Excel IF函數完整教學
IF函數是Excel中最常用的邏輯工具之一，能根據指定條件自動判斷並回傳不同結果。無論是專案進度追蹤、績效評分，還是日常數據整理，IF函數都能大幅提升判斷與自動化效率。對於專案經理、團隊領導或知識工作者來說，熟練掌握IF函數是提升數據處理能力的關鍵。
IF函數語法與基本用法
IF函數語法說明
IF函數的基本語法如下：
=IF(邏輯測試, 條件為真時的結果, 條件為假時的結果)
- 邏輯測試：一個會產生TRUE或FALSE的判斷式（如A2>=60）。
- 條件為真時的結果：當邏輯測試成立時要顯示的內容（如”合格”）。
- 條件為假時的結果：當邏輯測試不成立時要顯示的內容（如”不合格”）。
常見語法錯誤：
– 括號未配對、逗號或分號用錯。
– 條件判斷式拼寫錯誤（如=IF(A2>60 “Pass”, “Fail”)，少了逗號）。
– 引號遺漏或多餘，導致#VALUE!或#NAME?錯誤。
基礎範例解析
數值判斷
範例：學生成績判斷
假設A2為學生分數，B2判斷是否及格：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
文字判斷
範例：專案狀態標示
A2為狀態文字，若為”完成”則顯示”已結案”，否則顯示”進行中”：
=IF(A2="完成", "已結案", "進行中")
日期判斷
範例：截止日提醒
A2為截止日，若小於今天則顯示”逾期”，否則顯示”正常”：
=IF(A2<TODAY(), "逾期", "正常")
空值判斷
範例：缺漏資料提示
A2若為空，顯示”待填寫”，否則顯示A2內容：
=IF(A2="", "待填寫", A2)
進階應用：多條件與邏輯結合
結合AND、OR、NOT的IF用法
AND多條件判斷
範例：雙科及格判斷
A2為數學、B2為英文分數，兩科都及格才顯示”通過”：
=IF(AND(A2>=60, B2>=60), "通過", "未通過")
OR多條件判斷
範例：任一科及格判斷
只要數學或英文有一科及格即顯示”通過”：
=IF(OR(A2>=60, B2>=60), "通過", "未通過")
NOT反向判斷
範例：非特定狀態提示
A2不是”完成”時顯示”需處理”：
=IF(NOT(A2="完成"), "需處理", "已完成")
巢狀IF與IFS函數
巢狀IF
範例：分級評分
A2分數，90以上為”優秀”，60-89為”及格”，其餘為”不及格”：
=IF(A2>=90, "優秀", IF(A2>=60, "及格", "不及格"))
IFS函數
IFS可簡化多層巢狀IF（僅支援新版Excel）：
=IFS(A2>=90, "優秀", A2>=60, "及格", A2<60, "不及格")
適用情境： 條件超過兩層時，IFS語法更清晰，維護更方便。
IF函數常見錯誤與排查
- #VALUE!：通常因資料型態不符（如用文字與數字比較）。
- #NAME?：函數名稱拼錯或引號、逗號錯誤。
- 結果不如預期：條件判斷式邏輯錯誤，建議逐步檢查每個條件。
- 空值處理：未考慮空白格，導致結果異常。
排查技巧：
– 使用「公式評估」功能逐步檢查。
– 檢查引號、括號、逗號是否正確。
– 測試單一條件，逐步擴展。
實務案例：IF函數在工作中的應用
專案管理進度判斷
情境： A2為任務完成百分比，B2自動判斷狀態。
=IF(A2=100, "已完成", IF(A2>=70, "接近完成", IF(A2>0, "進行中", "未開始")))
應用說明： 便於專案經理快速掌握各任務進度，適合專案追蹤表。
績效評分自動化
情境： A2為員工績效分數，B2自動分級。
=IF(A2>=90, "A", IF(A2>=80, "B", IF(A2>=70, "C", "D")))
應用說明： 可自動分類績效，減少人工判斷錯誤。
請假/出勤狀態判斷
情境： A2為請假天數，B2自動標示狀態。
=IF(A2=0, "正常出勤", IF(A2<=3, "短期請假", "長期請假"))
應用說明： 適用於人資或團隊管理，快速掌握人員狀態。
IF函數與其他工具/函數整合
IF與條件格式化
應用： 可搭配條件格式設定自動變色，如分數不及格自動標紅。
- 設定條件格式規則：如「儲存格值小於60」。
- 配合IF函數產生判斷結果，條件格式自動標示。
IF與SUM、COUNT等函數結合
範例：計算及格人數
=COUNTIF(B2:B100, "及格")
進階：依條件加總
=SUMIF(A2:A100, ">60", B2:B100)
Excel與Google Sheets的IF差異
- 語法幾乎一致，但Google Sheets支援ARRAYFORMULA等批次運算。
- Google Sheets的IF可直接處理多列資料，適合雲端協作。
- 若需進階自動化，建議搭配Monday.com等專業協作平台，能將條件判斷自動化應用於任務分派、狀態追蹤，進一步提升團隊協作效率。
常見問題FAQ
Q1：IF函數可以判斷多個條件嗎？
A：可以，透過AND、OR、巢狀IF或IFS函數實現多條件判斷。
Q2：IF和IFS有什麼差異？
A：IF適合單一或少量條件，IFS適合多層條件，語法更簡潔，但僅支援新版Excel。
Q3：IF函數有沒有條件數量限制？
A：巢狀IF最多支援64層，但過多會降低可讀性，建議用IFS或其他邏輯函數簡化。
Q4：IF函數遇到錯誤值怎麼辦？
A：可搭配IFERROR或ISERROR等函數處理，如=IFERROR(你的IF公式, "錯誤提示")。
Q5：IF函數可以用於文字、日期、空值判斷嗎？
A：可以，IF支援各種資料型態，只需注意條件式的正確性。
結語與工具推薦
熟練運用IF函數，能大幅提升Excel在條件判斷、自動化分類與數據分析的效率。無論是專案管理、團隊協作還是日常數據處理，IF都是不可或缺的基礎工具。若希望進一步提升團隊自動化與協作效率，建議可評估Monday.com等專業平台，其內建自動化與條件判斷功能，能將Excel的邏輯應用延伸到任務分派、進度追蹤與通知，大幅簡化管理流程，讓團隊專注於高價值工作。
