Excel IF函數完整介紹
什麼是IF函數？
IF函數是Excel中最常用的邏輯判斷工具之一，能根據指定條件自動返回不同的結果。無論是專案管理中的任務分類、銷售數據分析，還是日常辦公自動化，IF函數都能大幅提升資料處理的效率與靈活性。
常見應用情境包括：
– 根據業績自動判斷是否達標
– 依據成績自動標註及格/不及格
– 根據多重條件分類標籤
– 自動計算獎金、薪資等
IF函數語法與參數解析
IF函數的基本語法如下：
=IF(邏輯測試, 條件為真時的結果, 條件為假時的結果)
- 邏輯測試：一個會產生TRUE或FALSE的判斷式（如A1>100）。
- 條件為真時的結果：當邏輯測試為TRUE時要回傳的值或公式。
- 條件為假時的結果：當邏輯測試為FALSE時要回傳的值或公式。
範例語法說明：
=IF(B2>=60, "及格", "不及格")
- 若B2大於等於60，顯示「及格」；否則顯示「不及格」。
參數注意事項：
– 結果可為數值、文字、公式或其他函數。
– 支援數字、文字、日期、邏輯值等多種資料型態。
IF函數實用範例教學
單一條件判斷範例
1. 銷售獎金判斷
假設你是銷售主管，需根據業務員銷售數量決定是否給予獎金：
| 業務員 | 銷售數量 | 獎金判斷公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 小王 | 1200 | =IF(B2>1000, 100, 0) | 100 |
| 小李 | 950 | =IF(B3>1000, 100, 0) | 0 |
- 若銷售數量大於1000，獲得100元獎金，否則為0。
2. 學生成績及格判斷
| 學生 | 成績 | 及格判斷公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 小明 | 78 | =IF(B2>=60, “及格”, “不及格”) | 及格 |
| 小美 | 55 | =IF(B3>=60, “及格”, “不及格”) | 不及格 |
- 成績大於等於60顯示「及格」，否則「不及格」。
多重條件與巢狀IF應用
1. 巢狀IF：分級分類
若需根據分數自動分級（A/B/C/D）：
=IF(B2>=90, "A", IF(B2>=80, "B", IF(B2>=70, "C", "D")))
- 90分以上為A，80-89為B，70-79為C，其餘為D。
2. AND/OR結合：多重條件判斷
年齡與性別判斷成年男性：
=IF(AND(B2>=18, C2="男"), "成年男性", "其他")
- 當年齡大於等於18且性別為男，顯示「成年男性」，否則顯示「其他」。
專案管理應用：
– 根據任務狀態與截止日，自動標註「需優先處理」：
=IF(AND(B2="進行中", C2<TODAY()), "需優先處理", "正常")
- 若任務進行中且已逾期，標註「需優先處理」。
IF函數在實務中的應用案例
1. 專案任務分類
根據任務進度自動分類：
| 任務名稱 | 進度百分比 | 分類公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 報告撰寫 | 100% | =IF(B2=1, “完成”, “未完成”) | 完成 |
| 測試驗證 | 0.7 | =IF(B3=1, “完成”, “未完成”) | 未完成 |
2. 銷售數據分級
根據銷售額自動分級：
| 員工 | 銷售額 | 分級公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 小張 | 150000 | =IF(B2>=200000, “高”, IF(B2>=100000, “中”, “低”)) | 中 |
3. 自動標註異常資料
自動判斷數據是否異常：
=IF(OR(B2<0, B2>100), "異常", "正常")
- 若數值小於0或大於100則標註「異常」。
IF函數進階技巧與常見問題
IF與其他邏輯函數（AND/OR/NOT）結合
- AND：多條件同時成立才為真。
- OR：任一條件成立即為真。
- NOT：條件相反判斷。
範例：
=IF(OR(B2="逾期", C2="高風險"), "需關注", "正常")
- 任一條件成立即標註「需關注」。
IF與IFS、COUNTIF等函數的比較
- IFS函數：多條件分支判斷更簡潔，適合條件較多時使用。
- 語法：
=IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, ...) - COUNTIF函數：用於計算符合條件的資料筆數，無法直接回傳不同結果。
選用建議：
– 條件少時用IF或巢狀IF，條件多時建議用IFS。
– 需統計時用COUNTIF，需分類時用IF。
常見錯誤與排解方法
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數類型錯誤（如文字與數字比較） | 檢查參數型態是否一致 |
| #NAME? | 公式拼寫錯誤或未加引號 | 檢查函數名稱、文字需加雙引號 |
| #REF! | 參照儲存格不存在 | 檢查儲存格參照是否正確 |
實務建議：
– 文字條件需加雙引號（如”男”）。
– 巢狀IF過多時，建議改用IFS或簡化邏輯。
FAQ：Excel IF函數常見問題解答
Q1：IF函數最多可巢狀幾層？
A：Excel支援最多64層巢狀IF，但建議條件多時改用IFS或其他邏輯設計，避免公式過於複雜。
Q2：IF函數可用於哪些資料型態？
A：支援數字、文字、日期、邏輯值等多種型態，但需注意比較時型態需一致。
Q3：IF函數在Google Sheets用法有差異嗎？
A：語法與Excel幾乎相同，僅部分函數名稱或地區設定可能有細微差異。
Q4：IF函數可以回傳公式或其他函數嗎？
A：可以，IF的結果可為其他函數運算結果，靈活性高。
Q5：如何避免巢狀IF過於複雜？
A：可考慮用IFS、VLOOKUP、SWITCH等函數，或將邏輯拆分多個欄位處理。
總結與進一步學習建議
IF函數是Excel資料處理與自動化的基礎利器，無論是單一條件判斷、多重分類、異常標註，皆能大幅提升工作效率。建議在日常專案管理、數據分析時，靈活結合IF與AND/OR/IFS等函數，打造自動化的資料處理流程。
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