Excel亂碼問題快速總覽
Excel亂碼是許多專案管理、資料分析與日常辦公中常見的困擾，尤其在處理CSV、TXT等外部匯入檔案時更為明顯。亂碼通常發生於檔案編碼與Excel預設讀取方式不一致，或跨語系、跨作業系統操作時。常見亂碼情境包括：
- 下載政府或ERP系統的CSV檔案，開啟後中文顯示為問號或亂碼
- 跨部門、跨國團隊交換資料，日文、簡體、特殊符號顯示異常
- Mac與Windows互傳檔案，內容亂碼
- 直接用Excel開啟TXT、CSV檔，資料無法正確辨識
這些問題不僅影響資料判讀，也容易造成團隊協作與專案進度延誤。以下將深入解析各種亂碼成因與解決方法，並以實際案例說明，協助你快速定位問題並有效處理。
常見Excel亂碼情境與成因
CSV檔案亂碼（UTF-8、Big5、ANSI）
CSV檔案是最常見的亂碼來源。舉例來說，某公司從ERP系統匯出客戶名單（CSV格式），原始檔案以UTF-8編碼儲存，但同仁直接用Excel開啟，結果中文全變成亂碼。這是因為部分Excel版本預設以ANSI或Big5編碼讀取，導致無法正確解析UTF-8內容。
另一常見情境是政府資料集下載，原始CSV為UTF-8編碼，但Excel未自動辨識，中文欄位出現亂碼。
TXT/其他文字檔亂碼
TXT檔案也常因編碼不符產生亂碼。例如，從日文系統匯出的TXT檔（Shift-JIS編碼），若直接用Excel開啟，日文會變成亂碼。或是簡體中文檔案（GB2312），在台灣地區的Excel預設Big5環境下開啟，也會出現亂碼。
不同作業系統（Windows/Mac）亂碼
Windows與Mac的Excel對於編碼支援略有不同。Mac版Excel較能自動辨識UTF-8，但在某些情境下（如缺少BOM標記），仍可能出現亂碼。Windows版Excel則常預設以本地語系（如Big5、ANSI）讀取，對UTF-8支援有限。
實務案例：某跨國團隊以Mac製作CSV檔，傳給台灣Windows用戶後，中文欄位全部亂碼，需特別處理。
解決Excel亂碼的完整步驟
步驟一：確認檔案編碼
如何檢查檔案編碼？
- 使用Notepad++
- 右鍵點選檔案，選擇「用Notepad++開啟」。
- 在下方狀態列或「編碼」選單可查看目前檔案編碼（如UTF-8、Big5、ANSI等）。
- Sublime Text、VS Code等工具
- 開啟檔案後，通常在右下角顯示編碼資訊。
- Google Sheets
- 直接匯入CSV檔，Google Sheets通常能自動辨識UTF-8編碼，若顯示正常，代表原始檔案為UTF-8。
常見錯誤
- 忽略檔案編碼，直接用Excel開啟，導致亂碼。
- 檔案實為UTF-8，但缺少BOM標記，Excel無法正確辨識。
步驟二：正確匯入資料
新版Excel（含365/2021）匯入CSV/TXT
- 開啟Excel，點選「資料」>「取得資料」>「自文字/CSV」。
- 選擇檔案後，預覽視窗會顯示資料，確認下方「檔案原始格式」是否為「65001: Unicode (UTF-8)」。
- 若預設不正確，可手動選擇正確編碼。
- 點選「載入」或「轉換資料」進入Power Query進行進一步處理。
舊版Excel（2016以前）
- 開啟Excel，點選「資料」>「自文字」。
- 選擇檔案後，啟動「文字匯入精靈」。
- 步驟1：選擇「分隔符號」或「固定寬度」。
- 步驟2：選擇正確的檔案來源編碼（如65001: Unicode (UTF-8)、950: 繁體中文(Big5)等）。
- 步驟3：設定分隔符號（如逗號、Tab）。
- 完成後匯入資料。
Power Query進階處理
Power Query可處理大量資料與複雜轉換，適合定期自動化匯入。
– 在「資料」>「取得資料」>「自文字/CSV」後，選擇「轉換資料」進入Power Query編輯器，可進行欄位轉換、資料清理等。
實務案例
某財會團隊每月需匯入大量ERP匯出CSV，透過Power Query自動批次匯入並轉換編碼，顯著提升效率。
步驟三：轉換文字編碼
Notepad++操作
- 用Notepad++開啟檔案。
- 點選「編碼」>「轉換為UTF-8（有BOM）」。
- 儲存檔案，再用Excel依上述步驟匯入。
Google Sheets操作
- 在Google Sheets中「檔案」>「匯入」CSV檔。
- 檢查資料是否正常顯示。
- 若需轉為Excel檔，可「下載」為「Microsoft Excel（.xlsx）」格式。
其他工具
- Sublime Text、VS Code等皆可轉換編碼。
- 若需批次處理，可考慮使用VBA或Python腳本。
BOM說明
BOM（Byte Order Mark）是UTF-8檔案開頭的特殊標記，部分Excel版本需此標記才能正確辨識UTF-8。Notepad++可選擇「轉換為UTF-8（有BOM）」。
步驟四：調整Excel語言與地區設定
- 點選「檔案」>「選項」>「語言」。
- 確認「Office顯示語言」與「編輯語言」設定為所需語系（如繁體中文）。
- 在「進階」>「當前系統區域設定」可調整非Unicode程式的語言，影響部分舊檔案顯示。
適用情境
- 處理簡體/繁體、日文等特殊語系資料時，建議確認語言設定。
- 跨國團隊協作時，建議統一語言與編碼規範。
常見問題FAQ
為什麼直接開啟CSV會亂碼？
Excel預設以本地語系（如Big5、ANSI）讀取CSV，若檔案為UTF-8或其他編碼，會出現亂碼。建議使用「資料」>「自文字/CSV」功能，手動選擇正確編碼。
如何讓同事/客戶也不會遇到亂碼？
- 匯出CSV時，統一使用UTF-8（有BOM）編碼。
- 提供操作指引，教導使用「匯入資料」而非直接開啟。
- 團隊可考慮使用Monday.com等協作平台，集中管理資料與流程，減少檔案傳遞錯誤。
BOM是什麼？怎麼影響亂碼？
BOM（Byte Order Mark）是UTF-8編碼檔案開頭的標記，部分Excel版本需此標記才能正確辨識UTF-8。若缺少BOM，中文可能亂碼。可用Notepad++轉檔加上BOM。
如何預防亂碼發生？
- 匯出前確認檔案編碼，建議統一使用UTF-8（有BOM）。
- 跨語系、跨系統作業時，事先測試檔案相容性。
- 定期教育團隊正確匯入方法，並建立標準作業流程。
進階技巧與工具推薦
Power Query處理大量資料亂碼
Power Query可自動化批次匯入、轉換編碼、清理資料，適合定期處理大量CSV/TXT檔案。可設定自動辨識編碼，並進行欄位格式轉換，提升團隊效率。
VBA自動轉換編碼
進階用戶可利用VBA撰寫批次轉檔腳本，自動將指定資料夾內的CSV/TXT轉為指定編碼，適合有自動化需求的團隊。
外部工具比較
- Notepad++：免費、支援多種編碼轉換，適合Windows用戶。
- Google Sheets：雲端自動辨識UTF-8，適合跨平台協作。
- Sublime Text/VS Code：跨平台、支援批次處理，適合技術用戶。
- pdfFiller、SignNow：若需將Excel或CSV資料轉為PDF、進行電子簽署，可考慮這類工具，確保文件格式正確且便於流轉。
結語與推薦
處理Excel亂碼問題，關鍵在於正確認識檔案編碼、選擇合適的匯入方式，並善用外部工具與自動化流程。無論是單次處理還是團隊協作，建立標準作業流程與資料管理規範，能有效預防與解決亂碼困擾。若需提升團隊資料協作效率，可考慮導入Monday.com等專案管理平台，整合資料流與任務分工，讓資料處理更順暢。
