monday.com 這類平台，透過內建自動化規則，將Excel判斷邏輯延伸至跨部門流程，提升整體效率。
IF 函數常見錯誤與排解
IFERROR、ISERROR 用法
IFERROR 可用於處理公式錯誤，避免顯示錯誤訊息：
=IFERROR(A2/B2, "錯誤")
ISERROR 可用於判斷是否出現錯誤，再搭配IF進行處理：
=IF(ISERROR(A2/B2), "錯誤", A2/B2)
常見錯誤訊息與解決方式
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數型態錯誤（如文字/數值） | 檢查公式參數型態 |
| #NAME? | 拼寫錯誤、未加引號 | 檢查函數名稱與文字引號 |
| #DIV/0! | 除數為0 | 加入IF或IFERROR處理 |
| FALSE | 未設定「值若為假」 | 明確設定第三參數 |
常見問題 FAQ
IF函數如何判斷空白？
可用ISBLANK或直接判斷儲存格是否為空：
=IF(A2="", "空白", "有資料")
IF多條件判斷怎麼寫？
可搭配AND/OR函數，或使用IFS（新版本Excel）：
=IF(AND(A2>60, B2="完成"), "合格", "不合格")
IF與IFS、SWITCH有何差異？
- IF：適合單一或少量條件判斷。
- IFS：多條件分級時更簡潔，提升可讀性。
- SWITCH：根據單一變數多值情境，語法更直觀。
IF如何與其他邏輯函數搭配？
可結合AND、OR、NOT等，實現複雜邏輯判斷：
=IF(OR(A2="缺席", B2="請假"), "未出席", "出席")
結論與高效工具推薦
Excel IF函數是資料處理與條件判斷的核心工具，掌握語法與多元應用情境，能大幅提升資料分析與自動化能力。若需進一步提升團隊協作與專案自動化，建議可評估 Monday.com、ClickUp 等平台，將條件判斷邏輯延伸至跨部門流程，實現更高效率的數位辦公。
