Excel Substring操作總覽
在日常工作中，經常需要從一串文字中擷取特定部分，例如從姓名中取出姓氏、從郵件地址中取出帳號，或從代碼中分離出關鍵資訊。這類「子字串」操作（substring）是資料清理、分析與自動化流程中不可或缺的技巧。
雖然Excel並沒有名為「SUBSTRING」的函數，但可透過LEFT、RIGHT、MID等函數靈活實現子字串擷取。進階時，還能結合SEARCH、FIND等函數，動態定位與處理變長資料。這些技巧廣泛應用於專案管理、團隊協作、資料整理與報表自動化等多元場景。
常用子字串函數介紹
LEFT函數
LEFT函數可從字串最左側開始，擷取指定數量的字元。常見於批次處理固定格式資料，例如從員工編號「AB12345」取出前兩碼作為部門代號。
語法：
=LEFT(text, [num_chars])
範例：
若A1為「PM-2023」，=LEFT(A1, 2) 結果為「PM」。
動態擷取進階：
當字元數不固定時，可結合SEARCH尋找分隔符號位置。例如從「王小明-財務部」擷取姓名：
=LEFT(A1, SEARCH("-",A1)-1)
常見錯誤與排除：
– 若num_chars超過字串長度，LEFT會回傳整個字串，無錯誤訊息。
– 若text為空，結果為空字串。
RIGHT函數
RIGHT函數從字串最右側開始擷取指定數量字元，適合提取後綴、檔案副檔名、流水號等。
語法：
=RIGHT(text, [num_chars])
範例：
A1為「report_final.xlsx」，=RIGHT(A1, 4) 結果為「.xlsx」。
動態擷取進階：
從「王小明-財務部」取出部門名稱：
=RIGHT(A1, LEN(A1)-SEARCH("-",A1))
常見錯誤與排除：
– 若num_chars超過字串長度，回傳整個字串。
– 若分隔符號不存在，SEARCH會出錯，需加IFERROR處理。
MID函數
MID函數可從字串中任意位置開始，擷取指定數量字元。適合處理結構化資料、批次抽取中間資訊。
語法：
=MID(text, start_num, num_chars)
範例：
A1為「2023/05/01」，=MID(A1,6,2) 結果為「05」。
結合SEARCH/FIND動態定位：
從「[email protected]」擷取帳號：
=MID(A1,1,SEARCH("@",A1)-1)
常見錯誤與排除：
– start_num小於1會出錯。
– num_chars為負值會出錯。
– 若搜尋字元不存在，SEARCH/FIND會回傳錯誤。
進階子字串擷取技巧
結合SEARCH/FIND動態擷取
當資料長度或分隔符號位置不固定時，需結合SEARCH或FIND動態定位。例如：
擷取@前帳號（郵件）：
=LEFT(A1, SEARCH("@",A1)-1)
擷取.後副檔名（檔案名稱）：
=RIGHT(A1, LEN(A1)-SEARCH(".",A1))
多重分隔符號處理（如姓名-部門-職稱）：
A1為「陳大文-業務部-經理」，擷取部門：
=MID(A1, SEARCH("-",A1)+1, SEARCH("-",A1,SEARCH("-",A1)+1)-SEARCH("-",A1)-1)
多層嵌套與複雜案例
批次處理變長字串：
如批次從「A123-王小明-財務」擷取姓名：
=MID(A1, SEARCH("-",A1)+1, SEARCH("-",A1,SEARCH("-",A1)+1)-SEARCH("-",A1)-1)
多重分隔符號處理：
遇到資料格式不一，建議先用LEN、SUBSTITUTE計算分隔符號數量，再分段處理。
常見錯誤與排除方法
- #VALUE!錯誤： 公式參數錯誤或搜尋字元不存在。
- 空白結果： 可能分隔符號位置錯誤、字元數設定不當。
- 資料格式不一： 建議先用TRIM、CLEAN清理資料，再進行擷取。
- 多重分隔符號重複： 可用SUBSTITUTE將第N個分隔符號替換成唯一標記，再SEARCH定位。
子字串擷取實務案例
姓名、郵件、代碼等批次處理範例
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姓名分割：
A1為「王小明」
姓：=LEFT(A1,1)
名：=MID(A1,2,LEN(A1)-1) -
郵件帳號擷取：
A1為「[email protected]」
帳號：=LEFT(A1, SEARCH("@",A1)-1) -
產品代碼分段：
A1為「PRD-20230501-001」
產品類別：=LEFT(A1, SEARCH("-",A1)-1)
日期：=MID(A1, SEARCH("-",A1)+1, 8)
流水號：=RIGHT(A1, 3)
與資料清理、分析結合應用
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批次清理原始資料：
結合子字串函數，快速拆解合併欄位，提升資料分析效率。 -
自動化報表產生：
利用子字串擷取關鍵資訊，搭配如Monday.com等專案管理工具，實現自動化資料流轉與任務分派。 -
跨部門協作：
當多部門資料格式不一時，子字串技巧可協助統一欄位結構，提升協作效率。
FAQ：Excel子字串常見問題
Q1：如何擷取多個子字串？
可多次嵌套LEFT、MID、RIGHT，或結合SEARCH定位多個分隔符號。
Q2：字串長度不一時如何處理？
建議結合LEN、SEARCH動態計算位置，避免硬編碼字元數。
Q3：Excel 365有無新函數可用？
可利用TEXTSPLIT、TEXTBEFORE、TEXTAFTER等新函數，處理分隔符號更為簡便。
Q4：Google Sheets如何做子字串擷取？
Google Sheets支援LEFT、RIGHT、MID、SEARCH等函數，語法與Excel相同，亦可用SPLIT快速分割。
Q5：如何避免公式錯誤？
建議搭配IFERROR包覆公式，避免因分隔符號遺漏導致錯誤訊息。
推薦工具與進階應用
在大量資料處理、專案協作或自動化流程中，善用Excel子字串技巧能顯著提升效率。若需進一步整合任務管理、資料流轉與團隊協作，可考慮如Monday.com這類專案管理平台，支援自動化資料同步、任務分派與報表生成，適合跨部門協作與大規模專案管理。對於需要進行文件自動化、PDF資料擷取，也可搭配pdfFiller、SignNow等工具，提升整體辦公效率。
結語
學會Excel子字串操作，不僅能解決日常資料清理、批次處理等痛點，更能在專案管理、團隊協作中發揮關鍵作用。建議讀者多加練習上述技巧，並評估結合自動化工具，進一步提升工作效率與資料處理能力。
