Excel IF 函數用法總覽
Excel IF 函數是數據分析與專案管理中不可或缺的邏輯工具。它能根據指定條件，讓資料自動分類、標記或進行進一步運算。無論是業績考核、成績分級、出勤統計，還是自動化報表，IF 函數都能大幅提升工作效率。對於專案經理、團隊領導與知識工作者而言，熟練掌握 IF 函數，能讓你在資料判斷與決策上更精準，進一步優化流程。
IF 函數語法與基本結構
IF 函數語法說明
IF 函數的基本語法如下：
=IF(邏輯測試, 值如果為真, 值如果為假)
- 邏輯測試：一個會產生 TRUE 或 FALSE 的判斷式（如 A1>100）。
- 值如果為真：當邏輯測試為 TRUE 時要顯示或回傳的內容。
- 值如果為假：當邏輯測試為 FALSE 時要顯示或回傳的內容。
注意事項：
– IF 函數可用於數字、文字、日期等多種型態判斷。
– 若省略「值如果為假」，則預設為 FALSE。
– 文字結果需加上雙引號。
IF 函數單一條件範例
| 範例情境 | 公式 | 結果說明 |
|---|---|---|
| 數字判斷 | =IF(A1>=60, “及格”, “不及格”) | A1大於等於60顯示「及格」 |
| 文字判斷 | =IF(B1=”完成”, “已結案”, “未完成”) | B1為「完成」顯示「已結案」 |
| 日期判斷 | =IF(C1<TODAY(), “逾期”, “正常”) | C1日期早於今天顯示「逾期」 |
| 空白判斷 | =IF(D1=””, “未填寫”, “已填寫”) | D1空白顯示「未填寫」 |
實務應用情境：
在專案進度追蹤表中，可用 IF 判斷任務是否完成，或根據截止日自動標記逾期狀態，提升團隊協作透明度。
多條件判斷與進階應用
多重 IF 函數（巢狀IF）用法
當需依據多個條件分類時，可將 IF 函數巢狀嵌套。例如成績分級：
=IF(A1>=90, "優", IF(A1>=80, "甲", IF(A1>=70, "乙", "丙")))
- 若 A1 為 85，結果為「甲」。
- 巢狀 IF 最多可嵌套 64 層，但過多嵌套會降低可讀性。
產業應用：
人資部門可用巢狀 IF 自動依考核分數分級，或用於分銷業績獎金計算。
IF 搭配 AND、OR、NOT 函數
複雜條件下，常需結合 AND、OR、NOT：
- AND：所有條件皆成立才為 TRUE
=IF(AND(A1>80, B1="完成"), "達標", "未達標") - OR：任一條件成立即為 TRUE
=IF(OR(A1="請假", B1="缺席"), "未出勤", "出勤") - NOT：條件不成立時為 TRUE
=IF(NOT(A1="完成"), "需追蹤", "已完成")
實務情境：
專案管理時，可同時檢查任務完成狀態與截止日，或自動標記異常狀況。
IFS 函數（多條件新寫法）
IFS 函數為 Excel 2016 以後版本提供的多條件判斷新選擇，語法更簡潔：
=IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, 條件3, 結果3, ...)
範例：
=IFS(A1>=90, "優", A1>=80, "甲", A1>=70, "乙", A1<70, "丙")
- 依序判斷條件，第一個成立即回傳對應結果。
- 適合條件分級、分類等需求，提升公式可讀性。
IF 函數常見應用案例
業績考核/成績分級
範例：
業績達標判斷
=IF(A2>=100000, "達標", "未達標")
成績分級
=IF(B2>=90, "A", IF(B2>=80, "B", IF(B2>=70, "C", "D")))
出勤/請假統計
範例：
自動標記出勤狀態
=IF(OR(C2="請假", C2="缺席"), "未出勤", "出勤")
數據分類與標籤
範例：
依產品類型自動標記
=IF(D2="A類", "高價", IF(D2="B類", "中價", "低價"))
產業應用說明：
– 銷售團隊可用於自動標記高潛力客戶。
– 教育單位可批次分級學生成績。
– 行政單位可自動統計出勤異常。
IF 函數常見錯誤與除錯技巧
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數型態錯誤 | 檢查公式參數是否正確 |
| #NAME? | 函數名稱拼寫錯誤 | 確認函數拼寫、引號是否正確 |
| #REF! | 參照範圍不存在 | 檢查儲存格參照是否正確 |
| 結果為0或空 | 條件未成立或參數遺漏 | 檢查條件與預設值 |
除錯建議：
– 使用「公式評估」功能逐步檢查邏輯。
– 留意中英文標點、引號、逗號等細節。
– 測試單一條件後再逐步加入複雜條件。
IF 函數與其他函數組合應用
IF 與 COUNTIF、SUMIF 組合
-
範例：
若某部門人數超過 10 人，顯示「需擴編」：
=IF(COUNTIF(A:A, "研發部")>10, "需擴編", "人數正常") -
應用說明：
結合統計函數可自動化人力、業績、異常數據的即時判斷。
IF 與條件格式化
- 可搭配條件格式，將特定判斷結果自動標色。
- 例如：若成績不及格自動標紅，提升資料可視化與追蹤效率。
實務應用：
專案進度表自動標記逾期任務，讓團隊快速聚焦重點。
Excel 與 Google Sheets IF 函數差異
- 語法基本一致，但 Google Sheets 支援更多動態資料串接。
- Google Sheets IF 函數可直接用於跨表單引用，並支援 ARRAYFORMULA 進行批次運算。
- 注意部分函數名稱、參數分隔符號（逗號或分號）可能因地區設定有所不同。
應用建議：
若團隊協作以 Google Sheets 為主，可善用其雲端即時運算特性，提升協作效率。
IF 函數常見問題（FAQ）
Q1：IF 函數可以判斷空白或文字嗎？
A1：可以。判斷空白用 =IF(A1="", "空白", "有值")，判斷文字用 =IF(A1="完成", "已結束", "進行中")。
Q2：IF 函數最多可以巢狀幾層？
A2：Excel 最多支援 64 層巢狀，但建議複雜條件可改用 IFS 或其他結構提升可讀性。
Q3：IF 函數可以用於日期判斷嗎？
A3：可以。可用 =IF(A1<TODAY(), "逾期", "正常") 判斷日期早於今天。
Q4：IF 函數結果能自動填色嗎？
A4：需搭配條件格式化設定，讓特定結果自動標色。
Q5：IF 函數遇到錯誤訊息怎麼辦？
A5：檢查公式拼寫、參數型態、儲存格參照是否正確，並可用「公式評估」工具協助除錯。
結語與工具推薦
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