Excel IF ELSE 函數完整教學
Excel的IF函數是資料分析、報表自動化與決策判斷的核心工具之一。無論是成績分類、薪資計算、績效評估還是流程自動化，IF函數都能協助你根據條件自動產生結果。本文將從基礎語法、進階應用到實務案例，帶你全面掌握Excel中的IF ELSE功能，並解析常見錯誤與最佳實踐。
IF函數基礎語法與用法
IF函數可根據指定條件，返回不同的結果。其語法如下：
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
- logical_test：要判斷的條件（如A1>60）。
- value_if_true：條件成立時要顯示或執行的內容。
- value_if_false：條件不成立時要顯示或執行的內容。
範例1：數字判斷
假設A1儲存學生成績，判斷是否及格：
=IF(A1>=60, "及格", "不及格")
範例2：文字判斷
判斷B1是否為「已完成」：
=IF(B1="已完成", "OK", "待處理")
範例3：日期判斷
判斷C1日期是否晚於今天：
=IF(C1>TODAY(), "未到期", "已到期")
常見錯誤提醒
– IF函數的條件判斷區分大小寫（文字比對時需注意）。
– 若條件為空值，結果可能出現預期外的錯誤，建議加上ISBLANK等判斷。
多條件判斷：AND/OR與巢狀IF
AND/OR結合IF的語法與範例
當需要同時判斷多個條件時，可結合AND或OR函數：
範例1：同時滿足多個條件（AND）
A1分數需大於60且B1出席為「是」才算及格：
=IF(AND(A1>60, B1="是"), "及格", "不及格")
範例2：任一條件成立（OR）
A1或B1其中一項大於80即為「優秀」：
=IF(OR(A1>80, B1>80), "優秀", "普通")
巢狀IF的寫法與可讀性
巢狀IF可處理多層條件，但過多時會降低可讀性與維護性。
範例：成績分級
A1分數判斷等級：
=IF(A1>=90, "A", IF(A1>=80, "B", IF(A1>=70, "C", "D")))
巢狀IF限制與最佳實踐
– 巢狀層數過多會讓公式難以維護，易出錯。
– 建議條件不超過3層，複雜情境可考慮IFS或SWITCH函數。
進階用法：IFS與SWITCH函數
IFS函數：多條件判斷的簡化
IFS函數（Excel 2016以上版本）可同時處理多個條件，語法更簡潔：
=IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, ...)
範例：分數分級
=IFS(A1>=90, "A", A1>=80, "B", A1>=70, "C", A1<70, "D")
SWITCH函數：多值對應情境
SWITCH函數適合根據一個值對應多個結果：
=SWITCH(表達式, 值1, 結果1, 值2, 結果2, ..., [預設結果])
範例：部門代碼轉換
=SWITCH(A1, "HR", "人資", "IT", "資訊", "FIN", "財務", "其他")
IFS/SWITCH與巢狀IF比較
– IFS/SWITCH語法更簡潔，易於閱讀與維護。
– 支援版本需為Excel 2016以上。
IF函數與其他函數結合應用
與SUM、AVERAGE結合
範例：條件加總
只加總分數大於60的學生：
=SUMIF(A1:A10, ">60")
範例：條件平均
只計算「已完成」任務的平均分數：
=AVERAGEIF(B1:B10, "已完成", A1:A10)
與VLOOKUP結合
範例：查找並判斷
=IF(VLOOKUP(D1, A1:B10, 2, FALSE)="合格", "通過", "未通過")
條件格式化搭配IF
可利用條件格式化，根據IF判斷自動變色或標註。
動態範圍與陣列公式
範例：多條件判斷並自動標註
=IF((A1>60)*(B1="是"), "及格", "不及格")
常見錯誤與除錯技巧
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數類型不符、空值、錯誤運算 | 檢查參數型態、使用ISNUMBER等判斷 |
| #NAME? | 拼字錯誤、函數名稱錯誤 | 檢查公式拼寫 |
| #REF! | 參照範圍錯誤 | 檢查儲存格範圍 |
除錯建議
– 使用「公式稽核」功能追蹤錯誤來源。
– 搭配ISERROR、IFERROR包覆公式，避免錯誤中斷運算。
範例：避免錯誤中斷
=IFERROR(IF(A1>60, "及格", "不及格"), "資料異常")
實務案例分享
成績判斷與分級
情境： 學校老師需自動判斷學生成績等級。
| 分數區間 | 等級 |
|---|---|
| 90以上 | A |
| 80-89 | B |
| 70-79 | C |
| 70以下 | D |
公式：
=IFS(A2>=90,"A",A2>=80,"B",A2>=70,"C",A2<70,"D")
薪資計算
情境： 根據加班時數自動計算獎金。
=IF(B2>10, 2000, IF(B2>5, 1000, 0))
分類標籤自動產生
情境： 銷售數據自動標註「高」、「中」、「低」銷售額。
=IF(A2>=100000, "高", IF(A2>=50000, "中", "低"))
FAQ：Excel IF ELSE 常見問題
Q1：Excel有ELSE函數嗎？
A：沒有獨立ELSE函數，IF的第三個參數即為ELSE的功能。
Q2：IF可以處理空值嗎？
A：可以，建議搭配ISBLANK或LEN判斷空值。
=IF(ISBLANK(A1), "未填寫", "已填寫")
Q3：IF能否嵌套VLOOKUP等其他函數？
A：可以，IF可與VLOOKUP、SUM、AVERAGE等多種函數結合。
Q4：IF與IFS有何差異？
A：IFS語法更簡潔，適合多條件判斷，但僅支援新版Excel。
Q5：巢狀IF有層數限制嗎？
A：舊版Excel最多7層，較新版可達64層，但不建議過度巢狀。
不同Excel版本的支援差異
| 函數 | Excel 2013 | Excel 2016 | Excel 365 |
|---|---|---|---|
| IF | 支援 | 支援 | 支援 |
| IFS | 不支援 | 支援 | 支援 |
| SWITCH | 不支援 | 支援 | 支援 |
建議： 若需大量多條件判斷，建議使用Excel 2016以上版本，或考慮雲端協作工具如 Monday.com 進行自動化報表設計，提升效率與團隊協作。
結論與自動化應用建議
掌握Excel的IF、IFS、SWITCH等條件判斷函數，能大幅提升數據處理與決策效率。無論是日常報表、績效追蹤還是自動化分類，這些工具都是不可或缺的利器。若需進一步提升團隊協作與自動化報表能力，建議可嘗試 Monday.com、ClickUp 等專案管理平台，結合Excel匯出與自動條件判斷，打造高效數位工作流程。
