Excel IF函數基礎教學
Excel的IF函數是進行條件判斷與自動分類的核心工具。它根據設定的條件，返回不同的結果，廣泛應用於數據分類、績效評分、風險評估等場景。基本語法如下：
=IF(條件, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)
範例：
假設A2儲存格為分數，若分數大於等於60則顯示「及格」，否則顯示「不及格」：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
常見錯誤與排查：
– 括號未成對：公式需以()包覆所有參數。
– 條件判斷型別錯誤：如文字與數字混用，需留意資料格式。
– 結果未加引號：若返回文字，需使用英文引號包覆。
實務情境：
在人資部門自動判斷員工是否達到考核標準，或財務部門根據金額自動分類發票。
Excel IF多條件判斷：AND、OR、NOT應用
當需要同時考慮多個條件時，可結合AND、OR、NOT等邏輯函數，實現複合判斷。
AND結合IF：所有條件皆需成立
語法：
=IF(AND(條件1, 條件2, ...), 成立時結果, 否則結果)
案例：
判斷員工是否符合晉升資格：考績分數大於80且出勤率超過95%。
=IF(AND(B2>80, C2>0.95), "符合", "不符合")
OR結合IF：任一條件成立即可
語法：
=IF(OR(條件1, 條件2, ...), 成立時結果, 否則結果)
案例：
判斷客戶是否享有優惠：消費金額超過10000或會員等級為VIP。
=IF(OR(D2>10000, E2="VIP"), "享有優惠", "無優惠")
NOT結合IF：條件不成立時
語法：
=IF(NOT(條件), 成立時結果, 否則結果)
案例：
判斷產品是否未過期：
=IF(NOT(F2<TODAY()), "有效", "過期")
常見錯誤：
– AND/OR條件過多時，公式難以維護，建議適時拆分或改用IFS。
– 條件邏輯混淆，應明確列出每個條件。
語法摘要表：
| 函數組合 | 適用情境 | 範例語法 |
|---|---|---|
| IF+AND | 所有條件需同時成立 | =IF(AND(A2>60, B2>0.8), “通過”, “未通過”) |
| IF+OR | 任一條件成立即可 | =IF(OR(A2>70, B2>80), “合格”, “不合格”) |
| IF+NOT | 條件不成立時 | =IF(NOT(A2=”完成”), “待處理”, “已完成”) |
Excel IF多結果判斷：巢狀IF與IFS函數
巢狀IF：多層條件多結果
當需要根據多個分級條件返回不同結果時，可將IF函數巢狀嵌套。
語法：
=IF(條件1, 結果1, IF(條件2, 結果2, IF(條件3, 結果3, ...)))
案例：
根據分數評定等級：90以上為A，75~89為B，60~74為C，60以下為D。
=IF(A2>=90, "A", IF(A2>=75, "B", IF(A2>=60, "C", "D")))
限制：
– 巢狀層數過多時，公式難以閱讀與維護。
– Excel舊版最多支援7層巢狀。
IFS函數：現代多條件多結果首選
自新版Excel起，IFS函數大幅簡化多條件多結果判斷。語法更直觀，維護性高。
語法：
=IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, 條件3, 結果3, ...)
案例：
同上分數評等，可寫為：
=IFS(A2>=90, "A", A2>=75, "B", A2>=60, "C", A2<60, "D")
優點：
– 無需多層括號，結構清晰。
– 易於新增或修改條件。
維護建議：
– 條件順序需由大到小或由嚴到寬，避免邏輯錯亂。
– 若所有條件皆不符，IFS不會自動返回預設值，可在最後加上TRUE, "其他"作為預設。
範例表格：
| 分數 | 巢狀IF公式結果 | IFS公式結果 |
|---|---|---|
| 92 | A | A |
| 80 | B | B |
| 65 | C | C |
| 50 | D | D |
進階應用：SWITCH函數與IF函數比較
SWITCH函數：針對單一值多結果
SWITCH函數適用於根據單一欄位多個可能值返回不同結果，語法更簡潔。
語法：
=SWITCH(表達式, 值1, 結果1, 值2, 結果2, ..., [預設結果])
案例：
根據產品類型自動標註部門：
=SWITCH(B2, "電子", "資訊部", "食品", "品管部", "服飾", "行銷部", "其他")
比較摘要：
| 函數 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| IF/IFS | 條件判斷、範圍分類 | 彈性高 | 複雜時難維護 |
| SWITCH | 單一值多結果 | 語法簡潔、易閱讀 | 僅適用於等值判斷 |
實務建議：
若條件為數值區間，建議用IFS；若為固定選項，SWITCH更直觀。
實務案例：多條件多結果應用範例
案例一：績效評分自動分級
| 員工 | 分數 | 出勤率 | 評等公式 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 小明 | 88 | 0.98 | =IFS(B2>=90, “優”, B2>=80, “良”, B2>=70, “可”, B2<70, “待加強”) | 良 |
案例二：客戶分類標籤
| 客戶 | 年消費額 | 等級 | 標籤公式 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| A | 15000 | VIP | =IF(OR(B2>10000, C2=”VIP”), “重點客戶”, “一般客戶”) | 重點客戶 |
案例三：風險等級判斷
| 專案 | 逾期天數 | 預算超支 | 風險公式 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| X | 10 | 0 | =IF(AND(B2>7, C2=1), “高風險”, IF(B2>7, “中風險”, “低風險”)) | 中風險 |
公式解析：
– 可根據實際業務需求靈活調整條件與結果。
– 結合IFS可進一步簡化多層判斷。
產業應用情境：
– 專案管理：自動標記專案狀態。
– 銷售分析：自動分類客戶價值。
– 人資考核：自動分級績效。
常見錯誤與排查指引
常見錯誤類型
| 錯誤類型 | 原因說明 | 解決建議 |
|---|---|---|
| 括號不匹配 | 巢狀IF過多，括號遺漏 | 逐層檢查，每加一層補一對括號 |
| 資料型別不符 | 數字與文字混用，條件判斷失敗 | 確認欄位格式一致 |
| 條件順序錯誤 | IFS條件未由大到小，導致結果錯誤 | 條件排序由嚴到寬 |
| 結果未加引號 | 返回文字未加引號，Excel顯示錯誤 | 文字結果需用英文引號 |
| 巢狀層數過多 | 舊版Excel巢狀IF超過7層 | 升級Excel或改用IFS/SWITCH |
排查與維護建議
- 逐步拆解公式，先測試單一條件。
- 利用公式稽核工具檢查錯誤。
- 優先考慮IFS/SWITCH提升可讀性。
FAQ：Excel IF多條件多結果常見問題
Q1：Excel的IF函數最多可巢狀幾層？
A：舊版Excel最多7層，現代版本可達64層，但建議使用IFS/SWITCH提升維護性。
Q2：IFS與巢狀IF有何差異？
A：IFS語法更簡潔，無需多層括號，適合多條件多結果判斷；巢狀IF較難維護。
Q3：IFS若所有條件皆不符會怎樣？
A：IFS不會自動返回預設值，建議在最後加上TRUE, "其他"作為預設結果。
Q4：IF/IFS可與哪些函數結合？
A：可與AND、OR、NOT、VLOOKUP、XLOOKUP、SUM等多種函數結合，實現更靈活的自動化判斷。
Q5：如何提升公式維護性？
A：條件多時建議分段設計，或利用命名範圍、IFS/SWITCH等現代函數，並加註說明。
結論與工具推薦
掌握Excel IF多條件多結果的現代用法，能大幅提升數據分類與自動化判斷效率。無論是人資考核、專案風險評估、客戶分級，都能靈活應用IF、IFS、SWITCH等函數，並結合AND/OR/NOT等邏輯工具，讓日常工作更高效、減少人為錯誤。
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