Excel IF函數基礎與語法
IF函數語法與基本邏輯
Excel的IF函數是邏輯判斷的核心工具，能根據條件自動返回不同結果。其語法如下：
| 參數 | 說明 |
|---|---|
| =IF(條件, 成立時結果, 不成立時結果) | 條件：邏輯測試（如A1=”完成”） 成立時結果：條件為真時要顯示的內容 不成立時結果：條件為假時要顯示的內容 |
範例：
=IF(A1="完成", "已結案", "進行中")
若A1為「完成」，則顯示「已結案」，否則顯示「進行中」。
常見錯誤與排查：
– #VALUE!：參數型態錯誤，檢查公式是否有多餘空格或錯誤符號。
– #NAME?：函數拼寫錯誤或未加雙引號。
– 括號/引號遺漏：每個IF都需有完整括號，文字需用雙引號。
IF函數可應用的資料型態
IF函數可應用於：
– 數值（如成績、金額）
– 文字（如狀態、標籤）
– 日期（如到期日）
– 邏輯值（TRUE/FALSE）
本篇聚焦於「文字」判斷，協助你處理各種文字型態的自動標註與分類。
Excel IF文字判斷應用大全
等於/不等於特定文字
情境： 判斷「狀態」欄是否為「完成」
=IF(B2="完成", "已結案", "待處理")
若B2為「完成」，顯示「已結案」，否則顯示「待處理」。
不等於判斷：
=IF(B2<>"完成", "需跟進", "無需處理")
若B2不是「完成」，顯示「需跟進」。
包含/不包含特定字串
情境： 判斷「備註」欄是否含有「延遲」
=IF(ISNUMBER(SEARCH("延遲", C2)), "需注意", "正常")
若C2包含「延遲」，顯示「需注意」。SEARCH不區分大小寫。
不包含判斷：
=IF(ISNUMBER(SEARCH("延遲", C2)), "異常", "OK")
開頭/結尾為特定字串
情境： 判斷「專案編號」是否以「PRJ」開頭
=IF(LEFT(D2,3)="PRJ", "專案", "其他")
若D2前三碼為「PRJ」，顯示「專案」。
結尾判斷：
=IF(RIGHT(D2,2)="OK", "通過", "未通過")
若D2最後兩碼為「OK」，顯示「通過」。
不區分大小寫的文字判斷
情境： 判斷「負責人」欄是否為「王小明」（不論大小寫）
=IF(LOWER(E2)="王小明", "負責", "非負責")
或用EXACT搭配UPPER/LOWER：
=IF(EXACT(LOWER(E2), "王小明"), "負責", "非負責")
注意： 中文大小寫無差異，英文需特別處理。
多條件文字判斷（AND/OR/NOT結合）
情境： 「狀態=完成」且「負責人=王小明」才標註「通過」
=IF(AND(B2="完成", E2="王小明"), "通過", "未通過")
OR範例： 若「狀態=完成」或「狀態=結案」都視為「已結束」
=IF(OR(B2="完成", B2="結案"), "已結束", "進行中")
NOT範例： 若「狀態」不是「完成」
=IF(NOT(B2="完成"), "需處理", "已完成")
實戰案例：IF文字判斷在職場的應用
專案狀態自動標註
應用情境： 專案管理表自動標註「進行中」、「已完成」
- 在A欄輸入專案名稱，B欄輸入狀態（如「完成」、「進行中」）。
- C欄輸入公式：
excel
=IF(B2="完成", "已結案", "進行中") - 按Enter後拖曳套用。
如何用Excel IF 函數公式一秒判斷條件設置欄位工作表】
文件審核流程自動標記
應用情境： 文件審核狀態自動顯示「待審」、「已核准」
- A欄為文件名稱，B欄為審核結果（如「核准」、「退回」）。
- C欄輸入：
excel
=IF(B2="核准", "已核准", "待審") - 拖曳套用所有文件。
如何用Excel IF 函數公式一秒判斷條件輸入公式】
客戶分類/等級自動標籤
應用情境： 客戶類型自動標註「VIP」、「一般」
- A欄為客戶名稱，B欄為類型（如「VIP」、「普通」）。
- C欄輸入：
excel
=IF(B2="VIP", "高級客戶", "一般客戶") - 拖曳套用。
如何用Excel IF 函數公式一秒判斷條件】
IF函數進階技巧與常見問題
IF與條件格式化結合
應用： 根據IF判斷結果，自動變色或加粗
- 選取要標註的欄位。
- 點選「開始」>「條件格式」>「新增規則」。
- 設定公式，如：
excel
=B2="延遲" - 設定格式（如紅色字體），確定即可。
IF常見錯誤與除錯方法
| 錯誤類型 | 可能原因/解決方式 |
|---|---|
| #VALUE! | 參數型態錯誤，檢查是否有多餘空格或符號 |
| #NAME? | 函數拼寫錯誤、未加雙引號 |
| 結果全為FALSE | 條件寫錯、大小寫不符、空格問題 |
| 括號/引號錯誤 | 每個IF都需有完整括號，文字需用雙引號 |
IF在Google Sheets的應用差異
Google Sheets的IF函數語法與Excel相同，但部分函數（如ARRAYFORMULA）可搭配批次處理。若需跨平台，建議優先使用基本語法，避免過多複雜嵌套。
進階FAQ
Q1：如何判斷儲存格為空？
=IF(ISBLANK(A2), "未填寫", "已填寫")
Q2：如何結合VLOOKUP與IF？
=IF(VLOOKUP(A2, 資料範圍, 2, FALSE)="完成", "OK", "待處理")
Q3：如何一次判斷多個條件？
使用AND/OR結合IF，如：
=IF(AND(B2="完成", C2="已付款"), "可出貨", "待處理")
提升Excel效率的專案管理工具推薦
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- Sanebox：郵件分類自動化，適合需要大量郵件文字判斷的場景。
這些工具能協助你將Excel的自動化邏輯延伸到更完整的專案管理與團隊協作流程，減少重複性人工操作。
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結語
掌握Excel IF文字判斷，不僅能提升資料處理效率，更能在專案管理、文件審核、客戶分類等多元場景中發揮自動化優勢。建議你從本文案例開始實作，並根據實際需求靈活調整公式。若需更高層次的自動化與團隊協作，可考慮導入Monday.com等專業工具，讓你的工作流程更流暢、更高效。
