Excel IF函數基礎與語法說明

Excel的IF函數是處理條件判斷的核心工具，特別適合用於資料分類、標記、異常檢查等場景。其基本語法如下：

=IF(條件, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)

舉例來說，若要判斷A1儲存格內容是否為「完成」，可寫為：

=IF(A1="完成", "已完成", "未完成")

在文字判斷時，需將文字值以雙引號包覆。IF函數可搭配其他函數（如SEARCH、ISNUMBER、AND、OR等）靈活應對各種文字資料處理需求。

IF函數判斷文字內容的常見情境

判斷等於/不等於特定文字

最基本的文字判斷是直接比對儲存格內容是否等於某個文字：

=IF(A2="蘋果", "水果", "非水果")

若需判斷不等於，可使用「<>」：

=IF(A2<>"蘋果", "其他", "蘋果")

注意事項：
– Excel預設文字判斷區分大小寫，若需不區分大小寫，可搭配UPPER或LOWER函數：

=IF(UPPER(A2)="APPLE", "水果", "非水果")

實務案例：
在專案進度表中，標記狀態為「已完成」或「進行中」的任務，便於後續統計。

判斷是否「包含」特定文字

若需判斷儲存格內是否「包含」某段文字（模糊查找），可結合SEARCH或FIND與ISNUMBER：

=IF(ISNUMBER(SEARCH("蘋果",A2)), "有蘋果", "無蘋果")

• SEARCH：不區分大小寫。
• FIND：區分大小寫。

範例說明：
若A2為「紅蘋果」，上述公式會回傳「有蘋果」。

常見錯誤：
– SEARCH或FIND找不到文字時會回傳錯誤，必須搭配ISNUMBER判斷。

產業應用情境：
在客服記錄中，自動標記包含「投訴」關鍵字的留言，便於後續處理。

判斷是否「不包含」特定文字

若需判斷儲存格內「不包含」某文字，可結合NOT：

=IF(NOT(ISNUMBER(SEARCH("蘋果",A2))), "不含蘋果", "含蘋果")

實用細節：
– 可用於資料清理，過濾不符合條件的資料。

判斷開頭/結尾為特定字串

判斷開頭：

=IF(LEFT(A2,2)="蘋果", "蘋果開頭", "非蘋果開頭")

判斷結尾：

=IF(RIGHT(A2,2)="蘋果", "蘋果結尾", "非蘋果結尾")

延伸說明：
– LEFT與RIGHT可調整字數，適用於格式化資料（如產品編號、郵遞區號等）。

判斷空白/非空白

判斷是否為空白：

=IF(ISBLANK(A2), "空白", "有資料")

或利用LEN函數：

=IF(LEN(A2)=0, "空白", "有資料")

產業應用：
自動標記未填寫欄位，提醒同仁補充資料。

多條件文字判斷與進階應用

在實務中，常需同時檢查多個條件。可利用AND、OR、NOT等邏輯函數組合：

多條件判斷（AND/OR）

• 同時符合多個條件（AND）：

=IF(AND(A2="蘋果", B2="紅色"), "紅蘋果", "其他")

• 任一條件成立（OR）：

=IF(OR(A2="蘋果", A2="香蕉"), "常見水果", "其他")

• 結合「包含」判斷：

=IF(AND(ISNUMBER(SEARCH("蘋果",A2)), ISNUMBER(SEARCH("紅",A2))), "紅蘋果", "其他")

實務案例：
在產品清單中，標記同時包含「特價」與「限量」字樣的商品。

進階應用：NOT與複雜條件

• 排除特定文字：

=IF(NOT(A2="蘋果"), "非蘋果", "蘋果")

• 排除同時包含多個關鍵字：

=IF(NOT(AND(ISNUMBER(SEARCH("蘋果",A2)), ISNUMBER(SEARCH("紅",A2)))), "不符合", "符合")

常見錯誤與排查技巧

常見錯誤訊息

• VALUE!：通常因資料型態不符（如對數字使用文字函數）。

• NAME?：函數名稱拼寫錯誤。

• REF!：參照的儲存格已刪除。

排查建議

• 檢查公式中的雙引號、括號是否正確。
• 確認資料格式（數字/文字）是否一致。
• 若公式複雜，建議分步測試。

實務經驗分享：
在大量資料批次處理時，常因資料夾帶多餘空格或格式不一致導致判斷失效，建議先用TRIM清理資料。

實務案例：IF函數處理文字的應用範例

案例一：自動標記異常資料

在員工出勤表中，若備註欄包含「遲到」或「早退」字樣，自動標記為「異常」：

=IF(OR(ISNUMBER(SEARCH("遲到",C2)), ISNUMBER(SEARCH("早退",C2))), "異常", "正常")

案例二：分類標籤自動產生

在客戶意見欄，根據內容自動標記「正面」、「負面」：

=IF(ISNUMBER(SEARCH("滿意",D2)), "正面", IF(ISNUMBER(SEARCH("不滿",D2)), "負面", "中立"))

案例三：資料清理與批次處理

在產品描述中，自動檢查是否填寫完整，若空白則標記「待補充」：

=IF(LEN(E2)=0, "待補充", "已填寫")

FAQ：Excel IF與文字判斷常見問題

Q1：如何判斷儲存格是否包含多個不同關鍵字？

可用OR與多個SEARCH組合：

=IF(OR(ISNUMBER(SEARCH("蘋果",A2)), ISNUMBER(SEARCH("香蕉",A2))), "有水果", "無水果")

Q2：SEARCH與FIND有何差異？

SEARCH不區分大小寫，FIND區分大小寫。根據需求選擇。

Q3：如何處理資料夾帶多餘空格？

可先用TRIM函數清理：

=TRIM(A2)

Q4：IF公式結果出現錯誤怎麼辦？

檢查資料格式、公式語法，或用IFERROR包覆：

=IFERROR(你的IF公式, "錯誤")

Q5：如何同時判斷多個欄位是否皆為空白？

可用AND與ISBLANK組合：

=IF(AND(ISBLANK(A2), ISBLANK(B2)), "皆空白", "有資料")

延伸技巧：與其他函數搭配應用

搭配COUNTIF進行批次判斷

若需大量篩選「包含」特定文字的資料，可用COUNTIF：

=IF(COUNTIF(A:A, "*蘋果*")>0, "有蘋果", "無蘋果")

搭配IFS處理多條件

IFS可簡化多層IF判斷：

=IFS(A2="蘋果", "水果", A2="紅蘿蔔", "蔬菜", TRUE, "其他")

與自動化工具結合

若需將Excel資料自動化整合至專案管理或團隊協作平台，可考慮如Monday.com等工具，協助自動同步資料、標記任務狀態，提升團隊效率。

結語與工具推薦

掌握Excel IF函數在文字資料處理的多種應用，不僅能提升資料分類、標記與清理的效率，更能結合自動化工具，實現流程最佳化。若需進一步提升團隊協作與專案管理效率，建議評估Monday.com等平台，將Excel資料與任務自動串接，打造高效數位工作流程。